Brak instrukcji kancelaryjnej

Fragment Dziennika Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej Nr 259, ostatniego w 2010 r.Jest 18:46, na moich oczach minutę temu Rządowe Centrum Legislacji zamieściło ostatni w tym roku Dziennik Ustaw Nr 259 (zwyczajowo dodając w nagłówku gwiazdkę wskazującą właśnie, że jest to ostatni numer). W nim również nie ma rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, o którym niedawno. Można jedynie przeczytać jego projekt. Oznacza to, że od 1 stycznia 2011 r. nie będą obowiązywały żadne przepisy, które wskazywałyby jak legalnie mają prowadzić dokumentację urzędnicy JST i wojewodów. Sprawę dostrzegli również Piotr Waglowski i Rafał Osajda.

Wiem, wiem, że świat się nie zawali… Ale takie opóźnienie dyskredytuje zaufanie samych urzędników do państwa i (nie)stanowionego przezeń prawa. Nikt odszkodowania za zaniechanie legislacyjne domagać się nie będzie, ale państwo prawne już straciło przez to wiele więcej.

Pracować trzeba więc dalej, z uwagi na brak obowiązujących przepisów, najlepiej pracować tak jak dotychczas, stosując nieobowiązujące przepisy (patrz jednak poniższa aktualizacja!!), a więc nieobowiązującą już starą instrukcję kancelaryjną, nieobowiązujące już zakładowe instrukcje archiwalne oraz dotychczasowy jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA).

Gorszym rozwiązaniem, moim zdaniem, byłoby stosowanie projektu nieobowiązującego rozporządzenia, bowiem jak każdy projekt, może ulec jeszcze zmianom, zwłaszcza w RCL. Być może zmiany będą tylko kosmetyczne, ale nikt nie może wykluczyć, że konsekwencją dotychczasowego opóźnienia będzie zmiana koncepcji i napisanie pewnych istotnych części od nowa, z jeszcze większym poślizgiem. Oczywiście równie dobrze może się okazać, że projekt stanie się niebawem rozporządzeniem bez jakichkolwiek zmian (oby tak właśnie było).

Moim skromnym zdaniem, takie rozstrzygnięcie, czy stosować stare przepisy czy projekt nowych przepisów, na wszelki wypadek, powinno być zatwierdzone przez sekretarza JST, dyrektora generalnego lub kierownika urzędu. A co ważniejsze, przekazane wszystkim urzędnikom, aby byli świadomi tymczasowości rozwiązania.

Oczywiście, powstaje pytanie, kiedy urzędnicy doczekają się nowego rozporządzenia.

Jeśli zostanie ono ogłoszone i wejdzie w życie bardzo szybko po 3 stycznia 2011 r., powstanie pytanie, czy sprawy urzędowe, którym z konieczności lub wyboru nadano obieg i zarejestrowane jednak „po staremu”, należy przemianować „po nowemu” (zwłaszcza według nowej klasyfikacji akt), oraz jak należy zakładać kolejne sprawy. Wydaje mi się, że jeśli będzie to kwestia nie dłużej niż tygodnia, to można rozważać przekwalifikowanie, najlepiej w porozumieniu z właściwym miejscowo dyrektorem archiwum państwowego (co prawdopodobnie nie ma porządnego oparcia w obowiązujących przepisach prawa, ale przynajmniej będzie bardziej zgodne z „duchem” ustawy). Dzięki temu mimo poślizgu przepisy nowego rozporządzenia faktycznie miałyby zastosowanie dla całego 2011 r. Po prostu tych kilka/kilkanaście pierwszych spraw otrzymałoby nowe znaki spraw, zgodne z późniejszymi. Takiego problemu jednak nie będzie, jeśli od razu zastosuje się projekt czegoś, co jeszcze nie obowiązuje…

Jeśli rozporządzenie zostanie natomiast ogłoszone i wejdzie w życie później, ale mimo wszystko w trakcie 2011 r., co niestety oceniam na bardziej prawdopodobne, wówczas raczej nie będzie innego wyboru: do końca 2011 r. cały czas powinno się stosować stary jednolity rzeczowy wykaz akt (choć obowiązywać będzie nowy, to kontynuowano stosowanie starego, i tak należałoby dokończyć cały rok), a instrukcję kancelaryjną i archiwalną od pewnego momentu będzie się stosować nową, choć w pewnych szczególnych sytuacjach może się okazać, że jest to niemożliwe z uwagi na już rozpoczęte ewidencjonowanie spraw po staremu (np. opis założonych teczek, separatory znaków spraw). Nie wyobrażam sobie, żeby stosować nieobowiązujący projekt przez kilka miesięcy; większe racje stoją wówczas po stronie przepisów, które utraciły moc, ale przynajmniej kiedykolwiek ją miały…

Summa summarum znaczenie mogą jeszcze nabrać ewentualne przyszłe pisma urzędowe z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów oraz właściwych miejscowo archiwów państwowych.

W tych pismach, chciałoby się nazwać staroświecko okólnikach, z właściwą sobie powagą, podkreślając nieoficjalny charakter stanowiący wyłącznie niewiążącą opinię, niemalże prywatną — centralni sekretarze stanu lub dyrektorzy archiwów państwowych wyjaśnią, jak ich zdaniem należy postępować z lokalną dokumentacją urzędową wobec poślizgu legislacyjnego premiera Tuska. Po kilku miesiącach może się okazać zarówno to, że przekwalifikowanie jest obligatoryjne, jak i to, że jest kategorycznie zabronione, jak i to wreszcie, że zostaniemy zrugani, iż w ogóle stosowaliśmy nieobowiązujące rozporządzenia, albo że stosowaliśmy nieobowiązujący projekt (…wcale bym się nie zdziwił!).

Nie ma co psioczyć, Nowy Rok się zbliża, oby warunki pracy w urzędach były lepsze, niż w roku mijającym… Czego i Czytelnikom życzę.

Aktualizacja z 03.01.2011 godz. 10:00

„Moje” archiwum państwowe zajęło stanowisko, że jednak należy posługiwać się nowym rozporządzeniem. Choć nigdy nie obowiązywało, to kiedyś zacznie, a pewnie zmieni się niewiele, ale przynajmniej nie będzie trzeba nic przekwalifikowywać. Tak więc w moim urzędzie stosujemy projekt, a nie stare przepisy. Wszyscy mają świadomość, że którego rozwiązania byśmy nie wybrali, to będzie źle, ale przecież nie z naszej winy.

Aktualizacja z 20.01.2011

Ogłoszono rozporządzenie (czytaj więcej).

9 Komentarzy

  1. Anna

    Chciałoby się napisać „obciach”.
    Myślę, że 3.01.2011 wystąpię do właściwego dyrektora AP o stosowne rozstrzygnięcie : stosować nieobowiązujące już stare przepisy, czy nieobowiązujące jeszcze nowe.
    Czy odpowie? – zobaczymy.

    Pozdrawiam

  2. Anna

    ha! W sylwestra też widziałam wersję z 28.12.2010 r., dzisiaj na stronie ministerstwa jest wersja z… 27.12.2010 r.

    pozdrawiam

  3. Anna

    „MOJE” Archiwum Państwowe też takie stanowisko zajęło.
    W skrajnym przypadku, gdyby coś, się przerejestruje.

    pozdrawiam

  4. Rafi

    Jedne wielkie zamieszanie !!! trzeba raczej tak jak autor tekstu wskazuje korzystać z jednolitego aktu rzeczowego będącego załącznikiem do starej instrukcji kancelaryjnej! kiedy natomiast przestawić się na nowe przepisy i jak to się będzie odbywało …..

  5. Mariusz

    to chyba data publikacji była 28.12.2010, na projekcie jest 27.12.2010

  6. Pingback: I co z instrukcją kancelaryjną? » INFORMATYZACJA ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

  7. M

    Michał Cyrankiewicz, „Nie wiadomo, jak zorganizować obieg dokumentów w urzędzie. Instrukcje kancelaryjne dla samorządów przestały obowiązywać” (w:) Rzeczpospolita z 3 stycznia 2011 r. nr 306 (8817), str. C7

  8. Marcin

    A co się dzieje w takim razie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375)?

    Czy też jest anulowany. Proszę o odpowiedz.

    Odpowiedź 05.01.2011 19:20:
    Wygląda na to, że w chwili pisania niniejszej odpowiedzi jednak ww. rozporządzenie nadal obowiązuje. W zakresie podstawowych czynności kancelaryjnych (opisywanie i porządek w teczkach) oraz archiwalnych (przekazywanie do i z archiwum zakładowego) obowiązuje we wszystkich jednostkach wymienionych w art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednakże w jednostkach objętych artykułem 6 ust. 2b tej ustawy NIE OBOWIĄZUJE WYKAZ AKT określony rozporządzeniem z 16 września 2002 r. (poz. 1375), gdyż jest wzorem akt typowych do tworzenia własnych kompletnych wykazów akt przez jednostki, które muszą same go opracowywać. Dla JST i wojewodów przewidziano natomiast odgórne rozporządzenie. Już przeredagowałem odpowiedni fragment bloga.
  9. Anna

    Przychylam się do stanowiska – stosować stare przepisy, wbrew zaleceniom NDAP. Mnie w tym wypadku interesuje „czynnik ludzki” czyli urzędnicy, którzy mają stosować nowe przepisy. Trzeba uwzględnić czas na wprowadzenia tak istotnych zmian, poinformowanie, wyjaśnienie pewnych niejasności i wątpliwości. Początek roku to gorący okres i niestety nie da się w ciągu jednego dnia przestawić urzędu na nowy sposób myślenia.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *