Czy NGO muszą sprawozdanie finansowe i podatki rozliczać elektronicznie?

Artykuł piszę w dynamicznym stanie prawnym, więc zapewne szybko się zdezaktualizuje. Tym nie mniej, musiałem gdzieś przeanalizować traktowane przez wszystkich z niedowierzaniem plotki, czy rzeczywiście w 2019 r. m.in. organizacjom pozarządowym (NGO), czyli głównie stowarzyszeniom i fundacjom, zrobiono przymusową elektroniczną rewolucję… Na marginesie, choć tak ogólnie z zasady jestem za elektronizacją (oczywiście z głową i wyjątkami), to jednak tu dostrzegam, że tym razem ma ona szansę… zlikwidować znaczną część organizacji nieposiadających zdolności (umiejętności, wiedzy, oprogramowania, sprzętu) do elektronicznego rozliczania sprawozdań finansowych oraz zeznań (głównie CIT-8) i deklaracji podatkowych. Problemem jest wysoka średnia wieku, trudności w obsłudze komputera (myszki, klawiatury), a co dopiero internetu, a do tego jeszcze specjalistyczna wiedza w sprawozdawczości finansowej, a nie wspomnę o profilu zaufanym na poziomie high level… (zakładanie organizacji w ePUAP i dodawanie jej reprezentacji w ePUAP), a co dopiero kwalifikowanego podpisu elektronicznego CIT-8… W zakresie sprawozdań co prawda na przygotowanie się dano nam niemal cały rok i formy darmowe, ale w przypadku zeznań podatkowych już tylko 2 miesiące i póki co wciąż tylko formy płatne… z poniewczasie rozważanym odroczeniem… Ale po kolei…

3 etapy sprawozdań finansowych niektórych NGO

Sektor pozarządowy, jeżeli dana organizacja (dla ułatwienia: stowarzyszenie) nikogo nie zatrudnia (PIT-ZUS), jeżeli nie ma statusu organizacji pożytku publicznego (OPP), jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej (nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców) — musi raz w roku sporządzić, zatwierdzić i przekazać sprawozdanie finansowe oraz złożyć zeznanie podatkowe (CIT-8) — do urzędu skarbowego. Od razu zaznaczam, że wymienione czynności są odrębne:

  • sporządza (1) sprawozdanie finansowe zarząd stowarzyszenia zazwyczaj do 31 marca (gdyż dniem bilansowym zazwyczaj jest 31 grudnia); w tym mieści się również podpisanie;
  • zatwierdza (2) sprawozdanie finansowe organ wskazany w statucie (np. komisja rewizyjna), a jeżeli takiego nie ma, w przypadku stowarzyszeń jest nim walne zebranie członków, w ciągu 3 miesięcy od daty sporządzenia (czyli maksymalnie do 30 czerwca, ale termin może upływać wcześniej, jeśli sprawozdanie sporządzono wcześniej niż 31 marca, co jest wręcz wskazane, by nie zostawiać tego na sam koniec);
  • przekazuje (3) sprawozdanie finansowe, w ciągu 10 dni od jego zatwierdzenia (czyli maksymalnie do 10 lipca, ale termin może upływać wcześniej, jeśli zatwierdzono wcześniej, co jest wręcz wskazane, by nie zostawiać tego na sam koniec) — elektronicznie osoba reprezentująca lub upoważniona przez reprezentację zgodnie z KRS, natomiast przekazanie papierowo lub osobiście najczęściej toleruje niewysłowione umocowanie — bowiem nie widać, kto zakopertował, zaadresował, nakleił znaczek i wrzucił do skrzynki albo przyszedł złożyć osobiście; gońcem może być ktokolwiek (ale nie może dokonywać poprawek).

Forma (1) sprawozdań finansowych niektórych NGO

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) w brzmieniu dodanym od 01.10.2018 przez art. 10 pkt 1 w związku z art. 55 pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398, z późn. zm.), sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dotyczy to wszystkich podmiotów podlegających ustawie o rachunkowości, czyli również stowarzyszeń, w tym moich SOG i ŚTG, a jedynie za wyjątkiem tych stowarzyszeń, które wybrały uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, o czym w odpowiednim czasie powiadomiły skarbówkę zgodnie z art. 10a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, z późn. zm.) w brzmieniu dodanym od 01.01.2016 przez art. 5 ustawy z dnia 23 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1333), w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 2050). Jeżeli stowarzyszenie nie wybrało „uproszczonki”, obowiązuje je wzór sprawozdania załącznik nr 6 do ww. ustawy o rachunkowości dodany od 26.01.2017 przez art. 1 pkt 17 i załącznik do ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 61). Sprawozdanie takie zawiera wtedy 4 części: • wprowadzenie do sprawozdania finansowego, • bilans, • informację dodatkową do bilansu oraz • rachunek zysków i strat, stosownie do art. 45 ust. 1, art. 3 ust. 1pkt6, art.4 ust. 3 pkt 5 ww. ustawy o rachunkowości.

Dopóki organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców (choć jest wpisana do KRS), nie dotyczy jej art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Ta struktura-format to XML. Ministerstwo Finansów nie przygotowało z resztą dla nas żadnej darmowej aplikacji ani struktury takiego pliku XML (aplikacja „e-Sprawozdania Finansowe” przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).

Jeżeli organizacja nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, wówczas elektronicznie sporządza w jakimkolwiek formacie dozwolonym przez załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), np. PDF, DOC/DOCX, ODT.

Kto podpisuje (1) elektronicznie sprawozdanie finansowe niektórych NGO?

Nie jest jednak tyle problemem format, co podpis… Zgodnie z art. 52 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, przy czym odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Tak samo brzmi odpowiedź na pytanie nr 28 na stronie Ministra Finansów (choć pytanie było o XML, zasada dotyczy wszystkich): sprawozdanie finansowe „(…) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu”. To oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno być podpisane również elektronicznie przez księgowych (biuro rachunkowe) oraz przez wszystkich członków zarządu, taka zasada była i jest papierowo, dalej obowiązuje elektronicznie…

Czy zatwierdzenie (2) sprawozdania finansowego niektórych NGO też elektronicznie?

Nie znajduję póki co zapisu, jakoby zatwierdzenie tego sprawozdania (odrębną uchwałą) również musiało być dokonywane elektronicznie. Walne zebrania członków lub komisje rewizyjne zatem mogą podjąć uchwałę w formie wymaganej statutem, natomiast ustawa nie wymusza formy elektronicznej. Niewątpliwie datę zatwierdzenia należy jakoś uprawdopodobnić skarbówce, gdy już przekażemy sprawozdanie. Moim zdaniem, może to być skan uchwały zatwierdzającej.

Elektroniczna wysyłka (3) sprawozdania finansowego niektórych NGO

Osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą składają sprawozdania finansowe do KRS, a za jego pośrednictwem do szefa KAS. Pozostałe podmioty, spoza rejestru przedsiębiorców, składają sprawozdanie finansowe do naczelnika właściwego lokalnego urzędu skarbowego (nie do KRS ani nie do KAS), co wynika z art. 27 ust. 2a niżej wymienionej ordynacji: „podatnicy (…) obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie (…) w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (…)”. Robimy to dostępnymi prawnymi środkami, czyli ePUAP.

CIT-8

CIT-8 również jest składany elektronicznie zgodnie z art. 27 ust. 1c w związku z ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, z późn. zm.) w brzmieniu dodanym od 01.01.2015 przez art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 września 2014 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1563), w związku z art. 3a i nn. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.) — zeznanie o wysokości dochodu osiągniętego w roku podatkowym (czyli u nas CIT-8) składa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Tutaj dostępnym wg prawa środkiem jest m.in. portal podatkowy. Urząd skarbowy nie powinien też wzgardzić zwykłym informatycznym nośnikiem danych w postaci… pendrive USB…

Tak jak tu widać, elektroniczne obowiązki występują od 2015 r. ale art. 27a ustawy o CIT odsyła (wciąż) do art. 45ba ust. 2 ustawy o PIT, czyli ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.). Ówczesny art. 45ba ust. 2 zwalniał z e-PIT (a przez to z e-CIT) podmioty zatrudniające mniej niż 5 osób. Uchylenie tegoż ust. 2 nastąpiło od 01.01.2019 przez art. 1 pkt 18 w związku z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2126). Zatem teraz wszystkie osoby prawne składają zeznania/deklaracje elektronicznie…

Pełnomocnictwo: tak dla CIT-8, nie dla sprawozdań

Zgodnie z art. 80a ordynacji, deklaracja (czyli także CIT-8) może być podpisana także przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być księgowa albo ktoś z zarządu, nawet jeżeli wg KRS reprezentacja jest wieloosobowa. Należy jednak pamiętać, że pełnomocnictwo musi być wcześniej udzielone w odpowiedniej formie przez osoby wskazane w KRS w sposobie reprezentacji.

Możliwość scedowania elektroniki na jednego pełnomocnika nie dotyczy sprawozdań finansowych, które muszą być podpisane przez każdego członka (wszystkich członków) zarządu stowarzyszenia sporządzającego sprawozdanie finansowe.

Co dalej?

Celem artykułu było tylko sprawdzenie prawnych podstaw obowiązywania elektronicznych wymogów sprawozdań finansowych i CIT-8 dla NGO, co potwierdziłem. Wypadałoby jeszcze opisać proces zakładania i podpisywania tych pierwszych na ePUAP. Tyle że to coś, co łatwiej i szybciej pokazać, niż opisać. Będzie jeszcze dłużej, a i tak szybko straciłoby na aktualności.

Najważniejsze jednak, że sprawozdanie finansowe trzeba wysłać z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (za pomocą profilu zaufanego na ePUAP) księgowej i całego zarządu, zaś CIT-8 tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym. UWAGA: skan (odwzorowanie cyfrowe, graficzny obraz na ekranie komputera) takich odręcznych papierowych podpisów NIE jest akceptowalną skuteczną formą podpisania. Inaczej to samo pisząc, podpis na papierze NIE jest skuteczny przez to, że jego obraz został przeniesiony na ekran. Należy użyć profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Konto ePUAP bez profilu zaufanego nie wystarczy.

Zobacz też:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *