Wzór metryki sprawy

Jeszcze rano cisza, ale 7 marca 2012 r. tuż przed godz. 16 w Dzienniku Ustaw pojawiło się rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 250). Niebawem powinien zadziałać też link do ISAP, więc go od razu podaję. Tam, gdzie zamierza się drukować metryki wg kpa, można skorzystać z gotowych plików: DOC (Word), ODT (OpenDocument, np. OpenOffice), PDF (np. Adobe). Analogiczne linki dla skarbówki kilka akapitów dalej.

W chwili publikowania niniejszej notatki nie ma jeszcze rozporządzenia MA(i)C ws. rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Niewątpliwie jak tylko ono się pojawi o tym poinformuję, tymczasem pozostaje tylko odesłanie do projektu, który nie obowiązuje i może się zmienić.

Rozporządzenie z poz. 250 weszło w życie z dniem 7 marca 2012 r., a więc de facto z 16-godzinną wsteczną mocą obowiązującą, ale co tam, nie czepiajmy się, poślizg nie dorównał trzem tygodniom przy instrukcji kancelaryjnej rok temu. Co ciekawe, choć rozporządzenie nosi datę wczorajszą, jeszcze do południa nie było o nim wzmianki nawet na stronie internetowej ministerstwa. Informacja o rozporządzeniu Ministra Finansów (a nie Administracji i Cyfryzacji) pojawiła się tam dopiero chwilę temu, bo serwery MA(i)C i RCL zapytywałem o to systematycznie od rana. Cóż, że ministerstwo miało 6 miesięcy od 6 września ub.r. na wcześniejsze przygotowanie rozporządzenia. Cóż, że jak zwykle urzędasom (ups, przepraszam, teraz to obraźliwe) nie zostawiono żadnego vacatio legis na przygotowanie się do tej zmiany. Co z tego, że w końcówce stycznia br. projekty odpowiednich rozporządzeń przekazano do BIP, skoro po drodze nieco się zmieniły, a projekt — póki nie będzie podpisany, ogłoszony i nie nadejdzie termin wejścia w życie — nie obowiązuje. Jedyne pocieszenie „tu na dole”, że drobny (stosunkowo) poślizg skomplikował poranek nie tylko samorządom, ale i administracji rządowej, choć kto by się tam jakimiś metrykami przejmował… Zaznaczam jednak, że RCL sprawnie wyrobiło się na czas; to minister zawalił termin i mylnie uznał, że honoru mu to nie ujmuje… Ministerstwo zapewne uważa, że to wina zbyt krótkiego vacatio legis (6 miesięcy), a może długiego bicia piany przez wiele urzędników w toku opiniowania… Dość jednak tych uszczypliwości ;) Grunt, że piłeczka z twórców prawa przerzucona została na jego wykonawców.

Dla niezorientowanych, przepisem art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy — Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy — Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100), która weszła w życie również z dniem dzisiejszym 7 marca 2012 r., do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) dodano nowy art. 66a kpa o brzmieniu:

§ 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

§ 4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.

§ 5. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

Przepisem art. 2 pkt 2 tej samej ustawy nowelizującej do ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) dodano nowy art. 171a w brzmieniu:

§ 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym oraz określa się  wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

§ 4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu podatkowym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.

§ 5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

§ 6. Przepisy § 4 i 5 stosuje się odpowiednio do postępowań uregulowanych w odrębnych przepisach, do których mają zastosowanie przepisy niniejszego działu.

O ile wskutek nowelizacji ordynacji już wczoraj po godz. 15 i dziś po godz. 9 ogłoszono rozporządzenia Ministra Finansów odpowiednio z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 245) oraz z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 246) — to Minister Administracji i Cyfryzacji określił z poślizgiem tylko wzór i sposób prowadzenia metryk, a nie określił jeszcze katalogu spraw wyłączonych z prowadzenia metryk.

Jeżeli ktoś jeszcze nie dostrzegł, dla spraw załatwianych:

  • w obrębie postępowania administracyjnego w trybie kpa stosuje się metryki MA(i)C (poz. 250); nie wyłączono jeszcze (07.03.2012 godz. 20) żadnych rodzajów spraw kpa spod tego obowiązku;
  • w postępowaniu podatkowym w trybie ordynacji podatkowej (lub postępowaniach odrębnych, które odsyłają do tych przepisów) stosuje się metryki MF (poz. 246) — jednakże za wyjątkiem rodzajów spraw wskazanych w odrębnym rozporządzeniu (poz. 245);
  • poza postępowaniem administracyjnym i podatkowym (lub takich, w których te przepisy stosuje się odpowiednio) nie zakłada się metryk spraw; tam, gdzie odrębne rozporządzenie nie wprowadza jakiegoś wyłączenia, należy sobie odpowiedzieć na pytanie: „czy w tej konkretnej sprawie prowadzi się postępowanie administracyjne (podatkowe, odpowiednio podatkowe)?”; dopiero w przypadku pozytywnej odpowiedzi prowadzi się metryki spraw.

Jeżeli ktoś nadal ma wątpliwości co do podmiotowego zakresu obowiązywania tych zmian, dotyczy to niektórych komórek organizacyjnych obsługujących interesantów w urzędach gmin i miast, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich, urzędach wojewódzkich i innych urzędach centralnych i w terenie. Jeżeli dyrektor jednostki wydaje decyzję administracyjną, to w tym zakresie dotyczy to również szkół i innych placówek, gminnych i miejskich ośrodków pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, powiatowych urzędów pracy czy powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych. Odsyłam do pojęcia postępowania administracyjnego, podatkowego lub takiego, w których te przepisy z odesłania stosuje się odpowiednio.

Obowiązek metrykalny zasadniczo obejmuje tylko nowe sprawy będące w toku po 7 marca 2012 r., a więc wszczętej w tym dniu lub później. Nie ma znaczenia, że w trakcie pracy w pierwszym dniu obowiązywania tych przepisów obowiązujący wzór metryki większości urzędników w sposób niezawiniony nie był nam znany. W potocznym rozumieniu, rozporządzenie MA(i)C ma wsteczne zastosowanie od początku tego dnia.

Obowiązek zakładania i prowadzenia metryk spraw nie dotyczy natomiast spraw ostatecznie zakończonych przed dniem 7 marca br. (archiwalnych), co wszakże nie wyklucza wzruszenia pewnych czynności w trybach nadzwyczajnych i sądowoadministracyjnych.

Dla niezałatwionych spraw w toku, wszczętych 6 marca 2012 r. lub wcześniej i niezakończonych ostatecznie, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy nowelizującej, metryki należy założyć w ciągu 30 dni od jej wejścia w życie, a zatem do 6 kwietnia 2012 r. W takim jednak przypadku, stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy nowelizującej, metryczka wskazuje osoby i czynności tylko od 7 marca br. (nie relacjonuje się przebiegu spraw od stworzenia świata!).

Metryki włącza się do akt sprawy (teczki aktowej), a co do zasady strona postępowania ma wgląd w akta sprawy wg zasad ogólnych.

Metrykę prowadzi się dla sprawy, ale nie dla grupy spraw (powiązanych w jakikolwiek sposób podmiotowy lub przedmiotowy), ani nie dla podmiotu.

Metryki prowadzi się w formie pisemnej lub elektronicznej.

Analiza przepisów rozporządzeń pozwala wyróżnić jednak nie dwa, a trzy przypadki:

  • drukuje się wzór metryki, który wypełnia się odręcznie (pisemnie);
  • metrykę prowadzi się na komputerze po spełnieniu kilku warunków, ale na koniec i tak się ją drukuje na papier;
  • metryka istnieje tylko elektronicznie w EZD lub systemie specjalistycznym (wszystkie trzy przypadki opisane będą w dalszej części).

Większość urzędów będzie sporządzać metryki w formie tradycyjnej tabeli, odnotowując w niej odręcznie albo elektronicznie (w pliku na komputerze) poszczególne czynności w sprawie według wzoru stanowiącego załącznik do odpowiedniego rozporządzenia:

MA(i)C/KPA:
wzór MA(i)C administracyjnej niepodatkowej metryki sprawy wg kpa
metryka administracyjna
(kliknij na tabeli, aby powiększyć) DOC/ODT/PDF


MF/Ordynacja:
wzór MF podatkowej metryki sprawy wg ordynacji
metryka podatkowa
(kliknij na tabeli, aby powiększyć) DOC/ODT/PDF

Metryczki można wydrukować z Dziennika Ustaw, stworzyć sobie samemu szablon albo skorzystać z gotowców podlinkowanych powyżej (DOC = Word; ODT = OpenDocument, np. OpenOffice; PDF = np. Adobe).

Jak widać, ministrowie w drobnych (acz nieistotnych) szczegółach różnią się między sobą (bynajmniej nie tylko na twarzy, lecz w tych tabelach). W postępowaniu podatkowym nie trzeba tytułować sprawy w metryce, skoro i tak jest w spisie spraw lub na opisie teczki aktowej. W postępowaniu administracyjnym tytuł sprawy trzeba przepisać również do metryki.

Co ciekawe, obowiązujące wzory różnią się od styczniowej i lutowej wersji projektów. Przede wszystkim, projekty podpowiadały typowe rodzaje czynności: „przyjęcie do realizacji, dekretowanie, sporządzenie, akceptacja, brak akceptacji, podpisanie, sporządzenie notatki do sprawy, inne (wskazać jakie)”. Nie czynią tego ogłoszone rozporządzenia.

Od interpretacji zależy więc jakie konkretnie czynności należy tam wypełniać. Nabranie wody na kawę do czajnika przed lekturą trzeciej opinii w sprawie z pewnością taką czynnością nie będzie. Na etapie projektu wątpliwości mogło budzić, czy odnotowuje się tam obieg dokumentu od wpływu przesyłki do punktu kancelaryjnego urzędu, poprzez dekretację (to było wprost), przyjęcie do wykonania (to też było wprost), sporządzenie projektu pisma, jego akceptację(=zatwierdzenie, podpisanie) przez szefa (to również było wprost), po wysyłkę przesyłki do adresata na końcu. Obowiązujące rozporządzenia nie wymagają takiego stopnia szczegółowości, a przynajmniej nie wymagają expressis verbis, żeby wszystkie te czynności były aż tak szczegółowo opisywane. Pozostaje wykładnia samych ustaw. Te zaś wskazują, że w metryce należy opisać kiedy — kto — co zrobił, tj. uczestniczył w podejmowaniu czynności w postępowaniu, i to takich czynności, które określane są poprzez dokumenty, do których można i należy odesłać. Szanownym Czytelnikom i samemu sobie pozostawiam czas na zastanowienie się, czy — wobec pominięcia w rozporządzeniu expressis verbis wpływu, dekretacji, akceptacji i wysyłki (choć było to na etapie projektu) — wymienione czynności wymagają również odzwierciedlenia w metryce sprawy (proszę o komentarze!).

Inną sprawą jest kto ma zakładać i uzupełniać metrykę. Moim zdaniem, niewłaściwe byłoby dołączanie ich do każdego pisma od razu w momencie wpływu do urzędu (punkt kancelaryjny, biuro podawcze, kancelaria ogólna, sekretariat), bowiem pisma mogą być kontynuacją sprawy już posiadającej metrykę, ewentualnie sprawa może być procedowana poza kpa i ordynacją, albo obowiązek metrykalny może być w danym rodzaju sprawy wyłączony, o czym wie tylko bądź najlepiej urzędnik prowadzący sprawę i komórka merytoryczna, a nie pani przyjmująca pocztę, której praca byłaby w większości wrzucana w niszczarkę, gdy założony przez nią egzemplarz metryki okaże się niepotrzebny. Prowadzący sprawę wydaje mi się jedyną osobą, która może i powinien rzetelnie wypełniać obowiązki dotyczące metryk spraw. Tym bardziej, że można i wskazane jest prowadzenie metryk elektronicznie, czego w systemie tradycyjnym (papierowym) punkt kancelaryjny robić i dosyłać elektronicznie przecież nie będzie.

Jeżeli tabelę sporządza się elektronicznie, jej wydruk do akt sprawy dołącza się:

  • w postępowaniu administracyjnym (kpa) — po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby (§ 3 ust. 2 rozporządzenia MAC);
  • w postępowaniu podatkowym i analogicznym do podatkowego (ordynacja podatkowa) — w razie potrzeby w trakcie postępowania podatkowego, w tym na żądanie strony postępowania podatkowego, oraz po podjęciu ostatniej czynności w sprawie.(§ 1 ust. 2 rozporządzenia MF).

Moim zdaniem nie oznacza to, że strona niepodatkowego postępowania administracyjnego nie ma prawa żądania okazania jej akt sprawy zawierających wydrukowaną metrykę; takie żądanie w istocie stanowi właśnie „potrzebę wydruku”.

Co więcej, nie oznacza to, że mogąc trzymać metryki w zwykłym pliku na własnym komputerze, można byłoby sobie to w ogóle odpuścić („i tak nikt nie sprawdzi, że uzupełniłem to po wszystkim”), ciesząc się możliwością odwlekania tego obowiązku aż do archiwizacji akt do archiwum zakładowego.

Warunkiem prowadzenia metryk elektronicznie w celu ich wydruku jest jednak (§ 3 ust. 3 rozporządzenia MAC — nie dotyczy MF):

  • zapewnienie ochrony metryk elektronicznych przed utratą przez okresowe wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są dane bieżące;
  • zapewnienie jednoznacznego powiązania elektronicznych metryk z nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnoszą;
  • możliwość niezwłocznego odnalezienia i w razie potrzeby wydrukowania żądanej metryki.

Subiektywnie oceniam, iż dla drukowania metryk istotnym problemem może być ich należyta kopia zapasowa (backup), co większość zapewne zignoruje, ale tylko do najbliższej kontroli.

Rozporządzenie wydane na podstawie kpa, jak przystało na ministra ds. cyfryzacji, w pierwszej kolejności szczegółowo reguluje warunki nietworzenia tabel, gdy ich funkcje w całości może pełnić komputer. Należy to odróżnić od wcześniej opisanej sytuacji, gdy niżej opisanego systemu brak i dalej trzeba drukować metryki (przy poniższych systemach nic się nie drukuje).

I tak, jeżeli urząd/jednostka obsługujące organ prowadzący postępowanie posiadają system teleinformatyczny przeznaczony do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD — w przypadku JST wybór zamiast systemu tradycyjnego na rzecz EZD dokonuje kierownik urzędu w oparciu o instrukcję kancelaryjną) albo w zakresie niektórych rodzajów spraw posiada system teleinformatyczny do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych, to można nie prowadzić metryk w postaci odrębnych tabel, ale tylko wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki (§ 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia MAC):

  • EZD umożliwia pokazanie (a contrarioz ust. 2: niekoniecznie przeszukiwanie) chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierającego następujące elementy:
    • oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy),
    • tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy),
    • datę dokonanej czynności,
    • określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko),
    • określenie podejmowanej czynności,
    • wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność;
  • inny system dla wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych umożliwia wyszukanie i prezentację tych samych ww. danych.

EZD dopuszcza również MF (§ 2 jego rozporządzenia), poprzestając jednak na wymaganiach określonych w instrukcji kancelaryjnej i nie dodając żadnych własnych wymogów.

Ocena i wiedza, czy powyższe kryteria spełniają posiadane specjalistyczne narzędzia wykorzystywane przykładowo w ewidencji gruntów, rejestracji kierowców i pojazdów, ewidencji działalności gospodarczej czy ewidencji ludności — należy do komórki merytorycznej korzystającej z danego systemu.

Projekty ww. rozporządzeń MA(i)C dotyczące metryk spraw można było znaleźć w BIP MA(i)C:

Z dzisiejszej Rzepy opinia publiczna mogła się dowiedzieć, że działania urzędników będą monitorowane, co pomoże ustalić na jakim etapie powstał błąd i wskazać winnych temu urzędników, dzięki czemu sprawy będą rozpatrywane w sposób bardziej przejrzysty przez urzędników, którzy dokładniej „przemyślą swoje decyzje” (bo dotąd nie myśleli? — komentarz MR); zarazem organy będą miały więcej pracy, co może wydłużyć i tak przeciągające się postępowania; z drugiej jednak strony, od metryk daleko do pociągnięcia urzędnika do odpowiedzialności, bowiem trzeba wpierw udowodnić m.in., że swoim działaniem lub zaniechaniem przyczynili się do rażącego naruszenia prawa  (źródło: Monika Pogroszewska, Działania urzędników będą monitorowane, Rzeczpospolita z 07.03.2012); co ciekawe, Autorka dostrzegła, że nowe metryki nie obejmą tzw. dokumentów wewnętrznych, których urzędy nie uznają za oficjalne pisma.

Tyle na dziś w temacie metryk. Pierwsze uwagi (sfrustrowanego?) ich użytkownika niebawem. W międzyczasie, proszę o komentarze.

PS. Nieodparcie odnoszę wrażenie, że cały czas zajmuję się metrykami. Najpierw w pracy, a potem w czasie wolnym ;)

21 Komentarzy

  1. Anna

    Witam,
    proszę o opinię jak Pan ocenia konieczność prowadzenia metryki dla skarg i wniosków. Jest to uproszczone postępowanie administracyjne, ale jednak zawiera się w pojęciu „postępowanie administracyjne”. W projekcie rozporządzenia wyłączającego nie znalazłam wzmianki o skargach i wnioskach.
    Pozdrawiam i dziękuję.

    W pierwszej wersji odpowiedzi na komentarz pisałem, że postępowanie skargowo-wnioskowe jako uproszczone postępowanie administracyjne objęte jest obowiązkiem metrykalnym, chyba że wyłączy to brakujące rozporządzenie. Jednakże nie jestem już tego taki pewien, bowiem komentarz prof. Adamiak uproszczonym postępowaniem nazywa tylko postępowanie w sprawie wydawania zaświadczeń. Jak tylko ponownie wyrobię sobie opinię ws. przedmiotowego zakresu obowiązywania metryk spraw, to dam znać tutaj na blogu. Choć definicji legalnej „postępowania administracyjnego” i „sprawy” expressis verbis brak, pewną wskazówkę stanowią art. 1, art. 2, art. 5 i art. 7 kpa. Tak więc zmieniam stanowisko do czasu rychłego wyjaśnienia.
    Odpowiadając na email, dziękuję za lekturę bloga :) Pani adres email jest niewidoczny dla innych, jest uzupełniany automatycznie tylko na tym komputerze, z którego wysłała Pani komentarz; nikt inny poza mną i Panią go nie widzi. Pozdrawiam serdecznie.
  2. Asia

    Witam.
    Poza dokumentacją nie tworzącą akt sprawy każde pismo składane w Urzędzie jest przyporządkowane do sprawy i nadaje mu się znak sprawy. W trybie kpa należy go załatwić. Jeżeli urzędnik tego nie wykona, np. nie odpowie na pismo w ogóle,może być złożona skarga na bezczynność organu, co może skutkować kolejnymi konsekwencjami. Czy zatem dla każdego pisma, które jest „sprawą” ma być zakładana metryka. Postępowanie administracyjne odnosi się do każdego pisma, tworzącego akta sprawy, które może być wnioskiem, skargą, itp. i nie zawsze kończy się wydaniem decyzji.
    Kolejne pytanie:
    Jak postępować z projektami uchwał i uchwałami rad miejskich. Czy też zakładać metryki i np. wpisywać złożone autopoprawki i interpelacje złożona na sesji, tj. ustnie, a nie pisemnie?
    Dziękuję za pomoc.

  3. Ania

    Szanowna Pani Asiu,
    mam nadzieję, że Gospodarz bloga mi to wybaczy i jednocześnie podzieli moją opinię będącą uwagą do Pani pytań. Otóż nie każde pismo wpływające do urzędu załatwiane jest w trybie KPA. Wiele spraw załatwianych jest na gruncie innych ustaw. W moim przekonaniu metrykę należy zakładać wyłącznie dla indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej oraz załatwianych na podstawie ustawy ordynacja podatkowa. W obu przypadkach chodzi o sprawy, które kończą się wydaniem decyzji administracyjnej. Jeszcze jedno: metrykę zakładamy dla sprawy, nie dla pisma. To z metryki właśnie będzie wynikać m. in. ile pism wpłynęło i wyszło w danej sprawie.
    Jeżeli chodzi o efekty prac rady gminy/miasta w postaci uchwał, nie są one sprawami administracyjnymi, więc metryk dla nich nie zakładamy. Elementy, które Pani wymienia znajdują się w protokołach z sesji rady.
    Pozdrawiam!

    P.S. Panie Macieju, bardzo dziękuję za odpowiedź! Z wielką przyjemnością systematycznie zaglądam na Pana blog. Pozdrawiam!

  4. Ania

    Mała errata ;-) Jeżeli chodzi o uchwały rady gminy to mamy mały wyjątek: rozpatrywanie skarg i wniosków. Dla tych spraw powstaną metryki sprawy, mimo że rozpatrzenie skargi lub wniosku nastąpi w formie uchwały właśnie.

  5. Beata

    Dzien dobry.
    bardzo prosze o potwierdzenie mojego stanowiska (lub wyprowadzenie mnie z błędu), że do prowadzonych postepowań o udzielenie zamówienia publicznego metryki nie maja zastosowania ?!
    pozdrawiam Beata

  6. ania

    Witam,
    opublikowano wczoraj wyczekiwane wyłączenia :)
    (poz. 269)

  7. Kaśka

    Witam Serdecznie
    Mam następujące pytania co do metryczki :
    -czy metryczkę należy prowadzić jedynie w przypadku spraw zakończonych wydaniem decyzji, postanowieniem czy zaświadczeniem czy też w przypadku każdej sprawy jaka jest prowadzona w Urzędzie pomijając oczywiście wyłączenia??

    – od jakiej osoby zaczyna się cały proces wpisywania w metryczkę czy od osoby rozpoczynającej sprawę czy od kancelarii tworzy się długa nić i jaka osoba powinna to robić??
    – czy przy wpłynięciu załączników do pisma rozpisuje się je wszystkie czy tylko pismo główne??

    Pozdrawiam;)

  8. Adam

    Mam pewne wątpliwości w kwestii ujmowania w metryce niektórych typowych rodzajów czynności, o których traktował projekt rozporządzenia ws. wzoru metryki [„przyjęcie do realizacji, dekretowanie, sporządzenie, akceptacja, brak akceptacji, podpisanie, sporządzenie notatki do sprawy, inne (wskazać jakie)”] wobec konieczności wskazania:
    1) identyfikatora dokumentu, do którego odnosi się dana czynność (ostatnia kolumna metryki z rozporządzenia MAiC);
    2) rodzaju, daty i ewentualnie identyfikatora dokumentu określającego podjętą czynność (ostatnia kolumna metryki z rozporządzenia MF).
    Przyjmijmy, że prowadzimy sprawę, do której ma zastosowanie metryka określona przez MAiC. Jak przypisać identyfikator dokumentu do takich czynności jak: „sporządzenie, akceptacja, brak akceptacji, podpisanie”? Przygotowany jest projekt decyzji, mający z założenia tę samą datę i znak przy każdej z tych 4 czynności, a więc dla których, wydaje się, identyfikator będzie wspólny, tym samym zidentyfikowanie dokumentu będzie utrudnione. Skoro dokument ma odzwierciedlać daną czynność, to czy Państwo wyobrażacie sobie „trzymanie” w aktach spraw projektów dokumentów sporządzonych/zaakceptowanych/niezaakceptowanych (żeby było ciekawiej z wzmiankami o dacie tych czynności) itp. aby te czynności ujmować w metryce już niekoniecznie wedle identyfikatora (no bo chyba będzie wspólny), ale wedle daty?
    Ja, przynajmniej na pierwszy rzut oka, nie bardzo.
    Pozdrawiam
    Adam

  9. Sławek

    Panie Adamie
    Bardzo proszę o pomoc
    W naszym urzędzie, gdzie bazuje się na przepisach KPA i ustawy o powszechnym obowiązku obrony pojawiają się wątpliwości o sposób zakładania metryk sprawy bowiem
    Osoba składa wniosek i cała procedura jest wszczynana kończąca się wydanie karty przydziału, która jest decyzją administracyjną. Następnie osoba ta powoływana jest na ćwiczenia, co też jest decyzją ćwiczenia odbywa kilka razy w roku czy zakładać jedną metrykę od początku, czy za każdym razem zakładać nową metrykę?

  10. Adam

    Dzień dobry. A czy wyłączenie obowiązku prowadzenia metryk w sprawach skarg i wniosków nie wynika z treści art 221 kpa który odwołuje się do zasad określonych w dziale VIII a więc nie w dziale II gdzie znajdują się regulacje dot metryk? Pozdrawiam

  11. Monika

    Witam.
    Czy dobrze rozumiem, że w metryce wpisujemy wszystkie dokumenty/pisma wychodzące z urzędu. Nie wpisujemy pism które do nas wpłynęły w danej sprawie? (bo przecież nie podejmowaliśmy w związku z nimi żadnych czynności, w urzędzie nie ma osób odpowiedzialnych za ich powstanie)

  12. Janusz

    Pani Moniko. Wg mnie pisma przychodzące powinny być jak najbardziej uwidocznione w metryce. Co prawda nie ma w urzędzie osób odpowiedzialnych za ich powstanie ale są osoby odpowiedzialne za ich przyjęcie i dekretację. Dobrze więc wiedzieć jak długo pismo wędrowało do osoby merytorycznej od momentu przyjęcia w kancelarii. Może się bowiem okazać, że zawalony termin załatwienia sprawy wynika nie z opieszałości prowadzącego sprawę ale z beztroski jego przełożonego.

  13. Diana

    Witam serdecznie,
    pracuję w szkole i mam takie pytanie czy do upomnień dyrektora, które wysyłamy w sprawie nierealizacji obowiązku szkolnego należy dołączać metrykę?

  14. Eugenia

    Witam,
    metrykę prowadzi urząd (urzędy) od początku do końca sprawy. Wysłanie wezwania do obywatela jest tylko jednym z etapów postępowania, który odnotowuje się w metryce. Metrykę oraz inne dokumenty postępowania należy okazać obywatelowi na jego żądanie, bądź przekazać mu jej kopię (odpis). Ale nie oddaje się mu oryginału metryki, gdyż stanowi ona część akt sprawy i musi w nich pozostać.
    Mam pytanie dotyczące przekazywania metryki wraz z aktami sprawy pomiędzy urzędami. Czy lepiej jest kontynuować metrykę założoną w urzędzie, który nam przekazał akta sprawy do dalszego załatwienia, czy też stworzyć własną (zachowując numer sprawy nadany przez pierwszy urząd) i dołączyć ją do akt sprawy i wcześniejszej metryki . To drugie rozwiązanie ułatwiałoby identyfikację urzędu, w którym realizowano poszczególne etapy postępowania. Ale może ktoś ma lepsze rozwiązanie (poza dokładaniem dodatkowych rubryk w metryce)?

  15. Eugenia

    Panie Adamie,
    moim zdaniem sprawy uregulowane w dziale VII i VIII Kpa nie są objęte obowiązkiem zakładania i prowadzenia metryki. W moim urzędzie (rządówka) nie zakładamy metryk dla wniosków o wydanie zaświadczeń, chyba że wydajemy w tej sprawie postanowienie odmowne. Natomiast w sprawach skarg i wniosków zasadne jest jednak zakładanie metryki mimo braku takiego obowiązku. Powinien o tym jednak zadecydować dyrektor urzędu.
    Pozdrawiam

  16. Eugenia

    Panie Sławku,
    też pracuję w WKU i z przykrością muszę stwierdzić, że każda z tych spraw (nadanie PK, powołanie na ćw. wojsk.) jest odrębną sprawą administracyjną i dla każdej trzeba założyć odrębną metrykę. Trochę to „upier…”, ale nasz minister nie zadbał o wyłączenie.
    Pozdrawiam z Wrocławia

  17. Karolina

    Witam Proszę Pana o opinię w sprawie prowadzenia metryki sprawy dla wpływających wnioskół o dofinansowanie pracodawcy kosztów kształcenia młodocianych pracowników. Mam pyt odnośnie tego co należy pokolei w tej metryce uwzględnić. Pozdrawiam i dziękuje za odp

  18. Mariola

    Witam. Bardzo proszę o pomoc. W dniu 10.08.wpływa odwołanie od decyzji organu. W tym tez dniu otrzymuje to pismo pracownik, który zajmuje się dana sprawą. 12.08 po przygotowaniu odpowiedzi na w/w odwołanie przekazuje przygotowaną decyzję zwierzchnikowi do akceptacji. Czy w metryczce w dacie 10.08 pracownik może wpisać, ze przygotował projekt odpowiedzi na decyzję a 12.08 przekazał ten projekt celem weryfikacji i akceptacji? Zostałam upomniana przez przełożonego, który stwierdził, że data 10.08 to data wpływu pisma do instytucji a data 12.08 to otrzymanie projektu sporządzonej decyzji a nie dokonanie weryfikacji i akceptacji. Wskazał, że nie powinnam wpisywać daty jego czynności do momentu, kiedy nie odda mi decyzji.!!! Wynika z tego, ze ja mogę przygotować taki projekt decyzji np. w 3 dni i przekazać przełożonemu a on odda mi po np. dniach 20. Czy tak powinno być?

  19. Eugenia

    Wydaje mi się, ze przełożony Pani Marioli ma rację w kwestii wpisania daty dokonania akceptacji projektu pisma. Osoba sporządzająca metrykę wpisuje daty dokonania poszczególnych czynności na tym etapie, za który odpowiada merytorycznie. Ja wpisuję np. kolejno: datę rejestracja pisma w kancelarii jawnej – datę dekretacji pisma dokonanej przez dyrektora urzędu (zgodnie z adnotacją przy dekretacji), datę dekretacji pisma dokonanej przez kierownika komórki wewnętrznej (ewentualnie ze skrótową treścią polecenia służbowego zamieszczonego przy dekretacji) – datę pobrania przeze mnie pisma z kancelarii – datę sporządzenia projektu decyzji – datę przekazania projektu kancelarii lub przełożonemu w celu akceptacji – datę podpisania projektu lub dokonania poprawek itd. Każdy etap opisany odrębnie zgodnie z ewidencją przepływu pism lub datą wpisaną przy dekretacji/ poprawkach itp. Za czas oczekiwania na akceptację projektu decyzji pracownik nie ponosi odpowiedzialności i powinno to wynikać z metryki.

  20. katarzyna

    Witam. czy metryke nalezy prowadzić w osrodkach wsparcia.

  21. Damian Kostyra

    Przy okazji proponuję zapoznać się z projektem nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach: http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/2/projekt/69439/katalog/69450

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *