Poświadczenie własnoręczności podpisu w urzędach

Czyli o nienotarialnym poświadczeniu (poręczeniu, potwierdzeniu, uwierzytelnieniu) własnoręczności (autentyczności, prawdziwości) (złożenia) (odręcznego) podpisu (osoby fizycznej) dokonywanym (sporządzanym) przez urzędy obsługujące organy administracji publicznej.

Z doświadczenia wiem, że wiele osób przychodzi do urzędów poświadczyć własnoręczność swego podpisu. Najczęściej są odsyłani do notariusza, gdyż tylko on może dokonywać takich czynności, aczkolwiek z kilkoma wyjątkami.

W polskim prawie niestety nie ma ogólnego przepisu, który upoważniałby organy administracji publicznej do poświadczania własnoręczności podpisu. W szczególności przepisu takiego nie zawiera Kodeks postępowania administracyjnego ani żadna ustawa ustrojowa ustanawiająca poszczególne organy administracji publicznej. Zgodnie z art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 2007 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483, z późn. zm.) organy władzy publicznej zobowiązane są do działania tylko na podstawie i w granicach prawa.

Co do zasady poświadczenie własnoręczności podpisu sporządzić może tylko notariusz, zgodnie z art. 96 pkt 1 w zw. z art. 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369, z późn. zm.).

Jednakże w niektórych przypadkach organy samorządu terytorialnego mogą sporządzać poświadczenia zgodnie z art. 101 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369, z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz. 185). Rozporządzenie to upoważnia do poświadczania własnoręczności podpisu wyłącznie wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) w tych miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej oraz jedynie na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji, jak również na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie. Ponadto, są również oni upoważnieni do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Rozporządzenie to nie przewiduje upoważnienia dla innych organów (np. starosty, marszałka województwa, wojewody) ani w innych kategoriach spraw niż wyżej wymienione. Poświadczenie własnoręczności podpisu sporządzone na podstawie tego rozporządzenia wywołuje takie same skutki, jak gdyby poświadczenia dokonywał notariusz.

Urzędowe poświadczenie własnoręczności podpisu w innych przypadkach jest możliwe jedynie na podstawie nielicznych przepisów szczególnych.

Zgodnie z art. 79 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa ma obowiązek poświadczyć podpis innej osoby, która podpisze się zamiast składającego oświadczenie woli, który nie może pisać, lecz może czytać, co zachowuje formę pisemną takiego oświadczenia.

Zgodnie z art. 951 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, sekretarz powiatu lub gminy (jednakże już nie sekretarz województwa, co jest przeoczeniem ustawodawcy, por. art. 5 ust. 1 „nowej” ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, Dz. U. Nr 223, poz. 1458) albo kierownik urzędu stanu cywilnego (jednakże już nie jego zastępca, co jest również przeoczeniem ustawodawcy, gdyż ustawowe zastępstwo obejmuje jedynie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, por. art. 6 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688, z późn. zm.) — ma obowiązek przyjąć ustny testament i sporządzić protokół, który powinien być podpisany przez spadkodawcę oraz wymienionego na wstępie przyjmującego testament. Ustawa nie posługuje się w tym przypadku pojęciem poświadczenia podpisu własnoręcznego, ale ratio legis jest podobne.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie wymaganych dokumentów i dowodów potwierdzających rodzaj represji i okres jej trwania oraz szczegółowy tryb postępowania przy składaniu i rozpatrywaniu wniosków o przyznanie świadczenia pieniężnego przysługującego osobom deportowanym do pracy przymusowej oraz osadzonym w obozach pracy przez III Rzeszę i Związek Socjalistycznych Republik Radzieckich (Dz. U. Nr 1111, poz. 1300), organ administracji rządowej lub samorządowej, notariusz lub upoważniony przedstawiciel stowarzyszenia osób poszkodowanych uwierzytelnia podpisy świadków pod ich oświadczeniami.

Zgodnie z art. 122 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353, z późn. zm.), organy administracji rządowej i samorządowej oraz (organy) pracodawcy są zobowiązane do nieodpłatnego poświadczania własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych. Zgodnie z art. 128 ust. 3 tej ustawy, właściwe organy administracji rządowej lub jednostek samorządu terytorialnego potwierdzają nieodpłatnie własnoręczność podpisu emeryta lub rencisty (a w razie okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających także osoby sprawującej faktyczną opiekę), w celu potwierdzenia istnienia dalszego prawa do pobierania świadczeń określonych tą ustawą.

Zgodnie z § 27 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. Nr 10, poz. 49, z późn. zm.), własnoręczność podpisu świadka pod zeznaniem dotyczącym zatrudnienia w danym okresie przez starającego się o przyznanie świadczenia emerytalnego lub rentowego powinna być potwierdzona przez „organ administracji państwowej stopnia podstawowego”, przez który obecnie zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 10 maja 1990 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 32, poz. 191, z późn. zm.) należy rozumieć organ wykonawczy gminy. Zgodnie z § 43 ust. 3 tego rozporządzenia, organ wykonawczy gminy potwierdza również własnoręczność podpisu pod oświadczeniem osoby sprawującej faktyczną opiekę nad emerytem lub rencistą, które jest podstawą do wypłaty świadczenia emerytalnego lub rentowego tej osobie.

Zgodnie z § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organu w zakresie zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu i Państwowej Straży Pożarnej oraz ich rodzin (Dz. U. Nr 239, poz. 2404), jeżeli okres składkowy lub nieskładkowy tych funkcjonariuszy potwierdzany jest zeznaniem świadka doręczanych przesyłką (np. pocztową), własnoręczność podpisów świadków na zeznaniach powinna być poświadczona przez organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego, notariusza lub konsula RP, albo przez przełożonego funkcjonariusza w jednostce, w której pełni służbę. Zgodnie z § 18 ust. 3 te same organy, z wyjątkiem przełożonego, poświadczają własnoręczność podpisu na oświadczeniu wnioskodawcy o okolicznościach, których potwierdzenie innymi dokumentami nie jest wymagane.

Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 lutego 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organów w sprawach zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz uprawnionych członków ich rodzin (Dz. U. Nr 67, poz. 618, z późn. zm.), własnoręczność podpisu świadka pod nadesłanymi pisemnymi zeznaniami powinna być poświadczona przez przez notariusza, organ administracji rządowej lub samorządowej albo przez dowódcę jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni czynną służbę wojskową.

Zgodnie z art. 75 ustawy z dnia 28 kwietnia 1936 r. – Prawo wekslowe (Dz. U. Nr 37, poz. 282, z późn. zm.) podpis na wekslu innej osoby za niepiśmiennego lub niemogącego pisać uwierzytelnia notariusz lub organ wykonawczy gminy.

Jeżeli przepis szczególny zezwala na poręczenie własnoręczności podpisu w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, to zgodnie z cz. II pkt 7 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635, z późn. zm.), czynność ta podlega opłacie skarbowej, której stawka wynosi 9 zł, przy czym właściwym organem podatkowym (bez względu na urząd, który dokonuje poręczenia) jest wójt (burmistrz, prezydent miasta).

Generalnie należy przyjąć, że organ upoważniony do poświadczenia własnoręczności przepisu powinien być wskazywany przez ten sam przepis prawa, który w ogóle takiego poświadczenia wymaga. Jeśli ktoś żąda takiego poświadczenia, to powinien wskazać interesantowi zarówno organ upoważniony jak i sam przepis upoważniający. Obawiam się jednak, że duża część takich wymogów nie wynika z powszechnie obowiązującego prawa, lecz jest jedynie radosną twórczością własną urzędów, bądź to poprzez wewnętrznie obowiązujące przepisy, które nie mogą stanowić podstawy żądania czegokolwiek od jednostki, bądź to poprzez odwieczny utarty zwyczaj i praktykę.

W obrocie prawnym okazać się może, że faktycznie o dopuszczalności urzędowego poświadczenia własnoręczności podpisu decydują nie tyle same przepisy prawa, co adresat oświadczenia, pod którym podpis jest uwierzytelniany. Jeśli organ lub strona, która ma otrzymać pisemne oświadczenie, zaakceptuje urzędowe potwierdzenie podpisu (a nie notarialne), to poświadczenie takie zapewne nigdy (czytaj: do czasu kontroli) nie będzie zakwestionowane, skoro okazało się ono wystarczające zarówno dla składającego jak i otrzymującego to pismo. Wydaje się jednak, że urząd może odmówić poświadczenia własnoręczności podpisu, jeżeli nie istnieje przepis prawa upoważniający go do dokonania takiej czynności.

Powyższe rozważania dotyczą jedynie „urzędowego poświadczenia własnoręczności podpisu” z całym dorobkiem naukowym, jaki kryje się za tymi pojęciami. Zaznaczam jedynie, że:

  • najczęściej podpisem będzie własne nazwisko napisane czytelnie i odręcznie długopisem pod tekstem na kartce papieru, ale różny może być sposób (ręka), narzędzie (długopis), nośnik (papier), miejsce (na ostatniej stronie na dole) i treść (nazwisko) podpisu; na marginesie wyrażę moje zdanie (aczkolwiek nie wiem, co na to doktryna), że możliwe jest złożenie „własnoręcznego” podpisu co prawda nie ręką, lecz nadal osobiście inną kończyną lub ustami, jeśli ślad na papierze nie wzbudza podejrzeń, że nie był wykonany ręką; w związku z tym „własnoręczność” moim skromnym zdaniem podlega rozszerzającej wykładni funkcjonalnej;

  • zewnętrzne przepisy prawa obowiązujące i mające bezpośredni skutek na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (prawo Unii Europejskiej lub międzynarodowe) mogą stanowić odrębną podstawę do poświadczenia własnoręczności podpisu, jednakże ich wyszukanie nie było celem niniejszego artykułu;

  • polskie prawo może uznawać skutki zdarzenia zagranicznego (międzynarodowego) tak jak gdyby własnoręczność podpisu była poświadczona, jeśli wynika to z prawa obcego lub zobowiązania Rzeczypospolitej Polskiej (por. ustawa z dnia 12 listopada 1965 r. – Prawo prywatne międzynarodowe, Dz. U. Nr 46, poz. 290, z późn. zm., zwłaszcza art. 12);

  • prawo zrównuje czasem alternatywne formy składania oświadczeń woli lub wiedzy z formą pisemną (własnoręczną); tak zasadniczo jest w przypadku podpisu elektronicznego (art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.); na marginesie można też wspomnieć, że podpis elektroniczny podlega obligatoryjnie swoistemu uwierzytelnieniu za pomocą środków technicznych i podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne;

  • przez „urzędy” uważałem powyżej urzędy najbliższe jednostce, czyli urzędy organów administracji publicznej, głównie samorządowej i terenowej rządowej; nie poddałem szczegółowej analizie przepisów o czynnościach notariuszy (aczkolwiek do tych zamieściłem stosowne odesłanie), radców prawnych i adwokatów lub innych pełnomocników, prokuratur, sądów, komorników, syndyków, organów skarbowych i kontrolnych, banków, ambasad i konsulatów itp.; w szczególności przepisy kancelaryjne, archiwalne, podatkowe lub rachunkowe mogą upoważniać lub zobowiązywać do czegoś na kształt poświadczenia własnoręczności podpisu;

  • powyżej nie rozstrzygam o dopuszczalności, formie i treści upoważnienia pracowników urzędu obsługującego właściwy organ lub innych osób do poświadczania własnoręczności podpisu w imieniu tego organu;

  • oprócz poświadczenia własnoręczności podpisu odrębnym zagadnieniem pozostaje również stwarzająca problemy dopuszczalność poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentu oraz wydawanie zaświadczeń;

  • prawo cały czas się zmienia, wbrew wzniosłym założeniom często okazuje się niejednolite, niekonsekwentne i nieracjonalne, mogłem więc pominąć niektóre przypadki szczególne upoważniające urzędy do dokonywania czynności o skutkach podobnych do poświadczenia własnoręczności podpisu, np. z powodu posłużenia się jeszcze innymi słowami.

WYCIĄG
dotyczący urzędowego poświadczenia własnoręczności podpisu
(określenia użyte w przepisach prawa zostały skrócone)

rodzaj oświadczenia organ upoważniony*
każde

notariusz

upoważnienie do odbioru przesyłek, poczty, pieniędzy, dokumentów urzędowych

wójt, jeżeli brak notariusza

stwierdzenie własnego stanu rodzinnego i majątkowego

wójt, jeżeli brak notariusza

każde oświadczenie woli niemogącego pisać lecz mogącego czytać

administracja samorządowa

zeznania świadków w celu przyznania emerytury lub renty

wójt

podstawa do wypłaty emerytury lub renty osobie sprawującej faktyczną opiekę

wójt

potwierdzenie istnienia dalszego prawa do pobierania świadczeń emerytalnych lub rentowych

administracja samorządowa lub rządowa

w sprawach rent z instytucji zagranicznych

pracodawca albo administracja samorządowa lub rządowa

zeznania świadków w celu przyznania świadczenia osobie „wykorzystywanej” przez III Rzeszę lub ZSRR

notariusz albo administracja samorządowa lub rządowa

zeznania świadków w celu przyznania zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy policji i innych służb

przełożony, notariusz, administracja samorządowa lub rządowa albo konsul

oświadczenia zamiast dokumentów w celu przyznania zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy policji i innych służb

notariusz, administracja samorządowa lub rządowa albo konsul

zeznania świadków w celu przyznania zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy

dowódca, notariusz albo administracja samorządowa lub rządowa

weksel niepiśmiennego lub niemogącego pisać

notariusz lub wójt

(*) wójt = oprócz wójta także burmistrz lub prezydent miasta

administracja samorządowa = wójt, starosta, marszałek województwa

administracja rządowa = wojewoda, minister

21 Komentarzy

  1. Maciej Róg

    Rafał Golat, „Poświadczanie własnoręczności podpisu” (w:) Gazeta Samorządu i Administracji 12/2002 z 03.06.2002, s. 27
    (…) Kwestia powyższa nie może być inaczej interpretowana w świetle przepisów ustawy z 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 86, poz. 960), której przedmiotem jest m.in. ustalenie wysokości opłaty, pobieranej od różnego rodzaju zaświadczeń, nie zaś rozgraniczanie kompetencji do wykonywania różnego rodzaju czynności urzędowych. Dlatego ustawa ta jest dla omawianej materii o tyle nie bez znaczenia, iż w części III.6 załącznika do niej postanawia, że opłata skarbowa od poświadczenia własnoręczności podpisów wynosi 4 zł od każdego podpisu. (…)

  2. Maciej Róg

    Anna Wojda, „Poświadczenie własnoręczności podpisu” (w:) Gazeta Prawna 54/2004 z 17.03.2004, dodatek: Urząd i Obywatel, s. 8

  3. Maciej Róg

    Zgodnie z § 13 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U. Nr 148, poz. 1564, z późn. zm.) maksymalna stawka taksy notarialnej za poświadczenie własnoręczności podpisu wynosi:

    a) na dokumentach, jeżeli przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną — 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł,

    b) na pełnomocnictwach i innych dokumentach — 20 zł

  4. Maciej Róg

    Zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 169, poz. 1418, z późn. zm.) w związku z wojną rozpoczętą w 1939 r. — oświadczenia świadków o pozostawieniu nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub posiadaniu obywatelstwa polskiego, które dołącza się do wniosku o potwierdzenie prawa do tej rekompensaty, składa się przed notariuszem, organem prowadzącym postępowanie lub w polskiej placówce konsularnej, przy czym organem prowadzącym postępowanie jest wojewoda.

    Złożenie oświadczenia „przed” notariuszem nie jest zatem tożsame ze stwierdzeniem własnoręczności podpisu. Nie upoważnia ponadto organów administracji samorządowej (jednostek samorządu terytorialnego) do potwierdzania własnoręczności podpisów tych świadków.

  5. Maciej Róg

    § 2 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605, z późn. zm.) stanowi:
    „Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 1, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania”.
    Przepis ten stanowi o notarialnej lub urzędowej formie dokumentu, która przypomina wymóg własnoręczności podpisu, aczkolwiek moim skromnym zdaniem wydaje mi się, że formalnie nie jest z nim tożsama.

  6. Maciej Róg

    Zgodnie z art. 79 § 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59, z późn. zm.), „w razie niebezpieczeństwa grożącego bezpośrednio życiu ojca lub dziecka, uznanie dziecka może nastąpić także przed notariuszem”.

    W brzmieniu poprzednio obowiązującym do dnia 14 listopada 1998 r. przepis ten umożliwiał również składanie oświadczenia o uznaniu dziecka także „przed terenowym organem administracji państwowej o właściwości ogólnej stopnia podstawowego”, tj. przed wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta). Aktualnie organy te nie mogą potwierdzać uznania dziecka z uwagi na zmianę brzmienia ustawy.

  7. Maciej Róg

    W przypadku niektórych postępowań z wniosku strony, wzór lub urzędowy formularz pisma (podania, pozwu, wniosku itp.) wymaga złożenia własnoręcznego podpisu, tzn. zawiera pole zatytułowane „własnoręczny podpis”. Jeżeli pismo składa się osobiście w urzędzie, podpis składa się przy samym urzędniku, a więc własnoręczność jest już potwierdzona.

    Jeśli pismo wysyła się pocztą, istnieje problem podmiotu, który może poświadczyć własnoręczność tego podpisu. Przedstawioną w powyższym artykule analizę należy odnieść również do tej sytuacji. Własnoręczny podpis na wzorze lub formularzu urzędowym poświadcza notariusz, a niektórzy urzędnicy jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

  8. Ewa Krytowska

    Witam, mam pytanie dot. poświadczenia podpisu, czy pracownik socjalny ma prawo poświadczyc zgodność własnorecznego podpisu klienta na oświadczeniu na podstawie którego osoba upoważniona pobierze w imieniu klienta świadczenie pieniężne z pomocy społecznej. Z góry dziekuje za odpowiedź Ewa Krytowska

  9. Maciej Róg

    Pani Ewo,

    Jeśli oświadczenie służy wyłącznie OPSowi (wszystkie egzemplarze pozostaną w aktach sprawy) może Pani poświadczać sama własnoręczność podpisu. Nie o to jednak raczej chodzi.

    Ponieważ nie znalazłem szczegółowych uregulowań w ustawie o pomocy społecznej, rozumiem, że chodzi o „zwykłe” pismo upoważniające do odbioru przesyłek i sum pieniężnych.

    Jeśli egzemplarzem oświadczenia będzie się posługiwać pełnomocnik, np. wobec listonosza, wówczas organ wykonawczy gminy (wójt, burmistrz lub prezydent miasta) albo osoba przez niego upoważniona pisemnie, ze wskazaniem tego typu spraw (np. Pani) — MOŻE poświadczać własnoręczność podpisu, ale TYLKO wtedy gdy na terenie gminy nie ma kancelarii notarialnej. Jeśli choć jedna kancelaria istnieje, można odmówić poświadczenia własnoręczności podpisu, przynajmniej zgodnie z ustawą Prawo o notariacie. To jest opinia w zakresie obowiązującego prawa.

    Natomiast jak podkreśliłem w artykule, w życiu codziennym dla żądającego poświadczenia własnoręczności podpisu (poczty, banku, innego urzędu) zazwyczaj wcale nie ma znaczenia, że poświadczającym nie jest notariusz, tylko inny urzędnik. Jeśli więc strona godzi się na niepewność, że ktoś kiedyś może odrzuci takie poświadczenie, a Pani nie chce robić komuś nieco większego problemu, moim skromnym zdaniem nawet Pani może — oczywiście, że na własną odpowiedzialność — poświadczyć podpis na takim dokumencie, choćby strona mogła udać się do notariusza. Te przepisy są powszechnie łamane z różnych powodów (archaiczność, biurokratyzm, nieświadomość); poza tym do tego stanu rzeczy przyczyniają się sami natrętni (w tym zakresie) interesanci.

    (dodano:)
    Gdyby się jednak miało okazać, że to nie Pani jest pracownikiem socjalnym rozważającym poświadczenie komuś własnoręczności jego podpisu, a jest Pani pracownikiem instytucji oceniającej własnoręczność podpisu poświadczoną już przez właśnie pracownika socjalnego, wówczas odpowiedź jest taka sama. Przyjmujący taki dokument ma prawo odmówić uznania jego mocy prawnej, jeżeli tylko własnoręczność podpisu miała być poświadczona, a nie zrobił tego podmiot umocowany przez jeden z wyliczonych przepisów (nie należy do nich pracownik pomocy społecznej). Jeżeli jednak istnieje dorozumiane porozumienie (zgodne oczekiwanie), że taki podpis „wystarcza” wszystkim czterem stronom (strona—poświadczający—pełnomocnik—przyjmujący), wówczas nie widzę faktycznych przeszkód do zaakceptowania tak złożonego podpisu.

  10. Jo

    Maciej..
    jestem urzędnikiem samorządowym.Wspaniała, bardzo czytelna stronka. Z przyjemnością przeczytałam wyjaśnienie dotyczące poświadczenia własnoręczności podpisu…będę tutaj zaglądała częściej.Pozdrawiam.

  11. Lusia

    Witam,
    pracuję w Urzędzie Stanu Cywilnego. Ostatnio coraz cześciej spotykam się z prośbą od interesantów, aby poświadczyć za zgodność z oryginałem np. dowód osobisty, legitymacje ZUS czy kartę leczenia szpitalnego. Wymagają tego najczęściej firmy ubezpieczeniowe, które właśnie do nas odsyłają interesantów, mówiąc im,a nawet dając na piśmie, że „urząd”, jako organ administracji może wszystko poświadczyć.Mam zatem pytanie. Czy Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może dokonać takiego poświadczenia? Rozporzadzenie MSWiA w sprawie szczegółowych zasad sporzadzania aktów stanu cywilnego… w art. 13 mówi jedynie o uwierzytelnianiu odpisów aktów stanu cywilnego, Z góry dziękuję za odpowiedź.

  12. a.k.77

    Fajne opracowanie ale brakuje mi tu jeszcze jednego przypadku, objętego dyspozycją art. 3 ustawy z dnia 8 lipca 2005r. o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
    Art. 3. 1. W przypadku gdy nieruchomości pozostawione poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej były przedmiotem współwłasności, prawo do rekompensaty przysługuje wszystkim współwłaścicielom, spełniającym wymogi określone w art. 2, albo niektórym z nich, wskazanym przez pozostałych współwłaścicieli. Wskazanie osoby uprawnionej do rekompensaty następuje przez złożenie oświadczenia z podpisem poświadczonym notarialnie lub przed organem administracji publicznej albo przez złożenie oświadczenia w polskiej placówce konsularnej.
    2. W przypadku śmierci właściciela nieruchomości pozostawionych poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej, prawo do rekompensaty przysługuje wszystkim spadkobiercom albo niektórym z nich, wskazanym przez pozostałych spadkobierców, jeżeli spełniają wymóg określony w art. 2 pkt 2. Wskazanie osoby uprawnionej do rekompensaty następuje przez złożenie oświadczenia z podpisem poświadczonym notarialnie lub przed organem administracji publicznej albo przez złożenie oświadczenia w polskiej placówce konsularnej.

  13. a.k.77
    „Zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 169, poz. 1418, z późn. zm.) w związku z wojną rozpoczętą w 1939 r. — oświadczenia świadków o pozostawieniu nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub posiadaniu obywatelstwa polskiego, które dołącza się do wniosku o potwierdzenie prawa do tej rekompensaty, składa się przed notariuszem, organem prowadzącym postępowanie lub w polskiej placówce konsularnej, przy czym organem prowadzącym postępowanie jest wojewoda.

    Złożenie oświadczenia „przed” notariuszem nie jest zatem tożsame ze stwierdzeniem własnoręczności podpisu. Nie upoważnia ponadto organów administracji samorządowej (jednostek samorządu terytorialnego) do potwierdzania własnoręczności podpisów tych świadków.”

    Nie mogę się z tym zgodzić:) Cytowany art. 6 ust. 5 mówi bowiem o brakujących dokumentach – dowodach, które świadczą o pozostawieniu nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej z konkretnych przyczyn przyczyn, oraz o rodzaju i powierzchni tych nieruchomości. W przepisie tym nie ma nic o wskazywaniu osoby uprawnionej do rekompensaty, o czym traktuje art. 3 tejże ustawy.

    Odpowiedź autora bloga:
    Ja też nie mogę się zgodzić :) Wspomniany przez Pana art. 3 stanowi tylko o sposobie wskazania uprawnionego przez współwłaścicieli, rzeczywiście tutaj wymienia się każdy organ administracji publicznej. Zdanie drugie tego przepisu nie obejmuje jednak znajdującego się dalej wymogu poświadczenia podpisów świadków (art. 6 ust. 5).
  14. a.k.77

    No to się zgodziliśmy:)
    Aha, pozostaje mi się jeszcze tylko ujawnić: jestem Pani, a nie Pan:)
    Pozdrawiam
    Blog świetny:)

  15. Justyna

    3o czerwca mam wyniki matury. W tym okresie nie będzie mnie w domu,a wiadomo potrzebne mi jest ono do rekrutacji na studia. W szkole muszę złożyć oświadczenie żeby ktoś mógł je odebrać za mnie. Rodzice nie mogą tego zrobić z przyczyn osobistych i chciałam żeby to był wujek,ale potrzebne i poświadczenie zgodności podpisu. Czy w tym przypadku gmina udzieli mi takiego poświadczenia? Z góry dziękuję za pomoc

    Wszystko zależy od tego, czy w gminie jest notariusz. Jeśli jest — należy się udać do notariusza. Odpłatność na prawdę nie jest wygórowana. Jeśli notariusza nie ma — obowiązek ma zrobić to wójt (burmistrz) na podstawie § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz. 185), w razie próby odmowy można jego treść przedstawić urzędnikowi. Życzę, żeby wyniki były satysfakcjonujące :)
  16. Małgorzta Budna

    Dobry artykuł, omówiono wiele przypadków, a co w sytuacji kiedy więzień wysyła wniosek do urzędu, i zamiast notariusza (zgodnie z wymogami ustawy) poświadcza jego podpis Kieronik Placówki Penitencjarnej?

  17. Danuta

    Proszę mi odpowiedźieć na pytanie:

    Jezeli w gminie nie ma notariusza, a burmistrz jest na urlopie, czy może własnoręczność podpisu stwierdzić jego zastępca lub sekretarz gminy.
    Czy powinien burmistrz wydać pisemne upowaznienie dla zastępcy i sekretarza upwowazniajace ich do stwierdzania własnoręczności podpisu w razie jego nieobecności.

  18. Eugenia

    Pani Danuto,
    sądzę, że burmistrz może skorzystać z uprawienia określonego w art. 268a Kpa i upoważnić wskazane osoby na czas sprawowania przez nie danej funkcji lub tylko na czas swej nieobecności do stwierdzania własnoręczności podpisu.
    W przypadku opisanym przez panią Małgorzatę szukałabym przepisu szczególnego, który daje kierownikom placówek penitencjarnych prawo potwierdzania własnoręczności podpisu. Jeśli takiego przepisu nie ma (sądzę jednak, że jest), to zawsze pozostaje Konstytucja RP (np. art. 32 ust.2).

  19. Andrzej

    Złożylem dokumenty do sądu o wpis do KRS, po 2 tygodniach musialem dołączyć 1 brakujący dokument i złożyć podpis.W tym czasie doznałem urazu prawej dłoni i mój podpis czasowo się zmienił.Poprosiłem panią w sekretariacie w sądzie o potwierdzenie podpisu, który złożyłem przy niej.Odmówiła.Poszedłem do sekretariatu sądu i też mi odmówiono potwierdzenia mojego podpisu.Doznałem szoku, ze sąd i urzędnicy sądu nie mogą tego zrobić.Dziwna sprawa.
    Z poważaniem

  20. Grażyna

    Zwrot ” oświadczenie złożone przed notariuszem” nie występuje w kodeksie cywilnym, ani w Prawie o notariacie. Powołując się tym zwrotem polski ustawodawca w żadnych ustawach nie doprecyzował czy ma być to oświadczenie spełniające wymogi przewidziane w porządku prawnym dla aktu notarialnego czy też wystarczającym będzie samo potwierdzenie przez notariusza faktu złożenia przez oświadczającego własnoręcznego podpisu pod treścią oświadczenia. Dlatego ludzie mają problemy w niektórych urzędach wojewódzkich w sprawach dotyczących oświadczeń świadków ustawy o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 169, poz. 1418, z późn. zm.) w związku z wojną rozpoczętą w 1939 r. Różnie każdy urząd interpretuje to zagadnienie. Dlatego tak ważne jest aby w ustawach było wszystko doprecyzowane dokładnie i zgodnie z obowiązującym prawem.

  21. mały książę:)

    to jest bardzo dziwna sprawa. My robiliśmy dokumenty we Francji, prawnik zalecił poświadczenie podpisu przy tamtejszym notariuszu (zob. http://www.eporady24.pl/potwierdzenie_przez_notariusza_we_francji_a_wymog_apostille,pytania,4,58,2302.html) a notariusz się dziwił ;) ponoć we Francji nie robią takich cyrków z podpisami, amoże to ja trafiłam na takieego luzaka. koneic końców podpis poświadczył i sprawa poszła dalej.

Pozostaw odpowiedź Małgorzta Budna Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *