Nowelizacja instrukcji kancelaryjnej i wykazów akt

Dzięki sygnałowi od Czytelnika bloga mogę napisać, że Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji obecnie oficjalnie zbiera propozycje zmian do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140), wielokrotnie omawianego i jeszcze częściej komentowanego na niniejszym blogu.

To pierwsza okazja, by poddać weryfikacji radosną twórczość legislacyjną premiera, w szczególności w zakresie wykazów akt, ale i samej instrukcji kancelaryjnej.

Propozycje należy przesyłać do MSWiA pocztą elektroniczną w określonym formacie (XLS/ODS) do końca lipca br. Szczegóły na stronie Ministerstwa.

Szczerze doceniam i podkreślam zastrzeżenie, aby zgłaszać tylko naprawdę potrzebne zmiany, tak aby wykazy akt pozostawały uniwersalne, odporne na ciągle zmieniające się przepisy prawa, a nie były tylko literalną kalką istniejących przepisów, wymagając każdorazowej aktualizacji dostosowującej klasy JRWA do nowego brzmienia prawa. Podpisuję się pod tym obiema rękami :)

Jak tylko zbiorę własne propozycje, pozwolę się nimi publicznie podzielić niniejszemu forum. Na pewno NIE będzie tam prośby o śmietnik na wszelaką korespondencję we współdziałaniu z innymi komórkami i jednostkami. Ale kilku teczek, faktycznie, brakuje.

2 Komentarzy

  1. Damian

    Pojawiła się informacja, że „Przewidywany termin udostępnienia projektu zmian, to koniec listopada 2011.

    W procesie zbierania propozycji zmian do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r, zrealizowanym zgodnie z założeniami opisanymi poniżej, przekazano kilkaset propozycji zmian istniejących klas w wykazach akt, około dwa tysiące propozycji nowych klas, a także propozycję wprowadzenia zmian do około 60 przepisów instrukcji kancelaryjnej oraz około 50 przepisów instrukcji archiwalnej. Tak duża ilość proponowanych zmian oraz fakt, że często proponowane zmiany nawzajem się wykluczają, wymaga dłuższego czasu na ich opracowanie niż pierwotnie planowano. Dodatkowo, podmioty zgłaszające propozycje zmian często nie zamieszczały ich uzasadnienia lub też uzasadnienia te były bardzo ogólnikowe.

    Należy mieć także na uwadze konieczność zapewnienia ciągłości pracy podmiotów objętych rozporządzeniem, to jest, aby planowane zmiany ułatwiały, a nie utrudniały postępowanie z dokumentacją, a w szczególności nie wymagały zasadniczej i nagłej reorganizacji ustalonych procedur.

    Ponadto, rozważając zmiany należy mieć na uwadze także zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego wprowadzone ustawą z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy — Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy — Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100) ustanawiające w aktach sprawy zakładanie metryk spraw od marca 2012 roku.” – źródło: http://www.msw.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/9170/
    Druga ważna informacja – pojawiły się nowe informacje dot. zagadnień związanych z obowiązującą od roku instrukcją kancelaryjną na portalu NDAP – http://archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/postepowanie-z-dokumentacja.html

  2. Damian Kostyra

    No i po czterech latach doczekałem się istotnych zmian w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Czego nie było w rozporządzeniu, dodano w noweli ustawy. Najważniejsze, że przywrócono możliwość rozbudowy JRWA.

    Prawo archiwalne (ustawa o NZAiA)

    Art. 6. 1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania sprawnicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.
    2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
    1)    instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
    2)    sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
    3)    instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
    2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *