Za chwilę będzie instrukcja kancelaryjna!

Opóźniona instrukcja kancelaryjna (ostatnio sugerowałem, które przepisy stosować do czasu wejścia w życie nowej) 7 stycznia 2010 r. opuściła Rządowe Centrum Legislacji i została przekazana do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów celem podpisania przez premiera Tuska. Z projektem całego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w wersji przekazanej do KPRM można zapoznać się na podstronie BIP MSWiA. Tak jak dotychczas, dopóki nie zostanie podpisane, teoretycznie może się jeszcze zmienić.

Jednocześnie na stronie z pytaniami i odpowiedziami opublikowano jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) dla gmin, powiatów, województw  i administracji wojewodów w formie arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel XLS (link) oraz OpenDocument ODS (link).

Rozporządzenie wymaga jeszcze formalnego wniosku Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wniosku Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Być może równolegle przesłano je do KPRM. Podpisanie i ogłoszenie zajmie jeszcze co najmniej kilka dni, ale myślę, że jest szansa na ukazanie się go w przyszłym tygodniu do 14 stycznia 2011 r. O czym rzecz jasna niezwłocznie poinformuję na blogu.

Więcej artykułów na temat przepisów kancelaryjno-archiwalnych pod wspólnym tematem „instrukcja kancelaryjna” (proszę zwracać uwagę na datę artykułu, bo wszystko zmienia się dynamicznie).

Aktualizacja z 14.01.2011

Dla szukających instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt: rozporządzenie wciąż nie zostało podpisane ani ogłoszone. Ostatnia publiczna wersja projektu nadal pochodzi z 7 stycznia 2011 r. (niezmieniony link na początku niniejszego artykułu). Rozporządzenie nie będzie miało zastosowania do jednostek organizacyjnych JST. Tam kierownicy współdziałając z Archiwum Państwowym powinni wprowadzić własne regulacje, o czym więcej w osobnym artykule.

Aktualizacja z 20.01.2011

Ogłoszono rozporządzenie (czytaj więcej).

9 Komentarzy

  1. Jacek

    Czekamy na informacje

  2. Marcin

    Mam pytanie. Czy to rozporządzenie obejmuje Wojewódzki Urząd Pracy? WUP jest jednostką organizacyjną urzędu Marszałkowskiego. Mój Radca mówi, że obejmuje natomiast AP twierdzi, że nie. Proszę o pomoc.

    Tym razem posłuchałbym Archiwum Państwowego. Zwłaszcza, że to oni będą za chwilę kontrolować poprawność procesu zmiany przepisów. Długie uzasadnienie, dlaczego rozporządzenia NIE stosuje się do WUPów, oraz co w związku z tym należy zrobić, zamieściłem w nowym artykule.
  3. Krzyś

    A co z Powiatowymi Urzędami Pracy?

    W przypadku WUP i PUP nowe rozporządzenie nie będzie miało bezpośredniego zastosowania, należy natomiast zweryfikować, jakie przepisy pozostały w urzędzie po uchyleniu starych. Być może trzeba wydać nowe. Więcej w artykule Do kogo stosuje się nową instrukcję i wykaz akt?.
  4. ktoś

    proszę kogoś o pomoc jak prawidło założyć teczki:( z 10 dotychczas stosowanych mam tylko 4 jak je pogrupować? według uznania? hasła teraz są bardziej ogólne i rzeczywiście można w jednej teczce ująć kilka dotychczas oddzielnych spraw ale co na zasadzie wyodrębnienia jakiegoś dawnej podteczki? jak prawidłowo ma być pomocy

    Rzeczywiście nowy jednolity rzeczowy wykaz akt będzie łączył stare klasy we wspólne nowe klasy, tylko że na początku jest problem z odnalezieniem prawidłowych — każdy z nas ma ten problem, nie ma wyboru, trzeba wybrać coś najbardziej pasującego :) Najważniejsze, żeby nie robić śmietników, tak jak bywało dotychczas, np. wszystko co od wojewody to stare powiatowe 0712 — teraz zamiast podmiotu trzeba patrzeć czego dotyczy sprawa. Przykładowo, gdzie indziej trafi nadzór wojewody, gdzie indziej ogłaszanie, a jeszcze gdzie indziej porozumienie z wojewodą. Tak naprawdę dotychczas też tak powinno być, tylko że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka, często sprawy kojarzyło się po podmiocie i wpinało pod współdziałania (stare powiatowe 071). Teraz trzeba się przestawić.

    Jeśli spraw jest bardzo dużo, to można je rzeczywiście wydzielić jako grupę spraw do osobnej teczki aktowej (§ 5 ust. 6 zdanie pierwsze w związku z § 62 ust. 2 pkt 2 projektu instrukcji kancelaryjnej z 07.01.2011; potocznie „podteczka”). Jeśli jednak nie ma takiej potrzeby (sprawy są rzadkie lub nieregularne), mogą być pomieszane chronologicznie w jednej teczce aktowej.
  5. Stany

    Sprawy niezakończone nie przekazujemy do AZ. W przypadku prowadzenia np. teczek o działalności stowarzyszeń – do czasu istnienia stowarzyszenia teczki pozostają w komórce organ. może to być 10 czy 100 lat. Stowarzyszeń jest np. 150 czyli 150 spraw -podteczek, wtedy znak sprawy na podteczkach zapisuję OR.511.1.2011-/opis zew.teczki/ ,ale gdy występują sprawy w podteczce to pismo nosi znak sprawy taki OR.511.1.1.2011,a w przypadku ,sprawy dot.wszystkich stowarzyszeń, zakładam kolejną sprawę ,czyli podteczkę i nadaję znak OR.511.151.1.2011 czy OR.511.151.2011, a w 2012r. ,gdyby wystąpiła podobna sytuacja ,to oznaczamy sprawę OR.511.151.1.2012 czy OR.511.1.2012.
    Pozdrawiam.

    Widzę co najmniej dwa sposoby rozwiązania takich przypadków.

    Można tu zastosować przepisy dotyczące głównie akt osobowych, tj. § 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej (W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw, na przykład akta osobowe). Wówczas pisma rejestruje się według zasad ogólnych — jest jeden wspólny spis spraw dla wszystkich stowarzyszeń, zakładany od nowa na każdy rok. Pisma dotyczące różnych stowarzyszeń są przemieszane (nie ma podteczek). W uwagach dopisuje się tylko „odłożono do teczki zbiorczej” lub inną podobną informację, a pismo faktycznie odkłada się do teczki stowarzyszenia. Kiedy będzie oddawana do archiwum zakładowego (w praktyce 2 lata od końca roku, w którym stowarzyszenie zlikwidowano) to oddawana jest jedynie z klasą jednolitego rzeczowego wykazu akt (odpowiednio 511 lub 512, poprzedzone symbolem komórki, lecz już bez następującej po nich liczby z jakiegoś spisu spraw). Takim odrębnym przepisem, który pozwalałby (niestety nie literalnie, lecz dopiero na gruncie wykładni funkcjonalnej) na zakładanie teczek zbiorczych byłby art. 8 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855, z późn. zm.). To było pierwsze rozwiązanie.

    Drugie rozwiązanie opisała Osoba zadająca pytanie. W każdym kolejnym roku tworzyć spisy spraw zawierające tę samą numerację, każdy kolejny numer ze spisu spraw to wydzielona grupa spraw na inne stowarzyszenie (dawna „podteczka”, § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej). Przy czym sprawy do wszystkich stowarzyszeń lub ogólne rejestrować pod inną wydzieloną grupą spraw. Wówczas najlepiej, jeśli pod 1 będą te inne sprawy, tak aby w kolejnym roku numer podteczki tych wspólnych/innych pism nie ulegał zmianom, nawet jeśli dojdzie jakieś nowe stowarzyszenie. Pozostaje tylko problem, jak w razie kontroli usprawiedliwić nieobecność pism w jakiejś podteczce. Myślę, że kontroler (z archiwum państwowego, NIK, wojewody) powinien podejść w takim przypadku pragmatycznie — owszem, wydzielono grupę spraw, ale okazało się, że do końca roku kalendarzowego ich nie było, więc podteczka jest pusta.

    Również pozdrawiam.

  6. Monika

    pod jakim numerem powinny być zaklasyfikowane podjęte uchwały wysyłane do wojewody?

    Sprawa nie jest prosta.
    Klasa „Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego” z uwagą „w tym korespondencja” (gminy i powiaty 0711, samorząd województwa 0811) teoretycznie dotyczy tylko aktów prawa miejscowego, a więc nie dotyczy innych uchwał rady gminy (miasta), rady powiatu ani sejmiku województwa. Nie dotyczy to również innych aktów prawnych (np. uchwał zarządu powiatu lub zarządu województwa, chyba że są aktem prawa miejscowego — zmiany budżetu nie są aktem prawa miejscowego). Ale tylko literalnie.
    Bowiem w klasie 0007 „Uchwały rady gminy” / „Uchwały rady powiatu” / „Uchwały Sejmiku Województwa” w uszczegółowieniu hasła klasyfikacyjnego dodano: „w tym ich rejestr; przy czym sprawy ich publikowania i badania zgodności z prawem przy klasie (dla gmin zapisano „przy klasach”) 0711 (w województwie 0811)”.
    Uważam to za wystarczającą podstawę prawną, aby w klasie 0711/0811 rejestrować również sprawy ogłaszania i badania legalności również innych uchwał rady/sejmiku. Niestety nie pozwala to na rejestrowanie tam takich spraw wobec innych aktów prawnych, np. publikowania porozumień czy ogłoszeń.
    Odpowiedź brzmi więc: 0711 (gminy, powiaty) albo 0811 (województwa).
  7. Iza

    Mam pytanko dotyczące teczki „Nadzór nad stowarzyszeniami i postępowianie rejestrowe”, gdzie jak przychodzi pismo z Sądu o rejestrację lub zmianę danych stowarzyszenia Starostwo będą organem nadzorującym dane stoawrzyszenie opiniuje wniosek. Zakładam sprawę, odpisuję do Sądu czasem przychodzi postanowienie Sądu a czasem nie, i kończę sprawę. Pytanie moje jest takie czy oryginał wniosku z Sądu i cała ta sprawa trafia do teczki danego stowarzyszenia czy też w teczce „Nadzór nad stowarzyszeniami i postępowianie rejestrowe” i na koniec roku składam ją do archiwum? Proszę o odpowiedź.

    Proponuję § 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, tj. rejestracja owszem klasycznie, ale w uwagach spisu spraw odnotowuje się odłożenie do teczki stowarzyszenia całości sprawy. Do archiwum trafia teczka ze sprawami niedotyczącymi pojedynczych stowarzyszeń i spisem spraw (w skrajnych przypadkach do archiwum zdaje się pustą teczkę ze spisem spraw, gdy wszystkie powędrowały do teczek stowarzyszeń, a nie uznano za przydatne pozostawiania kopii w teczce, w której rejestrowano sprawy).
  8. ella

    Jesteśmy WORD .Czy powinniśmy wprowadzić nową instrukcję kancelaryjną,archiwalną i jednolity wykaz akt?
    Nadmieniam,że nie posiadamy archiwum zakładowego, tylko składnicę akt,prowadzimy system dziennikowy a instrukcja archiwalna i jednolity wykaz akt dotychczas funkcjonujący został zatwierdzony przez archiwum państwowe.

    Zgodnie z art. 116 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. — Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, z późn. zm.), wojewódzki ośrodek ruchu drogowego jest wojewódzką samorządową osobą prawną, nie jest natomiast dla samorządu województwa ani jego organem (jak sejmik czy zarząd) ani jego urzędem (którym jest urząd marszałkowski). W związku z tym, omawianego tu rozporządzenia z 2011 r. nie stosujemy do WORDów. Dokumentacja wytwarzana przez te ośrodki, nawet jeśli znaczna jej część teraz ma postać elektroniczną na mocy ustawy o kierujących pojazdami, moim zdaniem może stanowić narodowy zasób archiwalny. Dlatego Państwa WORD miał instrukcje i wykaz zatwierdzone przez archiwum. Jeśli nadrzędne przepisy prawne (tj. głównie ustaw i rozporządzeń) przytoczone (niepotrzebnie powtórzone) w tych instrukcjach, tudzież nazwy którymi posługuje się JRWA — nie uległy zmianom, to same instrukcje moim zdaniem nie wymagają dostosowań, skoro otoczenie prawne dla nich nie uległo zmianom. Natomiast archiwum państwowe w czasie kontroli, lub pracownik WORD z inicjatywy jego kierownika, mogą po zweryfikowaniu doprowadzić do aktualizacji tych instrukcji do aktualnego stanu prawnego, gdyby coś przeoczono.
  9. Anna

    Witam
    Czy ktoś z Państwa ma zatwierdzony Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt przez Archiwum Państwowe. Bardzo proszę o przesłanie na e-mail, jeśli oczywiście jest taka możliwość.
    milanna1@op.pl
    Dziękuję
    Pozdrawiam

    Proszę dodać, o jaką jednostkę chodzi, gdyś zakres zadań wpływa na klasy wykazu akt.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *