Refleksje wobec nowej instrukcji kancelaryjnej

Niebawem będą już 3 miesiące, odkąd obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Przepisami tymi szczególnie interesowałem się tutaj na blogu (temat „instrukcja kancelaryjna”).

Nowe rozporządzenie, nowe problemy i wątpliwości — tak w skrócie mogę przedstawić, co sądzę o nowych przepisach.

Tak, wiem. Zawsze jest tak, że nowy akt prawny niesie pewne indywidualne nadzieje, którym trudno sprostać, co skutkuje rozczarowaniem. Zawsze jest tak, że pośpiech i naciski są złym przyjacielem dobrej jakości aktów prawnych.

Ogólnie, cieszę się, że mamy nowe przepisy, nie tak archaiczne, jak poprzednie. Czy są jednak dostosowane do faktycznych potrzeb urzędów?

Słabo uregulowano procedurę obiegu dokumentów, a więc szczegółowe zasady i tryb przekazywania dokumentacji do dekretacji, po dekretacji, do akceptacji i po akceptacji; zasady udziału w tym procesie poszczególnych punktów kancelaryjnych, w tym głównego punktu (kancelarii ogólnej, biura podawczego), jak również sekretariatu szefa urzędu i biura rady; oraz rozdziału obydwu do merytorycznych komórek i pracowników, a czasem nawet zewnętrznych jednostek organizacyjnych JST. Zamiarem było oddanie inicjatywy i uelastycznienie tych zasad do uwarunkowań lokalnych. Każdy urząd musi teraz sam sobie uregulować te sprawy.

Zasadniczo, nie przewidziano wprost możliwości nierejestrowania określonych rodzajów dokumentacji w rejestrze przesyłek wpływających, np. zwrotek.

Nie przewidziano również postępowania w przypadku przyjmowania dokumentacji bezpośrednio od klienta urzędu, na stanowisku pracy. Przykładowo, dotyczy to standardowych wniosków o wydanie dowodu osobistego czy też dowodu rejestracyjnego pojazdu. Czy taka dokumentacja podlega rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających?

Czy pocztę elektroniczną naprawdę trzeba rejestrować w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących? Zwłaszcza wychodzących? Czy rzeczywiście należy drukować każdego mejla, który owszem jest istotny dla sprawy, ale ta jest załatwiana wyłącznie elektronicznie? Jak rozumiem, nowa instrukcja miała zmniejszyć ilość papierowej dokumentacji. Powodzenia…

Odpowiadając samemu sobie i kilku Czytelnikom, taka możliwość wyłączenia od rejestracji przesyłek wynika co najwyżej z pragmatyki (wykładni celowościowej), ale nie językowej.

Kto dekretuje przesyłki? Czy można wyłączyć określone przesyłki wpływające spod dekretacji? A może za dekretującego trzeba by wówczas uznać sam punkt kancelaryjny, tak aby w prostych, typowych, powtarzających się, określonych rodzajach przesyłek mógł je przekazać bezpośrednio do merytorycznej komórki lub pracownika, przyspieszając przy okazji obieg dokumentacji i odciążając rękę szefa (tę od pióra lub klawiatury)?

W jaki sposób wchodzą w wewnętrzny obieg dokumentacji bliskie jednostki organizacyjne JST, takie jak ośrodki pomocy społecznej czy urzędy pracy? Czy wszystko przechodzi przez rejestr przesyłek wpływających?

Kiedy należy kwitować odbiór dokumentacji? A kiedy można sobie pozwolić na zwolnienie z takiego obowiązku?

Czy pieczęć wpływu może służyć do potwierdzania otrzymania przesyłki (§ 40 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej)?

Moim skromnym zdaniem, niewyraźne są również przepisy dotyczące dokumentacji nietworzącej akt sprawy (§ 6 instrukcji kancelaryjnej). Z redakcji przepisu wynika, że kierownik urzędu może zarówno zawęzić przykładowy katalog, jak i go rozszerzyć. Jakie są jednak normatywne skutki uznania dokumentacji za nietworzącą akt sprawy? Czy wobec tego podlega rejestracji przez punkt kancelaryjny w rejestrze przesyłek wpływających? Czy brak spisu spraw oznacza, że teczka nie zawiera żadnego spisu zawartości?

Kolejna sprawa, to klasy wykazu akt w kategorii A. Czy aby na pewno nie przesadzono z ich ilością? Czy naprawdę czyjaś interpretacja jest tak ważna, żeby ją wieczyście przechowywać?

Teoretycznie wolne klasy wykazu akt urząd może wykorzystać do stworzenia własnych bez konsultacji z archiwum państwowym. Taka jest wykładnia literalna, której nie podzielają same archiwa. Właściwie to się im nie dziwię, choć nie interpretuje się przepisów prawnych w ten sposób, że choć jest przepis, to nie wolno go stosować (skoro jest, to po coś jest). A może jest tak, że czym innym jest rozbudowa klas (z trzeciego rzędu do czwartego, czyli zamiast końcowej klasy 123 tworzymy klasy 1230, 1231 itd.), czym innym zmiana klas (ich hasła klasyfikacyjnego), a czym innym wykorzystanie klas wolnych właśnie (123 kończy się na 1234, więc można wykorzystać 1235 i dalsze aż do 1239)?? Pragmatyczne poszanowanie urzędnika archiwum państwowego sprawującego nadzór i bezpośrednią kontrolę teczek każą zaniechać takich praktyk, skoro tego nie chcą. Ale po co przepis § 4 ust. 9 rozporządzenia?

Pytania mogę tylko mnożyć, więc może przestanę.

36 Komentarzy

  1. Kasia

    Współpraca jest z sądem policją oraz komornikiem

  2. łukasz

    Wita,
    Jestem pracownikiem urzedu. Przygotowuje dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego i mam nastepujacy problem. Dokumentacja która przygotowywuje ma kat. B-10, a według nowego wykazu została zmieniona na BE-50. W takim przypadku kto dokonuje przekwalifikowania akt na BE-50, czy ja to robię przygotowywując akta , czy przekazuje akta z kat. B-10, a nastepnie to zrobi pracownik archiwum? Winstrukcji nie znalazłem na ten temat informacji, jest wspomniane że stosuje się kat. wyzszą ale o przekwalifikowaniu akt przez urzędnika nic nie piszę więc wnioskuje że należy to do obowiązków archiwum. Proszę o odpowiedz.

    Przekwalifikowanie następuje już w „podmiocie”, czyli w Pana urzędzie, w tym w archiwum zakładowym. Jeżeli spróbuje Pan przekazać dokumentację do archiwum państwowego ze starą kategorią archiwalną, z zasłyszanego (lecz wiarygodnego) cudzego doświadczenia wiem, że AP zwróci Panu dokumentację celem przekwalifikowania.
  3. Dominika

    Proszę o pomoc w dopasowaniu numeru kancelaryjnego dla:
    1. Ekspluatacja ujęć wody i wodociągów dawny numer 7033
    2. Nadzór nad dostawami paliw i wspólną energia elektryczną dawny numer 7012

  4. hania

    Jesteśmy Zespołem Placówek Oświatowych (podlegającym pod Starostwo) scalającą Ogniska Pracy Pozaszkolnej oraz Międzyszkolny Ośrodek Sportu z terenu powiatu.
    Czy my również mamy obowiązek wprowadzić nową instrukcję kancelaryjną ? Czy możemy działać na „starej”?

    Powtórzę wielokrotnie przytaczaną odpowiedź :) Jeżeli jednocześnie: (A) obecnie macie jakąś „starą” instrukcję kancelaryjną, (2) nie jest ona rozporządzeniem z 1998 r. dla organów powiatu (3) została wprowadzona przez kierownika jednostki* i (4) została zatwierdzona przez właściwe archiwum państwowe to wówczas (1+2+3+4) możecie Państwo stosować dotychczasową instrukcję. Jeżeli którykolwiek z warunków jest nieprawdziwy, trzeba wydać nową instrukcję spełniającą jednocześnie warunki 3+4, wówczas nie może działać na starej instrukcji (oczywiście, do czasu wejścia w życie nowej, nie pozostaje Wam nic innego, jak tylko stosować nieobowiązującą starą). Nie wiem natomiast, jaki status mają zespół, ogniska i ośrodek, tj. co spośród nich jest jednostką organizacyjną. Jeżeli jednostką organizacyjną powiatu jest Zespół Placówek Oświatowych, wówczas instrukcję wydaje jej dyrektor (kierownik) po zatwierdzeniu przez archiwum. Jeżeli jednak jednostkami organizacyjnymi powiatu są każe oddzielnie: Ogniska Pracy Pozaszkolnej oraz Międzyszkolny Ośrodek Sportu, to wówczas każda z tych jednostek (pomimo zespolenia w zespole w rozumieniu przepisów o systemie oświaty) powinna mieć własną instrukcję, każda odrębnie wprowadzona przez kierownika jednostki; w takim jednak przypadku można pomyśleć o jakimś porozumieniu pomiędzy jednostkami, tak aby treść instrukcji i zgoda archiwum były za jednym zamachem dla obydwu jednostek.
  5. hania

    Bardzo dziękuję za odpowiedź ;) W naszej placówce w ogóle nie mieliśmy swojej instrukcji kancelaryjnej, ponieważ opieraliśmy się na JRWA Starostwa Powiatowego.
    W chwili obecnej jesteśmy w trakcie tworzenia własnej nowej instrukcji kancelaryjnej i teraz pytanie: jaką podstawę prawną należy zastosować? Czy możemy w podstawie prawnej wykazać owe rozporządzenie z 18.01.2011 ?

  6. Kamila

    Mam problem z numerami spraw w nowej instrukcji, a raczej z ich brakiem. Pracuję w Urzędzie Gminy.Jaki numer nadać sprawie dot. szacowania strat powstałych w wyniku klęsk żywiołowych??? Przelaciałam całą instrukcję i nawet nie ma o co zachaczyć:( To samo jeżeli chodzi o sprawy z zakresu utrzymania czystości i porządku w gminie, które tak naprawdę są sprawami kluczowymi!? Po prostu jakaś masakra. Wszysy kombinują i podciągają pod co się da, ale gorzej jak nawet nie ma pod co……:(((

  7. m

    Witam, przeczytałam wszystkie Pan odpowiedzi, ale wolę się upewnić. Jesteśmy szkołą podległą pod starostwo. Rozumiem, że wszystkie instrukcje, jak i JRWA powinniśmy opracować sami i zatwierdzić przez Archiwum? Czy starostwo powinno nam przekazać JRWA opracowany przez nich?

    Tak, szkoła ma to sama opracować i przekazać do zatwierdzenia. Starostwo może, ale nie musi ułatwiać tego szkołom. Organ prowadzący szkołę nie ma obowiązku odciążać szkoły z ich obowiązków ustawowych, ale jeśli taka jest jego wola — może to robić. Co więcej, w ramach nadzoru wyobrażam sobie również, że organ prowadzący nakazuje dyrektorowi szkoły przyjęcie określonych rozwiązań, ale jest to tylko odpowiedzialność personalna dyrektora za wykonanie lub niewykonanie polecenia. Zawsze ostateczny wniosek do archiwum państwowego i tak musi być podpisany przez dyrektora szkoły.
  8. Anna

    Witam! Wybieram się na rozmowę kwalifikacyjną do Urzędu Kontroli Skarbowej i otrzymałam informację, że będzie do rozwiązania test m. in. z wiedzy o instrukcji kancelaryjnej. Ponieważ brak mi doświadczenia w tym temacie, chciałam uzyskać jednoznaczną odpowiedź: czy w UKS również obowiązuje nowa instrukcja kancelaryjna? Z góry dziękuje za odpowiedź.

    Urzędy kontroli skarbowej, o ile mnie pamięć nie myli, należą do administracji rządowej w województwie, jednakże na pewno nie są zespolone z wojewodą, a tylko do takiej stosowałoby się rozporządzenie. Odpowiedź jest więc jednoznacznie negatywna. UKS ma zapewne jakąś własną wewnętrzną instrukcję. Skąd kandydaci mają ją znać, skoro nabór miał być konkurencyjny — tego nie wiem. Mimo wszystko, powodzenia! :)
  9. u

    podczas sporządzania protokołu oceny dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania, akta trzeba przekwalifikować wg nowej instrukcji?

  10. Ania

    Mam ten sam problem, co Kamila. Ktoś podrzuci jakiś pomysł, gdzie zakwalifikować szacowanie strat powstałych wskutek klęsk żywiołowych?

  11. Wojtek

    Witam – istotna kwestia związana z $ 64 Instrukcji. Otóż w moim urzędzie odbywa się w tej chwili reorganizacja – niektóre wydziały są likwidowane, niektórym dokłada się zadań, a niektóre pracują bez zmian. Natomiast WSZYSTKIE wydziały mają zmienioną sygnaturę (np. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych miał wcześniej sygnaturę WPiOL, obecnie ma OP). I tu pytanie: czy zmiana sygnatury jest w rozumieniu przepisu $64 (w związku z $55) stworzeniem nowej komórki organizacyjnej (co powinno wiązać się z ponowną rejestracją spraw – czyli od numeru jeden), czy też sprawy rejestrujemy od nowa tylko w razie likwidacji jednego wydziału i przejęcia go przez inny?

  12. Edyta

    Kieruję uprzejme zapytanie: jaki symbol klasyfikacyjny nadać (wg nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt) raportom w ramach Systemu Informacji Oświatowej do Kuratorium Oświaty. Jest to raport scalający raporty jednostkowe placówek oświatowych podległych naszej gminie (wydruk zestawienia zbiorczego jednostki samorządu terytorialnego). Znalazłam jedynie 3-cyfrowy oznaczenie tj.444 System Informacji Oświatowej (dla powiatów) z kat.A. Będę wdzięczna za podpowiedź. Pozdrawiam Edyta

  13. ALA

    witam. jesteśmy szkołą. mamy instrukcje kancelaryjną zatwierdzoną w 2008r przez AP. Według tej instrukcji nasz znak sprawy oddzielony jest kreskami a wg nowej tylko kropki. czy musimy dostosowac nasza stara instrukcje (np. przez aneks do instrukcji – zmianiając zapis dotyczący nadawania numerom spraw? czy możemy zostać przy kreskach??

    Państwo jako szkoła nie jesteście związani tym nowym rozporządzeniem, zatem nie musicie zmieniać kresek na kropki w znakach spraw, aż do zmiany Waszej własnej instrukcji. Oczywiście, nie ma przeszkód, jeśli chcecie ją zmienić w taką samą stronę jak rozporządzenie. Należy jednak pamiętać, że jeżeli Państwa instrukcja określa sposób tworzenia (zapisywania) znaku sprawy, to nie możecie go sobie sami zmodyfikować, bez zmiany instrukcji poprzez AP.
  14. Jaga

    Pracuję w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego, mam opracować instrukcję kancelaryjną i wykaz akt, aby od 01.01.2012 można już pracować wg niej. Proszę o pomoc:)

    Może ktoś z Czytelników pomoże?
  15. ewa

    jaka jest podstawa prawna tego zatwierdzenia instrukcji przez AP i czy przedszkole musi miec swoja skladnice akt czy moze jak dotychczas przechowywac akta w archiwum zakladowym UG?

    Nie wypowiadam się co do tego, czy i w jakim zakresie przedszkola publiczne produkują materiały archiwalne, ani czy w każdym przypadku muszą posiadać instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną, ani czy w każdym przypadku muszą mieć własne archiwum. Po prostu nie znam specyfiki przedszkoli. Proszę konsultować się w tej sprawie z archiwistą macierzystego urzędu gminy lub bezpośrednio z najbliższym archiwum państwowym.
    Jeżeli instrukcja okaże się wymagana, stosownie do art. 6 ust. 2 przytoczonej powyżej ustawy archiwalnej, w samorządowych jednostkach organizacyjnych instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub z jego upoważnienia przez dyrektorów (miejscowych) archiwów państwowych.
  16. ania

    Co z dokumentami wytworzonymi nr. w 2009, a które nie zostały jeszcze przyjęte do archiwum zakładowego.

    Z braku przepisów przejściowych (oraz z wykładni funkcjonalnej: podniesienie standardów nowej dokumentacji, konieczność przekwalifikowania nawet „starej” dokumentacji zakładowej), stosuje się nowe przepisy. Rozumiem, że chodzi nie tyle o wytworzenie dokumentacji i nadanie jej klas jednolitego rzeczowego wykazu akt (bo to nastąpiło na rok wszczęcia spraw tworzących daną klasę w 2009 r.)., co o moment i procedurę oddawania jej do archiwum zakładowego lub państwowego, brakowania czy poprawiania kategorii archiwalnej.
  17. Asia

    Jesteśmy Zespołem Szkół. Instrukcję kancelaryjną wprowadzono zarządzeniem Dyrektora w 2009r. lecz nie przekazano do Archiwum Państwowego celem zatwierdzenia. Czy możemy przekazać do zatwierdzenia teraz? czy trzeba opracować nową instrukcję?

    Moim zdaniem, nie miała (bo pytanie jest stare) znaczenia data aktu. Po prostu, do tworzonej dokumentacji należy stosować zatwierdzone instrukcje, kiedykolwiek by to nie nastąpiło. Czasami może to oznaczać oczekiwanie od archiwum państwowego, że w czasie kontroli lub przekazywania dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego, będzie ona spełniała to, czego wymagał dyrektor przy zatwierdzaniu, chociażby w praktyce miało to cechy wstecznie obowiązujące.
  18. Anna

    Co z zapowiadaną nowelizacją Rozp. z 18 -01-2011 w związku ze zbieranymi przez MSwiA propozycjami zmian? Czy zaszły jakieśzmiany w 2012 roku?

  19. Adam

    „Moim skromnym zdaniem, niewyraźne są również przepisy dotyczące dokumentacji nietworzącej akt sprawy (§ 6 instrukcji kancelaryjnej). Z redakcji przepisu wynika, że kierownik urzędu może zarówno zawęzić przykładowy katalog, jak i go rozszerzyć. Jakie są jednak normatywne skutki uznania dokumentacji za nietworzącą akt sprawy? Czy wobec tego podlega rejestracji przez punkt kancelaryjny w rejestrze przesyłek wpływających? Czy brak spisu spraw oznacza, że teczka nie zawiera żadnego spisu zawartości?”
    Bardzo mnie interesują poruszone powyżej kwestie. Czy założyć jedną teczkę (bez znaku)na dokumenty niestanowiące akt sprawy? W związku z tym czy oferty szkoleniowe, zaproszenia wpinać do tejże teczki?

    Dobre pytanie :) Dokumentacja nietworząca akt sprawy dalej podlega archiwizacji zakładowej, może również podlegać przekazywaniu do archiwum państwowego (jeśli przy brakowaniu przeklasyfikowana zostanie na kategorię A). Teczka musi być więc oznaczona według zasad ogólnych, a więc prawidłowym symbolem JRWA. Nie odpowiem wiążąco co do ofert szkoleniowych i zaproszeń. Aktualne JRWA posiadają takie klasy dla ofert niewykorzystanych, mają też klasę dla udziału w obcych wydarzeniach. Moim zdaniem, zarządzenie kierownika jednostki musi rozstrzygać, co w niej stanowi dokumentację nietworzącą akt sprawy.
  20. Annnnnnnnnnnnnnnnnnnnnjk

    Czy Nowa Instrukcja Kancelaryjna obowiązuje w Samorządowych Przedszkolach?

    Po wielokroć wspominane rozporządzenie z 2011 r. nie dotyczy przedszkoli samorządowych, natomiast jeśli wytwarzają one dokumentację archiwalną, to powinno się to odbywać według zasad określonych przez dyrektora przedszkola zatwierdzonych przez archiwum państwowe.
  21. Kitty

    Witam, jestem w trakcie pisania instrukcji kancelaryjnej dla międzyszkolnego ośrodka sportowego i mam problem. Otóż, w naszej placówce nigdy nie prowadzono rejestracji spraw (jedynie rejestr korespondencji) i zastanawiam się czy mogę w instrukcji, nie ujmować kwestii znakowania spraw, jeśli zwyczajnie się tego u nas nie prowadzi, czy jest to obligatoryjne? Bardzo proszę o pomoc.

    Ciekaw jestem, jak rozwiązała Pani tę kwestię? Moim zdaniem, odpowiadać powinny archiwa państwowe. Wydaje mi się, że system wyłącznie dziennikowy jest anachroniczny i utrudnia po latach odszukiwanie dokumentacji, w związku z czym lepszy jest system rzeczowy (oparty na wykazie akt), ale ja mogę się mylić. Archiwa państwowe nie powinny :)
  22. Veronique

    Witam, czy nowa instrukcja obowiązuje jednostkę samorządową jaką jest Miejski Ośrodek pomocy Społecznej ?

    Odpowiedź była na blogu w wielu miejscach. O ile MOPS jest jednostką organizacyjną gminy-miasta odrębną od urzędu miejskiego, to musi mieć własną instrukcję nadaną przez kierownika MOPS zatwierdzoną przez dyrektora AP i nie może stosować dosłownie tej, którą ma urząd miejski.
  23. Jarek

    Witam,

    Wszystkie osoby, które borykają się z problemami nowej instrukcji chciałem zachęcić do potestowania darmowej aplikacji do prowadzenia podstawowych rejestrów, zgodnie z jej wymaganiami – BIT Rejestry. Aplikacje napisała firma, w której pracuje i w wersji na pojedyncze stanowisko jest całkowicie darmowa. Dla nas to forma zbierania doświadczeń i nauki przy tworzeniu innych, większych rozwiązań, ale dla Państwa mam nadzieję, że niezła pomoc w pracy. Tak więc zapraszam na: http://www.bitrejestry.pl.

    PS. Wiem, że to trochę kryptoreklama, ale program jest darmowy, więc mam nadzieję, że nie zostanę zbesztany :)

  24. Ewa

    Witam, jestem w trakcie przekazywania do archiwum zakładowego dokumentów Rady Powiatu i Zarządu Powaitu – a więc protokołów z sesji, Komisji, posiedzeń Zarządu, uchwał. Chciałbym zapytać jak powinna wygladać poprawnie przygotowana teczka np. protokołów z sesji. Protokoły z sesji mają kategorie A, natomiast nie wiem jaką kategorię będą miały załaczniki do tego protokołu (są to min, dokumenty nie wytworzone w naszym wydziale – chodzi mi tu np. o sprawozdania jednostek podległych). Czy nalezy takie sprawozdania wyłaczyć w momencie przygotowywania teczki do archiwum ponieważ mają inną kategorie niz kategoria A. Nadmieniam, że archiwizacji poddaje dokumenty z lat 2009. Proszę również o wyjasnienie kwestii z archiwizacją uchwały Rady. Jeżeli uchwały znajdują się pod protokołami, jako zalączniki czy powinnam stworzyć odrebna teczke z wszystkimi uchwałami.
    Z góry dziekuje za odpowiedź.
    Ewa

    Odnośnie załączników. Jeśli są one wymienione w protokole, to muszą być jego częścią, a więc mieć tę samą klasę JRWA i kategorię A. Można co najwyżej przejrzeć, gdzie zapisy protokołów są takie (tj. nie wymieniające żadnych załączników), a dotychczas traktowana jak „załączniki” dokumentacja na tyle mniej istotna, że można ją umieścić w bardziej właściwe klasy JRWA, a być może nawet kategorię archiwalną B. Dodam, że takie „ruchy” zasadniczo powinny były mieć miejsce przy tworzeniu dokumentacji (tu: protokołów), ale doskonale rozumiem, że to często utrudnione.

    Odnośnie uchwał, w załączniku nr 3 do rozporządzenia (JRWA dla powiatów), klasa 0022 „Posiedzenia Zarządu Powiatu” w uwagach expressis verbis wymienia „między innymi zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały”. Uchwały powinny być więc pod protokołami posiedzeń zarządów, a przynajmniej od 2011 r. Jedynie dla tych uchwał zarządu, które stanowią akty normatywne, wyodrębniono klasę 0025 „Akty normatywne Zarządu Powiatu”, a ponadto klasę 0710 „Zbiór aktów prawa miejscowego”, jeżeli stanowią akty prawa miejscowego.
  25. Joanna

    Czy instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt dotyczy również Domy Kultury, jeśli tak to proszę o pomoc,Centrum Kultury + biblioteka

    Instytucje kultury są jednostkami organizacyjnymi (budżetowymi lub osobami prawnymi) odrębnymi od urzędu gminy, w związku z czym omawiane rozporządzenie z 2011 r. nie obejmuje domów kultury i bibliotek publicznych. Jednakże jeżeli wytwarzają one dokumentację archiwalną, podlega ona zasadom postępowania ustalanym przez kierownika takiej jednostki i zatwierdzanych przez archiwum państwowe, zwyczajowo nazywanym instrukcją kancelaryjną i archiwalną. W przypadku przyjęcia rzeczowego systemu kancelaryjnego, niezbędny jest również jednolity rzeczowy wykaz akt.
  26. Sylwia

    Witam,
    Kto wprowadza zmiany w instrukcji kancelaryjnej?? Czy istnieje możliwość zmiany kategorii decyzji z B5 na A??
    Z góry dziękuję za odpowiedź :)

    Tak, istnieje taka możliwość, robi to Prezes Rady Ministrów — premier :) Pozdrawiam!
  27. Bogna

    Jesteśmy WORD, czy powinniśmy wprowadzić nową instrukcję kancelaryjną,archiwalną i jednolity wykaz akt.Nadmieniam, mamy składnicę akt, stosujemy system dziennikowy.Dotychczasowa instrukcja archiwalna i jednolity wykaz akt został zatwierdzony przez archiwum państwowe

  28. Basia

    Jesteśmy spółką z o.o. ze 100% udziałem skarbu miasta (Miejskie Zakłady Opieki Zdrowotnej)
    Mamy system dziennikowy, nie ma instrukcji i JRWA, nie jesteśmy pod nadzorem AP.
    Od kilku dni prowadzę tam składnice akt, która jest w totalnej rozsypce. Jestem w trakcie kursu, pan prowadzący (z AP) stwierdził, że należy opracować instrukcje kancelaryjną, archiwalną i JRWA okres oczekiwania na zatwierdzenie to nawet 3 lata (obecnie muszą zatwierdzać wszystkie jednostki, przedtem tylko objęte nadzorem AP) ale jeśli mamy system dziennikowy to i tak nie zatwierdzą.
    Moje pytanie jest takie.
    Czy możemy nadal pracować jak do tej pory, czy jednak muszę przekonać szefostwo do zmiany systemu? (obawiam się, że nie będą tym zachwyceni).

    Nie ma sensu teraz stosować tego, na co pozornie pozwala prawo, skoro za chwilę (długą chwilę…) zatwierdzona przez archiwum państwowe instrukcja kancelaryjna będzie wymagała takich zasad, których stara dokumentacja, jako niespełniająca zasad, nie zostałaby przyjęta przez archiwum państwowe. Trzeba więc wdrożyć własne instrukcje z wykazem, licząc na to, że przy zatwierdzaniu nie wprowadzą zbyt istotnych zmian…
  29. Majka

    Witam chcę zapytać czy nowe rozp.Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011r. ma zastosowanie do powiatowej administracji zespolonej np. sanepidu na szczeblu powiatu, myślę że nie, tak jak w przypadku PINB-u, tak więc samemu trzeba tworzyć instrukcję kancelaryjną i archiwalną oraz JRWA. Proszę o zajęcie stanowiska.

  30. Gosia

    Witam. W jrwa nie umieściłam hasła „kopie list płac”. Czy mogę je zakwalifikować pod nr 3230 „Dokumentacja płac i potrąceń z płac” B5?

  31. Maciej Róg (Post autora)

    Opis dokumentacji („kopie list płac”) co do istoty moim skromnym zdaniem pasuje do podanego hasła klasyfikacyjnego („dokumentacja płac…”). Mam jednak zastrzeżenia do kategorii archiwalnej. Skoro to są „kopie”, to gdzieś są „oryginały” w jakiejś kategorii archiwalnej. Generalnie nie powinny trafiać do archiwum (zakładowego, państwowego) z kategorią archiwalną wszystkie takie same komplety dokumentacji, jeden w oryginalne a pozostałe w kopiach. Dla kopii należałoby zastrzec kategorię Bc. Z tej zasady wynika § 9 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, powiatów i województw.

  32. Gosia

    No to mam lekką „zachwostkę”. Wychodzi na to, że bez uzgodnień z archiwum nie będę mogła wiele zrobić przy niżej przyjętym jrwa?
    „323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń B5
    3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5
    3231 Listy płac B50
    3232 Kartoteki wynagrodzeń B50
    3233 Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B5
    3234 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50
    3235 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50”

  33. Maciej Róg (Post autora)

    Wyjście: zadzwonić do właściwego archiwum państwowego, poprosić o połączenie z nadzorem archiwalnym, dopytać. Ja cały czas nie rozumiem, po co archiwizować drugi komplet dokumentacji, która podlega archiwizacji pod 3231 przez 50 lat? Czy coś w tych kopiach jest innego / więcej niż w oryginałach?

  34. Gosia

    Dziękuję za poradę. Chyba będę musiała tak zrobić. Pozdrawiam :)

  35. Ula

    mi się wydawało, że poprzednie rozporządzenie (MPiPS z 28.05.1996, Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) dawało jaśniejsze metody archiwizacji akt. tak to jest, że czasami chce się poprawić prawo, a wpływa się negatywnie na jego przejrzystość. pozdrawiam

  36. Gosia

    Otrzymałam dziś odpowiedź z AP:
    „W odpowiedzi na Państwa e-mail dotyczący możliwości rozszerzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt o klasę „Kopie list płac” informuję, że we wskazanym przez Państwa przypadku nie jest możliwe rozszerzenie Państwa wykazu akt. Oryginały list płac są klasyfikowane pod klasą 3231 oraz kwalifikowane do kat. B50. Kopie list płac, w przypadku posiadania przez Państwa oryginałów, stanowią wtórniki wyżej wymienionej dokumentacji. Powinny być zaklasyfikowane do tej samej klasy 3231, jednak na teczce należy podać informację, że są to kopie. W przypadku, gdy Państwa jednostka nie przechowuje oryginałów list płac, ponieważ np. zleciła obsługę finansowo-księgową zewnętrznej jednostce, powinniście Państwo przechowywać kopie list płac zakwalifikowane do kat. B50 (oczywiście również zaklasyfikowane do klasy 3231). W przypadku jakichkolwiek braków w listach płac (oryginałach), kopie tej dokumentacji również powinny być traktowane jako oryginały i zakwalifikowane do kat. B50.”

Komentarze są zamknięte.