Ogłoszono nową instrukcję kancelaryjno-archiwalną z wykazem akt z 2011 r.

Kilkanaście minut temu w Dzienniku Ustaw w numerze czternastym z dnia 20.01.2011 pod pozycją sześćdziesiątą siódmą ogłoszono długo oczekiwane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Rozporządzenie dostępne jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL, oto bezpośredni link do pliku PDF – UWAGA! plik zajmuje niecałe 20 MB!), niedługo będzie również dostępne w sejmowym Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP, link do metryki z plikami PDF).

Nowa instrukcja ogłoszona (PDF 20 MB)

Rozporządzenie dotyczy tylko organów jednostek samorządu terytorialnego lub rządowej administracji zespolonej w województwie oraz obsługujących je urzędów. Nie dotyczy innych samorządowych jednostek organizacyjnych, które powinny wprowadzić własne instrukcje i wykazy, o czym niedawno pisałem na blogu.

Na rozporządzenie składa się:

  • tekst główny rozporządzenia (§ 1 — § 5) oraz przepisy przejściowe i końcowe rozporządzenia (§ 6 — § 8);
  • załącznik nr 1 do rozporządzenia = instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych we wszystkich podmiotach objętych rozporządzeniem, a w niej:
    • rozdział 1 (§ 1 — § 9) zawierający przepisy ogólne, wspólne;
    • rozdział 2 (§ 10 — § 38) zawierający przepisy wyłącznie dla komputerowego systemu EZD;
    • rozdział 3 (§ 39 — § 63) zawierający przepisy wyłącznie dla systemu tradycyjnego;
    • rozdział 4 (§ 64) zawierający przepisy dla ustania (likwidacji) lub reorganizacji podmiotu;
    • załączniki dla systemu EZD:
      • załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej — struktury metadanych opisujące w tabelach:
        • przesyłkę wpływającą (A),
        • przesyłkę wychodzącą (B),
        • akta sprawy niebędące przesyłkami (C) oraz
        • samą sprawę (D);
      • załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej — minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
  • załączniki nr 2—5 do rozporządzenia = jednolite rzeczowe wykazy akt odrębnie dla gmin i związków międzygminnych (nr 2), powiatów (nr 3), województwa samorządowego (nr 4) i zespolonej administracji rządowej w województwie (nr 5);
  • załącznik nr 6 = instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym w każdym podmiocie objętym rozporządzeniem.

Warto od razu zwrócić uwagę, że słowniczki (definicje) znajdują się w:

  • § 2 rozporządzenia oraz
  • § 7 instrukcji kancelaryjnej, a ponadto
  • skrót ESP (elektroniczna skrzynka podawcza) jest w § 19 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, w którym odsyła się do art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
  • skrót UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) jest w § 19 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, w którym odsyła się do art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Dostrzeżone zmiany terminologiczne w zakresie systemu tradycyjnego:

  • teczkę nazywa się teczką aktową (§ 2 pkt 15 rozporządzenia),
  • podteczkę nazywa się teraz wydzieloną grupa spraw (§ 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej),
  • wprowadzono pojęcie teczki zbiorczej (§ 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), do której w przypadkach określonych przepisami odrębnymi można odkładać akta zarejestrowane w różnych spisach spraw; poszczególne pisma są wówczas tylko w teczce zbiorczej, w której nie ma spisu spraw w klasycznym znaczeniu, ale pragmatyczne jest prowadzeniu wykazu zawartości takiej teczki; jej przykładem są akta osobowe,
  • wprowadzono pojęcie teczki aktowej dla podmiotu lub przedmiotu sprawy (§ 53 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej), do której można odkładać akta zarejestrowane w tym samym spisie spraw, choć o różnych numerach spraw; poszczególne pisma są wówczas tylko w takiej teczce dedykowanej, w której nie ma spisu spraw w klasycznym znaczeniu (na okładce takiej teczki dopisuje się wszystkie przełożone z teczki głównej numery spraw),
  • wprowadzono zasady postępowania i drukowania poczty elektronicznej (e-mail), załączników i weryfikacji podpisu  elektronicznego (odpowiednio § 44 i § 47  instrukcji kancelaryjnej).

Rozporządzenie nie zawiera natomiast (tak jak dotychczas):

  • blankietów korespondencyjnych,
  • wzorów pieczęci ani pieczątek, ani
  • wzoru spisu spraw ani okładki teczki aktowej, choć opisuje ich minimalne elementy (dla spis spraw patrz § 53 w związku z § 7 pkt 12, dla teczki aktowej patrz § 62 — podane przepisy w instrukcji kancelaryjnej).

Rozporządzenie weszło w życie z dniem ogłoszenia, tj. 20 stycznia 2011 r., ale zgodnie z § 7, przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r. Uważam, że w praktyce jest to jednoznaczne z nadaniem mu wstecznej mocy obowiązującej.

Te urzędy (jednostki objęte rozporządzeniem), które po 1 stycznia 2011 r. przyjęły lub wytworzyły dokumentację w sposób sprzeczny z nowym rozporządzeniem, a więc postanowiły lub dopuściły stosować starych przepisów, obowiązane są dostosować taką już istniejącą dokumentację do wymogów nowego rozporządzenia, nie później niż do czasu ich przekazywania do archiwum państwowego, a w praktyce nie później niż do czasu najbliższej kontroli obejmującej swym zakresem czynności kancelaryjno-archiwalne, czy bez zbędnej zwłoki, zwłaszcza że należy rejestrować kolejne sprawy. Z uwagi na „zaledwie” trzytygodniowy poślizg, zasadniczo dotyczyć to będzie tylko oznaczeń teczek i pism z nowymi separatorami znaku sprawy (tylko kropki zamiast dotychczasowych kropek, myślników i ukośników) oraz nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych z nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), który uległ całkowitej przebudowie.

Te urzędy (jednostki), które do wejścia w życie nowego rozporządzenia postanowiły już stosować projekt nieobowiązujących jeszcze przepisów, właściwie nie muszą podejmować dodatkowych czynności, poza tymi, które czekają wszystkie urzędy (por. niżej). Nie muszą dostosowywać dokumentacji z początku roku, gdyż już mają ją dostosowaną do nowych zasad.

We wszystkich urzędach (jednostkach):

  • należy natychmiast zacząć stosować nowe ogłoszone rozporządzenie wraz z załącznikami (nie wymaga to wydawania żadnego wewnętrznego aktu wdrażającego instrukcje czy wykazy akt — rozporządzenie jest aktem powszechnie obowiązującym i już samo z siebie obowiązuje);
  • w tym celu należy jedynie technicznie przekazać odpowiednim pracownikom na stanowiskach biurowych  treść nowego rozporządzenia wraz z załącznikami (nie widzę przeszkód, żeby odbyło się to w formie elektronicznej), zwracając uwagę na obowiązek jej stosowania (taki obowiązek również nie wymaga wydawania żadnego aktu wewnętrznego, co najwyżej przekazanie może przybrać postać formalnego pisma/„okólnika” informującego o zmianie) ;
  • jeśli już wcześniej posługiwano się projektem rozporządzenia, wszystkim pracownikom należy przypomnieć, że należy posługiwać się wyłącznie ogłoszonymi przepisami — pomiędzy różnymi wersjami projektu a tekstem ogłoszonym wprowadzono po drodze trochę zmian, zachowując jednakże numerację JRWA; jeśli stanowi to problem, można w pierwszej kolejności wewnętrznie ustalić, które nieliczne fragmenty uległy zmianom.

Ponadto należy wprowadzić kilka aktów kierownictwa wewnętrznego (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, marszałka województwa, wojewody, innego kierownika urzędu):

  • zarządzenie w sprawie podstawowego sposobu dokumentowania spraw (§ 1 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik wskaże, czy podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu jest system tradycyjny („papierowy”) czy komputerowy system EZD (por. § 2 pkt 13 rozporządzenia); w takim zarządzeniu można ewentualnie wskazać wyjątki od systemu podstawowego poprzez określenie klas z wykazu akt wyłączonych na rzecz drugiego systemu (§ 1 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej);
  • zarządzenie w sprawie koordynatora czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik wskazuje imiennie archiwistę do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
  • zarządzenie w sprawie przesyłek nieotwieranych przez punkt kancelaryjny (odpowiednio § 16 ust. 2 albo § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w rozumieniu § 7 pkt 7 instrukcji kancelaryjnej;

a w przypadku wyboru jako podstawowego systemu EZD także:

  • zarządzenie w sprawie przesyłek nieodwzorowywanych cyfrowo(§ 17 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych;
  • zarządzenie w sprawie maksymalnej wielkości przesyłek włączanych bezpośrednio do EZD (§ 20 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik określa maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.

Jeżeli w urzędzie dotychczas były jakieś własne wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne (np. zarządzenie wójta czy starosty o wprowadzeniu instrukcji kancelaryjnej — tej starej z 1998 r.), same utraciły moc obowiązującą, co do zasady nie wymagają uchylenia. Dotyczy to w szczególności zakładowych instrukcji archiwalnych. Wszystkie bowiem wewnętrzne zarządzenia, które regulują sprawy, które od 01.01.2011 ustawodawca zastrzegł na wyłączność do uregulowania w drodze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, co też właśnie uczynił — utraciły moc obowiązującą na rzecz przepisów powszechnie obowiązujących. W związku z tym ewentualnych zarządzeń kierowników w sprawie instrukcji archiwalnych również nie trzeba uchylać, bowiem same utraciły moc obowiązującą, z mocy samego prawa. Co najwyżej zarządzenie uchylające będzie jedynie potwierdzać to, co samo nastąpiło z początkiem roku, bez możliwości naszego sprzeciwu. Równie dobrze bez odrębnego zarządzenia fakt utraty mocy można dopisać w uwagach rejestru zarządzeń.

Rozporządzenie wraz z załącznikami do swojego obowiązywania nie potrzebuje też jakiegoś odrębnego, wewnętrznego przepisu (poruczenia) nakazującego jego stosowanie. Rozporządzenie obowiązuje samo z siebie, nie wymaga wprowadzenia poprzez pośrednie zarządzenie. Rozporządzenie ma znacznie wyższą rangę w hierarchii aktów prawnych, jego obowiązywania nie może powstrzymać oczekiwanie na jakiejś niskiej rangi zarządzenie. Zgodnie z powszechnie obowiązującymi Zasadami Techniki Prawodawczej, które należy stosować także w urzędach i jednostkach samorządowych, w przepisach (chociażby wewnętrznych) nie należy wyrażać norm nakazujących stosowanie innych przepisów, gdyż byłyby tylko szkodliwą informacją (por. § 4 ust. 4 ZTP). Negatywna ocena takiej praktyki wynika z faktu, że odgórna zmiana rozporządzenia (która i nas zapewne niedługo nas czeka w refleksji po pierwszych miesiącach jego stosowania) także wchodzi w życie sama z siebie, bez względu na to, czy ktoś oddolnie zaktualizuje odwołanie, czy o tym zapomni. Pominięcie takich nakazów i odwołań także nie czyni rozporządzenia bezskutecznym. Takie powtarzanie i nakazywanie czegoś, co i tak obowiązuje, byłoby pozbawione sensu. Jeśli kiedykolwiek, kilkadziesiąt lat temu, było inaczej, to teraz (co najmniej od 2002 r., tj. od nowych ZTP) jest już inaczej. Bez względu na to, czy ja o tym napiszę, czy nie.

Dopiero w razie innych zmian w przepisach wewnętrznych (regulaminach organizacyjnych, zarządzeniach itp.) warto przy okazji usunąć bezpośrednie odwołania do dotychczasowego rozporządzenia, dotychczasowej instrukcji kancelaryjnej i dotychczasowego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Co najwyżej można jedynie w indywidualnych pracowniczych zakresach czynności pozostawić proste  ogólne odwołanie do każdorazowo powszechnie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych (bez podawania dokładnych namiarów).

Więcej artykułów na niniejszym blogu na temat przepisów kancelaryjno-archiwalnych pod wspólnym tematem „instrukcja kancelaryjna” (proszę zwracać uwagę na datę artykułu, bo wszystko zmienia się dynamicznie).

PS. Mam nadzieję, że serwer wytrzyma obciążenie znaczną liczbą odwiedzających. Pracuję nad stabilizacją skryptu WordPress, ale nagła popularność może z czasem przekroczyć cierpliwość i możliwości mojego hostingodawcy. Proszę wszystkich o wyrozumiałość.

37 Komentarzy

  1. małgorzata

    Jestem wdzięczna za tak szybką informację w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jestem Pana fanką.
    Ps.Opis bardzo czytelny i zrozumiały
    Pozdrawiam
    Małgorzata

  2. Zbyszek

    Zgadzam się z przedmówczynią. Bardzo rzeczowe i jasne wyjaśnienia no i wszystko na czasie:) Również bardzo gorąco dziękuje za profesjonalne podejście do opisywanych spraw (jak mniemam nie tylko kancelaryjnych:) )… muszę nadmienić iż trafiłem na Pańską stronę całkiem przypadkiem i będę teraz tu stale zaglądać.
    Pozdrawiam
    Zbyszek

  3. as

    Czy Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej powinien wprowadzić nowa instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt? jeśli tak to na jakiej zasadzie? Czy wymaga to wydania zarządzenia w tej sprawie przez Wójta Gminy, czy kierownika jednostki, czy zatwierdzenia przez Terenowego Dyrektora Archiwum Państwowego?

  4. Elżbieta

    Pracownik Archiwum Państwowego w W-wie przekonywał , że nowa Instrukcja i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt rozwiąże problem tworzenia własnych instukcji i wykazu akt jednostce organizacyjnej gminy zajmującej się obsługą placówek oświatowych, a jednak nie można jej stosować. Co dalej?

  5. Anna M.

    Jest Pan wspaniały, dziękuję wobec Wszystkich za maila z namiarami na to długo oczekiwane rozporządzenie, nareszcie można pracować !!!

  6. małgorzata

    Czy przepisy nowej instrukcji pozwalają lub umożliwiają „wyłączenia” z pod dekretacji? w celu lepszego świadczenia usług na rzecz klienta?.Czy można wprowadzić zarządzeniem kierownika podmiotu takie regulacje przy wybraniu instrukcji w systemie podstawowym tradycyjnym? Proszę o komentarz, może z tym boryka się wiele urzędów …..
    Serdecznie pozdrawiam Małgorzata

    Bardzo interesujące pytanie, które sam zadaję ;) i sam do końca nie rozstrzygnę. Wykładnia językowa nie pozwala nic wyłączyć spod rejestracji przesyłek, dekretacji ani akceptacji. Ale może nie jest tak źle, tylko trzeba zastosować wykładnię funkcjonalną i odwołać się do znaczenia poszczególnych pojęć.
    W zakresie dekretacji być może należałoby uznać czynność punktu kancelaryjnego za dekretację, pod warunkiem, że spełnia wymogi określone w § 7 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej (adnotacja umieszczana na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy). Wówczas w regulaminie organizacyjnym albo wewnętrznym akcie prawnym kierownika podmiotu należy ustalić, że punkt kancelaryjny dekretuje określone rodzaje przesyłek.
    Generalnie, szczegółowe zasady i tryb rozdziału i przekazywania dokumentacji do dekretacji, po dekretacji, do akceptacji i po akceptacji oraz pism wewnętrznych powinien następować „w sposób przyjęty w danym podmiocie” (§ 48), co mimo pewnej niezręczności legislacyjnej w konstrukcji tego przepisu poczytuję za podstawę prawną, aby kierownik podmiotu ustalił właśnie (w drodze zarządzenia) przyjęty w urzędzie sposób rozdziału i przekazywania pism.
    Pozdrawiam.
  7. Iwona

    Bardzo dziękuję za wyczerpujący komentarz do nowej instrukcji kancelaryjnej. Nie znajduję w jej treści opisu dot. symboli oznaczających kategorię archiwalną (A, B itd) i aż nie mogę uwierzyć, że tego nie ma. Stare przepisy to zawierały. Gdyby mógł Pan się do tego odnieść byłabym wdzięczna.

    Symbole te są bowiem cały czas zdefiniowane w innym akcie prawnym, a skoro nie powinno się powtarzać przepisów, to ich tutaj nie powtórzono. Odsyłam do załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
  8. Damian

    Nowa instrukcja kancelaryjna nie zawiera rozporządzeniu – paragraf 4 zapisów omawiających w jaki sposób można dokonać zmian lub przekształcenia haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Projekt rozporządzenia z 7.01.2011 roku posiadał we wspomnianym paragrafie takie zapisy. Zastanawiam się, jak teraz przeprowadzić proces zmian w jrwa? Czy można dodać lub przekształcić istniejące hasła bez uzgadniania z archiwum właściwym miejscowo i zarządzenia kierownika jednostki? Projekt rozporządzenia z 7.01.2011 roku jasno rozwiązywał ten problem. Proszę o wyjaśnienie, jak należy w tej sprawie postępować? Dziękuję z góry za pomoc.

    Literalnie czy zgodnie z oczekiwaniami archiwów? :)
    Literalnie, § 4 ust. 9 rozporządzenia pozwala na dodanie przez kierownika podmiotu w miejscu wolnych klas — nowych, własnych klas dla danego podmiotu, w dodatku bez zgody i bez porozumienia z archiwum państwowym. Mówię tu o wykorzystaniu wolnych klas, a więc niedopuszczalna jest rozbudowa (np. z 123 do 1230, 1231 itd.) ani przekształcenie (np. z „Wyjaśnienia, interpretacje…” na „Współdziałanie z różnymi podmiotami w innych sprawach”). Dopuszczalne jest tylko wykorzystanie klas wolnych (np. 123 kończy się na 1234, więc można wykorzystać 1235, 1236 itd. aż do 1239). Taka jest wykładnia literalna.
    Jednakże z uwagi na utratę wpływu na postępowanie z dokumentacją archiwalną, archiwa państwowe (a za nimi niektórzy urzędnicy MSWiA), poniekąd słusznie, odmawiają uznania tego przepisu za wpisany w rozporządzenie. Dla archiwów państwowych przepis ten jest nieporozumieniem (co nie uwłacza faktowi, że obowiązuje — ale to inna bajka) i dlatego zabraniają ruszania czegokolwiek w wykazie akt, aż do zmiany przepisów. Nie będą nic zatwierdzać, a jak ktoś sam wprowadzi, to w czasie kontroli „uwalą” takie uzupełnianie klas.
    Można się nie zgadzać z organem kontrolującym, tylko tak jeszcze nikt niczego nie wygrał. Cóż, przepis sobie, życie znów sobie. Podsumowując, literalnie może Pan wykorzystać wolne klasy bez zgody archiwum, praktycznie — nie może Pan tego zrobić. Pragmatyczna obawa przed kontrolą powinna być tutaj dobrym doradcą.
  9. Ula

    Jestem kierownikiem PCPR. Do tej pory mielismy instrukcje zatwierdzona przez Archiwum Państwowe, czy musimy tworzyć nowa? A jak w międzyczasie numerowac sprawy?

    Jeśli do tej pory stosowana instrukcja była zatwierdzona przez AP, wprowadziła ją Pani (tudzież poprzedni dyrektor — ale nie: starosta), a podstawa prawna wypisana na przedzie instrukcji dalej obowiązuje, to może Pani spokojnie stosować ją dalej, bez konieczności zmieniania ani wprowadzania nowej.
  10. Urszula

    Czy Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego powinien zastosować się do rzeczowego wykazu akt dla organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich czy do rzeczowego wykazu akt dla organów powiatu i starostw powiatowych?
    Jak ma postepować z dokumentacją która nie zawiera oznaczenia w rzeczowym wykazie akt?
    Czy ma prawo do uszczegółowienia samodzielnego i czy powinien wystąpić z wnioskiem do archiwum państwowego?

    pozdrawiam

    Kwestia rozbija się o to, czy PINB jest bardziej powiatowy, czy rządowy… że też ja to muszę rozstrzygać ;) Przepraszam za te moje komentarze, ale to ironia wobec samego siebie :)
    W świetle niezbyt wyraźnych przepisów prawa budowlanego, ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, ustawy o samorządzie powiatowym, przepisów wprowadzających reformę ustrojową oraz ustawy o służbie cywilnej — PINB jest organem zespolonej administracji powiatu (por. art. 33b ustawy powiatowej). Jako taki jest jednocześnie organem administracji rządowej, ale nie zespolonej z wojewodą. Rozporządzenie z 2011 r. co najwyżej mogłoby mieć zastosowanie do PINB jako organu zespolonej administracji rządowej w województwie, ale takim jak mniemam nie jest (jeśli ktoś ma inne zdanie, proszę o sprostowanie). Jako jednostka stanowiąca aparat pomocniczy kierownika powiatowej inspekcji nie podlega natomiast pod art. 6 ust. 2a i 2b ustawy archiwalnej, nie podlega więc pod nowe rozporządzenie.
    Dlatego prędzej uznałbym raczej, że całe rozporządzenie z 2011 r. w ogóle nie ma zastosowania do PINBów. Ani więc załącznik 3 (powiaty) ani 5 (rządówka) nie dotyczy PINB. Ale gdybym się mylił, to tylko na rzecz załącznika 5 (rządówka), bowiem powiaty odpadają (PINB nie jest organem powiatu, choć jest organem zespolonej administracji powiatu — wiem, że to podobne pojęcia, ale na pewno nie tożsame; organami powiatu są tylko rada powiatu i zarząd powiatu).
    Jeśli dokumentacji nie ma w wykazie akt (JRWA), to należy znaleźć najbliższą, najbardziej zbliżoną klasę. Przykładowo, nie ma klasy na ulgi w spłacie należności (umorzenia, odroczenia, rozkładanie na raty), ale za to jest gdzieś klasa na egzekucję należności, w niej można wydzielić grupę spraw (podteczkę) właśnie na ulgi.
    Pozdrawiam.
  11. Alicja

    Czy nowa instrukcja kancelaryjna obowiązuje domów pomocy społecznej!

    Nie.
  12. Ewa Frankiewicz - Ulicz

    Uprzejmie proszę o informację czy zarządzenia wójta gminy należy wg. nowej instrukcji rejestrować wszystkie razem ( jako organ i jako kierownik ) pod nr 0050 , czy jednak oddzielnie pod nr 0050 zarządzenia wójta jako organu i pod nr 121 jako kierownika jednostki .
    Uprzejmie proszę o szybką odpowiedź!

    Należy je rejestrować oddzielnie (0050 organ, 120 kierownik), przy czym niezależnie od rodzaju aktu (w 0050 prócz zarządzeń także ogłoszenia i obwieszczenia organu, w 120 prócz zarządzeń także okólniki i wytyczne kierownika — jedynie w tym ostatnim przypadku każdy rodzaj grupuje się odrębnie w danym roku; tak zapisano w JRWA).
  13. Ewa Frankiewicz - Ulicz

    Serdecznie dziekuję za wyjaśnienie i tak szybką odpowiedź. Miałam problem ,bo obserwując BIP urzędów większość rejestruje zarządzenia wszystkie razem .
    Pozdrawiam
    ewa ulicz

  14. Genia

    Prowadzę sekretariat w Placówce Opiekuńczo – Wychowawczej . Do tej pory stosowaliśmy instrukcję zatwierdzoną przez Archiwum Państwowe .Czy nasza placówka tez musi tworzyć nową instrukcję i ponownie zatwierdzać przez przez Archiwum Państwowe .

    Po raz kolejny: jeśli Państwa placówka ma instrukcję, została wprowadzona przez jej dyrektora (a nie starostę), została zatwierdzona przez archiwum państwowe (a nie zakładowe ani starostwo) i posiada obowiązującą wciąż podstawę prawną — wówczas nie musicie Państwo tworzyć nowej instrukcji ani nie musicie jej zatwierdzać w AP.
  15. Agnieszka

    Witam, ja też mam pytanie o możliwośc rozbudowy JRWA?
    w jaki sposób i czy można to robić?
    Pracuję w Starostwie Powiatowym w Wydziale Budownictwa i zgodnie z nową instrukcją mamy tylko 4 znaki spraw. mamy problem gdzie „umieścić” np. wydawane zaświadczenia, współpracę z PINB i innymi urzędami.

    § 4 ust. 9 rozporządzenia literalnie dopuszcza na wykorzystanie klas wolnych (np. 123 kończy się na 1234, więc można dodać własne 1235, 1236 itd. aż do 1239), ale już nie na rozbudowę (np. końcową klasą jest 123, wówczas nie można rozbudować do 1230, 1231 itd.) ani na przekształcenie (np. z hasła „Wyjaśnienia, interpretacje..” na hasło „Współdziałanie z innymi podmiotami w innych sprawach”). Ale to tylko literalnie, bowiem archiwa państwowe nie akceptują tego przepisu i nie pozwalają na żadne dodawanie klas.
    Nie ma teraz teczek na współdziałanie. Nie liczy się teraz z kim współdziałamy. Należy teraz patrzeć na to, czego dotyczy sprawa. Przykładowo, w różnych teczkach będą współdziałania z PINB dotyczące zabytków oraz zalegającego śniegu (gdyby wojewoda starostą pośredniczył). Powtarzając: nie kogo, nie od kogo, nie do kogo, nie z kim, lecz czego dotyczy sprawa.
  16. małgorzata

    Witam serdecznie
    Mam problem , nie mogę znaleźć jednoznacznych zapisów w nowej instrukcji dotyczących możliwości wyłączeń z pod dekretacji, mamy system tradycyjny a przesyłek jest około 400 dziennie
    Proszę o podpowiedź
    Pozdrawiam Małgorzata

    Ja również nie mogę się ich doszukać, bo ich nie ma. Gdy zapyta kontrola, należy argumentować (wykładnia funkcjonalna), że dekretuje punkt kancelaryjny, który jest do tego uprawniony, co wynika z wewnętrznego zarządzenia lub regulaminu organizacyjnego (trzeba by takie wydać), z indywidualnego pracowniczego zakresu czynności albo upoważnienia.
  17. Anastazja

    Witam Pana! Pracuję w Urzędzie Miasta od roku czasu nie tak dawno miałam szkolenie – egzamin. O co Mi chodzi czy jako pracownicy powinnismy zostać przeszkoleni dokładniej w zakresie nowej instrukcji i wykazu.
    Pozatym było by miło zobaczyć jakies wyjasnienie, objasnienie do wykazu w rzeczy samej.Pracuje w U.M. ogólnie 7 rok – wczesniej w kancelarii a teraz w archiwum zakładowym- pełnię stanowisko referenta.
    Pana komentarz, pomógł mi zrozumieć instrukcje kancelaryjną i archiwalną ;

    Oczywiście, pracodawca samorządowy powinien kierować swoich urzędników na szkolenia, zwłaszcza gdy zmieniają się przepisy, nie podlega to dyskusji. Szkolenie może być wewnętrzne lub przez firmę zewnętrzną.
    Sam też czekam na komentarz do jednolitego rzeczowego wykazu akt ;) Pokusiłbym się o spisanie własnego, ale nie sądzę, żeby ktoś tym był zainteresowany…
  18. Maria

    Witam serdecznie!
    Moje ukłony w stronę Pana, za bardzo ciekawą i profesjonalną stronę.
    …Pytanie:
    1. Jak postąpić w przypadku, gdy w nowym Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, brak jest symbolu klasyfikacyjnego dla ustawowych zadań starosty?
    – poprzednio takie symbole były rozszerzone przez Państwowe Archiwum. A TERAZ?

    Kilka razy zdążyłem właśnie odpowiedzieć gdzieś powyżej, ale spróbuję raz jeszcze. Teoretycznie § 4 ust. 9 rozporządzenia pozwala na dodawanie klas w miejsce wolnych (np. za ostatnią 1234 dodajemy 1235, ale nie można już rozbudowywać do kolejnego rzędu z końcowej 234 do nowych 2340, 2341 itd. ani przekształcać haseł), jednakże archiwa państwowe (które nas kontrolują) nie uznają tego przepisu i kategorycznie zabraniają jakiegokolwiek dodawania nowych klas, więc to odpada.
    Trzeba więc sobie radzić w sposób złożony z dwóch elementów. Najpierw trzeba znaleźć najbardziej pokrewne hasło, później wydzielić grupę spraw (§ 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), czyli dawną podteczkę, nadając jej pożądane brakujące hasło. Proszę jednak nie tworzyć teczek-śmietników, bo nie o to chodzi :) Nie mają teraz prawa bytu teczki typu „Współdziałanie z innymi urzędami we wszelkich sprawach” ani „Współpraca z gminami” — teraz trzeba tworzyć teczki tematyczne (jeśli podteczki mają być wyodrębniane podmiotami, to przy najmniej hasło głównej teczki musi być wspólne).
    Dziękuję i pozdrawiam :)
  19. Maria

    Mam pytanie który wykaz kont obowiązuje szkoły.?

    Chyba chodziło o wykaz akt, czyli jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), a nie kont (bo i takie coś istnieje)?
    Szkoły powinny same wprowadzić własny JRWA jako załącznik lub równocześnie z własną instrukcją kancelaryjną. Wprowadza je dyrektor szkoły po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe. Jeżeli szkoła zdążyła to zrobić przed 2011, to zarządzenie wprowadzające wewnętrzną instrukcję musi mieć obowiązująca podstawa prawna (jeśli było nią rozporządzenie z 1998 r., to trzeba wydać nową, jeśli była nią ustawa archiwalna — można na tym pracować dalej).
  20. Wojtek

    Do Maria:
    Wykaz kont to bardziej w księgowości :). Domyślam się, że chodzi o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt? Jak już wielokrotnie było opisywane na tym blogu dyrektor szkoły powinien opracować własną instrukcję kancelaryjną wraz z wykazem akt i przedstawić do zatwierdzenia we właściwym miejscowo archiwum państwowym. W moim mieście taką instrukcję dla dyrektorów placówek oświatowych opracowuje naczelnik Wydziału Edukacji Urzędu Miasta – ale tylko w celu ujednolicenia tejże, aby uniknąć sytuacji, że 50 szkół pisze pismo do UM i każda stosuje inną kategorię z wykazu akt.

    Dzięki za odciążenie :)
  21. Mirosław Ziemkiewicz

    Bardzo dobry komentarz, jednakże mam pytanie do Pana
    Pytanie:
    Czy Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej będzie obowiązywać oprócz instrukcji kancelaryjnej instrukcja archiwalna

  22. Wojtek

    Wydaje mi się, że instrukcję kacelaryjną jak i archiwalną dla jednostek PSP powinien przygotować Komendant Główny na podstawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych PSP (czyli zarządzenia ministra MSWiA). Nie wyobrażam sobie sytuacji by dokumenty PSP nie podlegały archiwizacji – obowiązuje przecież ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

  23. Robert

    a jaki numer ma teraz rejestracja przedpoborowych i grobownictwo??

  24. anka

    Jeśli w PCPR mamy instrukcję kancelaryjną, czy musimy ją zmieniać zgodnie z JWRA z nowego rozporządzenia, czy robimy swoją instrukcję z JWRZ i dajemy do zatwierdzenia w archiwum.

    Nowe rozporządzenie Was (PCPRów) nie dotyczy.
  25. wojtek

    w związku ze zmianą instrukcji kancelaryjnej mam problem z dopasowanie właściwego symbolu klasyfikacyjnego. Poprzednio pod numerem 7021 widniał „udział w kosztach inwestycji komunalnych” – pod jakim numerem teraz należałoby to zakwalifikować???

  26. Jagoda

    Pracuję w szkole i mam dużo wątpliwości co do nowych zmian od 01.01.2011 w związku ze zmianą instrukcji archiwalnej ,czy ktoś może przybliżyc mi te przepisy jeżeli chodzi o szkoły? bardzo praszę

    Pani Jagodo, proszę zobaczyć tutaj.
  27. dorota

    ja równiez pracuję w szkole i mam pytanie kto powinien mnie zapoznac z nowymi przepisami stosowania IK, nadmienie ze jestem tylko sekretarką a nie sekretarzem szkoły

    Kierownictwo powinno wygospodarować środki na szkolenia: dla wszystkich pracowników (administracyjnych), którzy mają taką potrzebę, ale jeżeli Was nie stać, to można oddelegować jednego na jakieś lepsze szkolenie, by ten później przeszkolił Was, tj. urzędników w szkole.
  28. Danuta

    Jak stworzyć rzeczowy wykaz akt dla szkoły ….wg nowych przepisów jest to niejasne jak mają wyglądać takie wykazy dla szkół Czy to może być dowolna interpretacja.??

    Wielokrotnie odpowiadałem powyżej. Proszę kontaktować się z archiwum państwowym, gdyż to ono (jego dyrektor) zatwierdza instrukcję kancelaryjną z wykazem akt.
  29. Iza

    Czy do szkół prywatnych o uprawnieniach szkoły publicznej (Gimnazjum i Liceum) odnosi sie nowa instrukcja kancelaryjna i archiwalna? i skad mam wziąć wykaz akt?? moge prosić o przykładowy? bardzo proszę o pomoc.

    Proszę zapytać w archiwum państwowym, czy Państwo jako szkoła niepubliczna (chociażby o uprawnieniach szkoły publicznej) w ogóle musicie archiwizować dokumenty w sposób podlegający ustawie archiwalnej. Jeśli tak, wykaz i instrukcję trzeba napisać samemu albo zlecić to firmie zewnętrznej.
  30. Asia

    My jako nowo otwarty Powiatowym Ośrodkiem Wsparcia dziecka i Rodziny również musimy stworzyć archiwum gdzie mogę szukać instrukcji kancelaryjnej dla naszego ośrodka.Prosze o podpowiedz!

    Piszecie Państwo sami albo zlecacie komuś z zewnątrz, oczywiście za odpowiednim wynagrodzeniem/ceną.
  31. lucyna

    Pracuję w szkole podległej Starostwu Powiatowemu.
    Kto powinien zapoznać mnie z nowymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi instrukcji kancelaryjnej i jak maja wyglądać takie wykazy dla szkół

    Szkoła sama ma obowiązek przygotować i zapoznać się z własnymi przepisami, po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe. Starostwo co najwyżej może zatwierdzić w Waszym planie finansowym wydatki na szkolenia oraz dla firmy, która wcześniej opracuje taką instrukcję i wykaz. Aczkolwiek nie ma przeszkód, żeby przygotować je we własnym zakresie oraz przeszkolić się we własnym zakresie, wszystko zależy ilu pracowników (urzędniczych) Państwo macie oraz jakim wykształceniem i doświadczeniem dysponują.
  32. Anna

    Czy Szkoła Podstawowa powinna wprowadzić nowa instrukcję kancelaryjną, archiwalną i jednolity rzeczowy wykaz akt? jeśli tak to na jakiej zasadzie? Czy wymaga to wydania zarządzenia dyrektora jednostki, czy zatwierdzenia przez Terenowego Dyrektora Archiwum Państwowego? Od czego mam zacząć?

    Wymaga zarówno zarządzenia dyrektora szkoły, jak i zatwierdzenia przez archiwum państwowe, do którego trzeba wysłać projekt tych wewnętrznych przepisów, napisany samodzielnie przez szkołę lub przez firmę zewnętrzną.
  33. Iwona

    Również pracuje w szkole podległej pod starostwo i dostałam polecenie opracowania jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. JRWA jak skończe mam oddać do zaakceptowania do Archwum Państwowego aczkolwiek nie mam pojęcia czy to co do tej pory zrobiłam jest dobrze.
    W tej chwili oddano mi zaakceptowaną, przez jednostkę nadrzędną, instrukcję kancelaryjną

  34. Kasia

    Ja również mam problem z dopasowaniem spraw według nowej instrukcji kancelaryjnej, do czego dopasować np. współpracę z organami ścigania i sprawiedliwości??

    Zależy czego dotyczy ta współpraca? Proszę pamiętać, że nie ma teraz znaczenia, z kim współdziałamy, lecz w jakiej sprawie. Czy sprawa jest już w sądzie (na to jest stosowna klasa)?
  35. Renata

    Bardzo proszę o informację czy instrukcję kancelaryjną należy zlecić do wykonania na zewnątrz, czy ma to zrobić administrator lub księgowy. Instrukcja będzie dla nowo powstałej placówki opiekuńczo- wychowawczej .
    Renata

    Obydwa rozwiązania są dopuszczalne, zależy od tego, czy jest to dobry administrator lub nadzwyczaj dobry księgowy, czy też nie, i trzeba to zlecić komuś z zewnątrz, o ile macie Państwo na to środki.
  36. Justyna

    Pytanie dot. systemu EZD
    jest on w moim urzedzie systemem podstawowym, ale mam od niego wyłączenia (klas) i pytanie: co robić w takim wypadku z wersją elektorniczną, kiedy do sprawy potrzebny jest tylko papier, a w EZD sprawy nie zakładamy? ustawiać status na „załatwione”

    Zależy od tego, jakie opcje ma Pani w EZD, każdy urząd tworzy własne systemy, trudno mi odpowiedzieć in abstracto.
  37. Maciej Róg

    Kolejne komentarze proszę dodawać tutaj. Odsyłam też do działu poświęconego przepisom kancelaryjnym.

Komentarze są zamknięte.