Nowa instrukcja kancelaryjna i wykaz akt

Ten artykuł pochodzi z 14 grudnia 2010 r.
Zobacz też nowsze artykuły o instrukcji i wykazie.

Obecnie w Polsce wciąż obowiązują różne przepisy prawne regulujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach administracji publicznej, a w szczególności obieg dokumentów — ich przyjmowanie, wysyłanie, tworzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie i ochronę. Zwyczajowo akt prawny regulujący czynności kancelaryjne nazywany jest instrukcją kancelaryjną. Czynności związane z porządkowaniem, przekazywaniem, przechowywaniem, wypożyczaniem i brakowaniem akt w ramach archiwum zakładowego najczęściej reguluje odrębny akt prawny, zwyczajowo nazywany instrukcją archiwalną. Z jednej strony, sposób ewidencjonowania dokumentacji (system kancelaryjny) w uproszczeniu może być dziennikowy (w którym rejestruje się pisma) lub bezdziennikowy, wówczas najczęściej oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt (według którego obok siebie rejestruje się podobne sprawy). Z drugiej strony, system może w całości lub części przewidywać elektroniczny obieg i archiwizację dokumentów na różnych zasadach.

W przypadku urzędów obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego (urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie oraz niektóre samorządowe jednostki organizacyjne) oraz urzędów obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie (urzędy wojewódzkie oraz niektóre komendy i inspektoraty) dotychczas obowiązywały odpowiednio:

  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), wydane na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z poźn. zm.);
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) wydane na podstawie  art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.);
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244) wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590, z późn. zm.);
  • do 1 kwietnia 2010 r. włącznie obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które jednak utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.); miało być wydane nowe rozporządzenie na podstawie art. 21 tej ustawy, ale najwyraźniej od tego odstąpiono.

Nie powstrzymam się od komentarza, że instrukcje kancelaryjne były załącznikami do wymienionych rozporządzeń, a jednolite rzeczowe wykazy akt — załącznikami do instrukcji już będących załącznikiem, co narusza § 29 ust. 2 w związku z § 132 ZTP (por. Grzegorz Wierczyński, Redagowanie i ogłaszanie aktów normatywnych. Komentarz, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010, s.212 i nn., zwłaszcza pkt 3, 5, 8–10). Co więcej, samorządowe rozporządzenia kancelaryjne sprzed ponad 10 lat również były prawem sylwestrowym, z którego podpisaniem zwlekano do końca roku, bez względu na chociażby usprawiedliwione przyczyny, jednak uwłaczając zasadzie właściwego vacatio legis.

Podstawowe przepisy kancelaryjne, przykładowy wykaz akt (zasadniczo dla innych jednostek) oraz podstawowe przepisy archiwalne zawierało zawiera nadal rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.). Choć rozporządzenie to zawiera wykaz akt, to jest to jedynie wzór do tworzenia wykazów akt w tych jednostkach, które same muszą go tworzyć. W zakresie wykazu akt nie obowiązuje więc JST ani wojewodów, gdyż dla tych jednolite rzeczowe wykazy akt określają odgórne rozporządzenia. [akapit poprawiony 05.01.2011]

Rozporządzenia samorządowe, pozostające w kompetencji Prezesa Rady Ministrów, nie były zmieniane od lat, choć w ciągu dekady zmieniły się technika komputerowa i kompetencje jednostek, a same obowiązujące przepisy były niedoskonałe, niedostosowane do rzeczywistości i często  krytykowane.

W końcu postanowiono znowelizować te przepisy. Prace legislacyjne od ponad dwóch lat trwały w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. W ich trakcie do ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) wprowadzono przepisy uchylające podstawy prawne wszystkich czterech rozporządzeń (por. art. 4 oraz art. 8 — art.10).

W związku z art. 15 tej ustawy, z dniem 1 stycznia 2011 r. tracą moc obowiązującą wszystkie wyżej wymienione rozporządzenia  dla JST i wojewody, zawierające wszystkie instrukcje kancelaryjne i wszystkie jednolite rzeczowe wykazy akt.

W ich miejsce — na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) w brzmieniu nadanym przez art. 3 omawianej ustawy nowelizującej z dnia 12 lutego 2010 r. — zostanie wydane jedno, wspólne rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, określające instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną.

Dlatego też z tą samą datą 1 stycznia 2011 r. tracą również moc wszystkie wewnętrzne instrukcje archiwalne, bowiem kierownik jednostki traci kompetencje wewnętrzne w zakresie przejętym przez materię ustawową, delegowaną na rozporządzenie premiera.

Uchylenie starych rozporządzeń jest bezwarunkowe w tym sensie, że niewydanie nowych rozporządzeń wykonawczych na czas, nie daje podstaw do traktowania starych jako nadal obowiązujące. Po prostu, stare rozporządzenia tracą moc, a czy będą nowe, czy nie, to już problem urzędników.

USTAWA

z dnia 12 lutego 2010 r.

o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw

(wyciąg)

Art. 3. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

2) w art. 6:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji.”,

b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a-2c w brzmieniu:

„2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;

2) organów powiatu i starostw powiatowych;

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:

1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.

2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.”.

Art. 4. W ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z poźn. zm.) uchyla się art. 39a.

Art. 8. W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.) uchyla się art. 39.

Art. 9. W ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) w art. 58 uchyla się ust. 3.

Art. 10. W ustawie z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) uchyla się art. 21.

Art. 15. Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 3, art. 4, art. 7, art. 8 i art. 10, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.

W chwili pisania niniejszego artykułu (14.12.2010) ani nie obowiązuje, ani nie ogłoszono, ani nie wydano jeszcze nowego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Mogę jedynie odesłać do kilku stron Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, na których można się zapoznać z różnymi jego wersjami oraz wyjaśnieniami:

Zobacz też nowsze artykuły na temat instrukcji i JRWA

Zakres projektu rozporządzenia i brak czasu nie pozwoliły mi jeszcze na szczegółowe ustosunkowanie się do jego treści. Dość wspomnieć, że

  • rozporządzenie nadal ma budowę załącznikową, choć przynajmniej już nie złożoną (nie widzę załączników do załączników) a jednak załączniki nadal mają załączniki;
  • odnoszę wrażenie, że nie tylko ja liczyłem na to, iż nie tylko da się zrobić, ale i rzeczywiście tak będzie, że wykaz akt będzie wspólny dla wszystkich organów, tymczasem nadal będą odrębne dla gmin, powiatów, województw i wojewody;
  • zmieniono wiele lub niemal wszystkie numery klas (symbole) i hasła klasyfikacyjne poszczególnych rodzajów spraw;
  • z wykazu akt prawdopodobnie zniknęło wiele rodzajów współdziałania (powiatowa klasa 071), przynajmniej jak dotąd nie mogłem ich odnaleźć;
  • znaczna liczba spraw dotąd pozostająca poza archiwami państwowymi (B-3 itp.) uzyskała kategorię archiwalną A, co zwiększy zawartość i tak już pękających w szwach archiwów zakładowych;
  • nowe rozporządzenie wymaga wydania kilku aktów kierownictwa wewnętrznego przez kierowników jednostek (zarządzeń wójta/burmistrza/starosty/marszałka/wojewody), co powinno nastąpić niezwłocznie po wejściu w życie rozporządzenia.

Zapowiada się więc, że przybędzie nam kolejne sylwestrowe prawo, tym razem jego przedmiotem będą zainteresowane tysiące urzędników samorządowych i terenowych pracowników Służby Cywilnej pod wojewodami. Jeśli Prezes Rady Ministrów zdąży ogłosić rozporządzenie do 29 grudnia 2010 r., nie będzie najgorzej, zostaną 2 dni na zapoznanie się z jego ostateczną wersją i podjęcie stosownych działań. Jeśli ogłosi to 30 lub 31 grudnia (a nawet 31 grudnia o godzinie 17:59, bo i tak się zdarzało — patrz link na początku), pozostanie niesmak, zbulwersowanie i obowiązkowa lektura na pierwsze godziny pracy 3 stycznia 2011 r.

Gorzej, jeśli rozporządzenie nie zdąży wejść w życie do 3 stycznia. Wówczas powstanie paranoiczna sytuacja, w której z jednej strony trzeba pracować na dokumentach, nadawać numery nowym sprawom, ale tak naprawdę nie będzie wiadomo jak, żeby było to zgodne z tym, co będzie obowiązywać do końca 2011 r. Bądźmy jednak dobrej myśli, że nie będzie tak, jak zawsze…

Niewątpliwie sprawą nowej instrukcji kancelaryjnej i nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt chciałbym się jeszcze zająć na niniejszym blogu, zapraszam więc do ponownych odwiedzin wkrótce.

Zobacz też:

  • Bogdan Mościcki, Informatyzacja bez sznurka, „Wspólnota” nr 3/2008 (link)
  • Tomasz Fijołek, Sprawdzamy gotowość, „Wspólnota” nr 3/2008 (link)
  • Ryszard Adam Grytner, Nowa instrukcja kancelaryjna, „Wspólnota” nr 5/2008 (link)
  • Dorota Chromicka, Obieg dokumentów (link) oraz Instrukcja kancelaryjna (link), „Wspólnota” nr 10/2008
  • Kazimierz Schmidt, Nowa instrukcja kancelaryjna: kiedy będzie można przesłać pismo urzędowe w formie elektronicznej zamiast papierowej?, „Wspólnota” nr 2/2010

Aktualizacja z 20.01.2011

Ogłoszono rozporządzenie (czytaj więcej).

8 Komentarzy

  1. Łukasz

    Bardzo dobry artykuł, sam pracuję w urzędzie gdzie jestem m.in. archiwistą i te nowe przepisy, a zwłaszcza tryb ich uchwalania trochę mnie niepokoją. Jak zwykle cała robota spadnie koniec końców na nas, zejdzie sporo czasu zanim uda się to wszystko dostosować do rzeczywistych wymagań…

  2. Emilia

    Bardzo dobry artykuł. Logiczna analiza. Spełniły się pesymistyczne założenia – dziś 30 grudnia, a Rozporządzenia nie widać! Duży szacunek dla autora.

  3. Gosia

    Artykuł świetny, obrazuje naszą polską rzeczywistość :( Ze zgrozą obserwuję stronę lexa z dnia na dzień i niestety tego rozporządzenia nie ma. W poniedziałek będzie wielki haos i zastanawianie się co dalej.
    Szacunek dla Autora. Mądry człowiek.

  4. Łukasz

    Mamy 03.01.2011 – godzina 7:00. Za 30 minut wiekszosc urzedow rozpoczyna normalny dzien pracy. Trzeba rejestrowac przesylki i nadawac numery. Na jakiej podstawie? Tylko w tym kraju mozliwe sa takie cyrki, ze jedna osoba olewajac temat moze sparalizowac rpace urzedu.

  5. Cyrk

    No to mamy cyrk. Ostatni numer Dz. U. to 259. Rozporządzenie znajduje się w RCL i mało prawdopodobne aby pojawiło się do 5 stycznia 2011 r.

  6. rybka

    U mnie w pracy nie wiem czy słusznie ale postanowiono, iż mimo że to tylko nowy projekt – przejście na nowy sysytem nadawania numeracji – i powiem Wam, że to dopiero zaczął się cyrk. Okazało się iż spora część hałes wogóle się nie pokrywa – poprostu masakra. Mamy 5 stycznia a ja jestem nadal zawieszona i nie mam założonych żadnych teczek….

  7. Asia

    a gdzie mogę znaleźć ten projekt ustawy?

    O który projekt której ustawy chodzi? Bo chyba o żadnym takim nic nie pisałem.
    Jeśli chodziło o projekt rozporządzenia, to odsyłam do nowszej wersji skierowanej do KPRM.

  8. m

    mam pytanie jeśli mam zatwierdzony wykaz akt przez archiwum w dniu 28.12.2010 i wszedł w życie 1 stycznia 2011 r. był tworzony na bazie nowego razem z panią z archiwum to czy mimo wszystko powinniśmy mieć nowy?

    Jeśli w jednostce organizacyjnej gminy, powiatu lub województwa kierownik jednostki wprowadził własny wykaz akt, który został zatwierdzony przez archiwum państwowe, a w jego podstawie prawnej (tj. najczęściej w podstawie prawnej zarządzenia) nie przytaczano nieobowiązujących już rozporządzeń z 1998/1999 r. — to wówczas co do zasady obowiązuje właśnie ten wykaz akt zatwierdzony przez archiwum. Nie trzeba nic tworzyć od nowa, ponadto nie obowiązują te wykazy, które są w rozporządzeniach (Prezesa) Rady Ministrów: ani starego z 1998 r., ani nowego z 2011 r. Obowiązuje bowiem wykaz zatwierdzony przez archiwum państwowe. Warunkiem jest, że nie jesteście Państwo urzędem gminy/miasta, starostwem powiatowym, urzędem marszałkowskim ani urzędem wojewódzkim. Warunkiem jest również zatwierdzenie przez archiwum państwowe (nie wystarczy zakładowy archiwista!).
    Jeśli pytanie pochodzi z urzędu gminy/miasta, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego lub urzędu wojewódzkiego — wówczas dotychczasowy wykaz akt nie obowiązuje (chociażby był zatwierdzony przez archiwum państwowe), należy stosować tylko ten z nowego rozporządzenia.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *