Dokument, pismo, forma i postać: tradycyjne i elektroniczne, UPO, UPP, UPD…

Miałem potrzebę rozpoznania i nauczenia się, czym się różni dokument i pismo od formy dokumentowej i pisemnej, a następnie od dokumentu i podpisu elektronicznego. Raczej wszystkiego nie zapamiętam, ale będę wiedział, jak to znaleźć w razie potrzeb, a może innym się przyda (©). Oznaczenia aktów prawnych w stopce.

  • kc określa, że do zachowania formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w określonej postaci
  • w skrócie: dokumentowy=jakikolwiek zapis (choćby niepodpisany); pisemny=własnoręczny=„papierowy” podpis; elektroniczny=kwalifikowany|zaufany|osobisty podpis
  • stan dynamiczny na dzień publikacji
  • jeszcze nie uwzględniono spodziewanej ustawy o doręczeniach elektronicznych (Druk Sejmowy 239), natomiast prequel stanowią przepisy kowidowskie

dokumentowa/y/e:

  • wg art. 77³ kc dokument to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią
  • wg art. 115 § 14 kk dokument to każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne
  • wg art. 77² kc aby forma dokumentowa czynności prawnej była zachowana, wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie
  • wg art. 1 ustawy archiwalnej materiałami (…) są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne (…) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji (…)

pisemna/y/e:

  • wg art. 78 kc aby forma pisemna czynności prawnej była zachowana, wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli [ergo: nieelektroniczna, choćby niektóre elektroniczne były z nią zrównane w skutkach – dopisek MR]
  • własnoręczny, czyli odręczny, ale nie tylko ręką można się podpisać, także inną kończyną (nogą, ustami), a nawet tuszowym odciskiem palca lub formami zastępczymi dla niemogących pisać; por. art. 79 kc
  • wg § 2 pkt 7 rozporządzenia kancelaryjnego pismo to wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia [ergo: także elektronicznie – dopisek MR, jest to raczej niespotykane odstępstwo od rozumienia kodeksowego]
  • wg art. 3 pkt 21 prawa pocztowego przesyłka pocztowa to rzecz opatrzona oznaczeniem adresata i adresem, przedłożona do przyjęcia lub przyjętą przez operatora pocztowego w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi
  • wg art. 3 pkt 20 prawa pocztowego przesyłka listowa to przesyłka pocztowa z korespondencją lub druk, z wyłączeniem przesyłek reklamowych [ergo: list jest rzeczą, nie ma listów elektronicznych – dopisek MR]
  • wg § 2 pkt 14 rozporządzenia kancelaryjnego system tradycyjny to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci
  • różne przepisy rozporządzenia kancelaryjnego rozróżniają nośnik papierowy (np. § 16 i § 42 instrukcji kancelaryjnej) i postać papierową (np. § 7 pkt 8 instrukcji kancelaryjnej), dokumentację elektroniczną i nieelektroniczną (np. § 1 ust. 9–10 rozporządzenia)
  • własnoręcznemu podpisowi zrównane w skutkach są następujące podpisy elektroniczne: kwalifikowany (art. 25 ust. 2 eIDAS, poprzednio art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym), zaufany (art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji) i osobisty (art. 12d PL-ID wobec podmiotu publicznego, a za zgodą obu stron – także między nimi); to jest tylko fikcja prawna (domniemanie), natomiast te rodzaje elektronicznych podpisów nie są dosłownie „podpisami własnoręcznymi” w znaczeniu prawa
  • nie jest podpisem własnoręcznym, a zatem nie zachowuje formy pisemnej: wizualizacja podpisu elektronicznego (np. napis „dokument podpisano elektronicznie”), ani odwzorowanie cyfrowe (skan) własnoręcznego podpisu, ani drukowane (pokazane czcionką-fontem komputerowym jako tekst) imię i nazwisko typu „Jan Kowalski”; ilekroć przepis wymaga podpisu bez wskazania formy/postaci (np. art. 63 § 3 kpa), chodzi o podpis własnoręczny (ugruntowana linia orzecznicza, np. wyrok NSA z 28.06.2013 sygn. I OSK 310/13)
  • o ile dla pisemności wystarczy własnoręczny podpis, to niektóre przepisy dodatkowo wymagają poświadczenia własnoręczności, tj. złożenia podpisu w czyjejś obecności; należy zaznaczyć, że jest to odrębny rygor i dodatkowa forma
  • o ile niektóre elektroniczne podpisy są zrównane z własnoręcznym, to niektóre procedury (postępowania) stawiają dodatkowe wymogi, np. oznaczenie adresu, użycie konkretnych systemów (konkretnej elektronicznej skrzynki podawczej), por. art. 63 § 3a kpa, art. 12b § 1 ppsa i poniżej

informatyczna/y/e:

  • wg art. 3 pkt 1 ustawy o informatyzacji informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej
  • wg art. 3 pkt 3 ustawy o informatyzacji system teleinformatyczny to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego

elektroniczna/y/e:

  • wg art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych
  • wg art. 3 pkt 35 eIDAS dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne
  • wg art. 78¹ kc aby forma elektroniczna czynności prawnej była zachowana, wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym
  • wg art. 2 pkt 5 eUsług środek komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną
  • wg art. 2 pkt 4 eUsług świadczenie usługi drogą elektroniczną następuje bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania, za pomocą sieci telekomunikacyjnej
  • wg art. 3 pkt 17 ustawy o informatyzacji elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego [np. ePUAP, Portal Podatkowy, ZUS PUE itp. – dopisek MR]
  • wg art. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego
  • wg § 2 pkt 13 rozporządzenia kancelaryjnego system EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych
  • dawne sformułowanie „opatrzony” kwalifikowanym podpisem elektronicznym „weryfikowanym” za pomocą „ważnego” certyfikatu kwalifikowanego wraz z eIDAS (które definiuje poprzez certyfikat i urządzenie) można skracać do samego podpisu elektronicznego zaawansowanego (kwalifikowany, w Polsce także inne zaawansowane rodzaje: zaufany lub osobisty)
  • wg art. 3 pkt 1 eIDAS identyfikacja elektroniczna oznacza proces używania danych w postaci elektronicznej identyfikujących osobę, unikalnie reprezentujących osobę fizyczną lub prawną, lub osobę fizyczną reprezentującą osobę prawną
  • wg art. 3 pkt 2 eIDAS środek identyfikacji elektronicznej oznacza materialną lub niematerialną jednostkę zawierającą dane identyfikujące osobę i używaną do celów uwierzytelniania dla usługi online
  • wg art. 3 pkt 11 i art. 26 eIDAS zaawansowany podpis elektroniczny jest unikalnie przyporządkowany, umożliwia ustalenie tożsamości, jest pod wyłączną kontrolą [autentyczność – dopisek MR] i powiązany z danymi tak, że każda późniejsza ich zmiana jest rozpoznawalna [integralność – dopisek MR]
  • wg art. 3 pkt 12 eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny należy do podpisów zaawansowanych, cechuje go udział kwalifikowanego: urządzenia (zał. II) i certyfikatu (wydawca-dostawca, zał. I), jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS)
  • wg art. 3 pkt 14a informatyzacji (elektroniczny) podpis zaufany należy do zaawansowanych podpisów elektronicznych, cechuje go udział profilu zaufanego (pz.gov.pl, dawniej tylko w ramach epuap.gov.pl, obecnie szerzej, dlatego nieprawidłowe jest już sformułowanie: „profil zaufany ePUAP elektronicznej platformy usług elektronicznych”); jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 20ae ust. 2 informatyzacji)
  • wg art. 2 ust. 1 pkt 9 PL-ID podpis osobisty należy do zaawansowanych podpisów elektronicznych, cechuje go umieszczenie certyfikatu w warstwie elektronicznej nowego blankietu dowodu osobistego; jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 12d PL-ID w stosunku do podmiotu publicznego B2A+C2A, a za zgodą obu stron także między nimi B/C-2-B/C)
  • prawo nie posługuje się pojęciem „wizualizacji” podpisu elektronicznego, a jest to przydatne do zrozumienia, że podpis elektroniczny można sprawdzić (zweryfikować, walidować, potwierdzić, odczytać) tylko elektronicznie; wizualizacją może być napis „dokument podpisano elektronicznie”, ewentualnie zawierający imię i nazwisko podpisującego, np. w przypadku PAdES lub wizualizacji dokumentu XML; por. rozważania dotyczące co nie jest podpisem własnoręcznym w sekcji „pisemny” powyżej

CYFRYZACJA i DECYFRYZACJA:

  • postać danych może być zmieniana (przekształcana, konwertowana), w obie strony, z tradycyjnej na elektroniczną (odwzorowanie cyfrowe, skanowanie, digitalizacja), a także wstecznie z elektronicznej na tradycyjną (druk, ksero, odpis), w szczególności jako wymóg (wymuszenie) dla zapewnienia dostępności (kompatybilności, zgodności, obecności w systemie; zapobiegania pominięciu, wykluczeniu cyfrowemu)
  • różna postać może dotyczyć dokumentowania (prowadzenia dokumentacji, akt sprawy), udostępniania (zapoznawania się) oraz doręczania pism
  • wg § 2 pkt 6 rozporządzenia kancelaryjnego (JST) odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; w systemie EZD, wg § 17 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej załączonej do rozporządzenia kancelaryjnego, po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje [z różnych względów – skrót MR, natomiast słowo „skanuje” literalnie]; załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej określa minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
  • wg art. 39¹ § 1 kpa doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej […], jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
  • wg art. 39² kpa  w przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a [ustawy o informatyzacji] doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu
  • wg art. 39³ § 1 kpa w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie złożyła podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, nie wystąpiła do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób; wg art. 39(3) § 3–4 kpa, wydruk takiego pisma może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo i stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w formie dokumentu elektronicznego
  • wg art. 12a § 1–3 i 5 ppsa dla każdej sprawy […] tworzy się akta w postaci elektronicznej lub papierowej; akta w postaci elektronicznej są przetwarzane z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; akta w postaci papierowej są przetwarzane w tej postaci oraz z wykorzystaniem EZD; w postaci elektronicznej sąd udostępnia stronom akta sprawy w swoim systemie teleinformatycznym po uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 i 2 ustawy o informatyzacji
  • wg art. 12b § 1 w związku z art. 46 § 2a ppsa określony w ustawie warunek formy pisemnej uważa się za zachowany, jeżeli dokument elektroniczny zawiera adres elektroniczny oraz został podpisany przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym
  • wg art. 12b § 3 ppsa sąd administracyjny w celu doręczania pism w postępowaniu przekształca postać otrzymanych od stron pism 1) w przypadku otrzymanego pisma w formie dokumentu elektronicznego, przez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku, z zachowaniem wymogów [informatyzacji], jeżeli strona nie stosuje środków komunikacji elektronicznej do odbioru pism; 2) w przypadku otrzymania pisma w postaci papierowej, poprzez sporządzenie uwierzytelnionej kopii w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli strona stosuje środki komunikacji elektronicznej do odbioru pism
  • wg art. 46 § 2a ppsa, w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym; wg § 2d, jeżeli takie pismo nie zawiera adresu elektronicznego, sąd przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego je nadano
  • … CDN …

WŁAŚCIWOŚCI:

  • wg § 2 pkt 2 KRI autentyczność to właściwość polegającą na tym, że pochodzenie lub zawartość danych opisujących obiekt są takie, jak deklarowane; por. motyw 49 RODO
  • wg § 2 pkt 4 KRI dostępność to właściwość określającą, że zasób systemu teleinformatycznego jest możliwy do wykorzystania na żądanie, w założonym czasie, przez podmiot uprawniony do pracy w systemie teleinformatycznym; por. motyw 49 i art. 32 ust. 1 lit. b RODO
  • wg § 2 pkt 5 KRI integralność to właściwość polegającą na tym, że zasób systemu teleinformatycznego nie został zmodyfikowany w sposób nieuprawniony; por. motyw 49, art. 5 ust. 1 lit. f (poniżej) i art. 32 ust. 1 lit. b RODO
  • wg § 2 pkt 9 KRI niezaprzeczalność to brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie
  • wg § 2 pkt 14 KRI poufność to właściwość zapewniającą, że informacja nie jest udostępniana lub wyjawiana nieupoważnionym osobom fizycznym; por. motyw 49, art. 5 ust. 1 lit. f (poniżej) i art. 32 ust. 1 lit. b RODO
  • wg § 2 pkt 18 KRI rozliczalność to właściwość systemu pozwalającą przypisać określone działanie w systemie do osoby fizycznej lub procesu oraz umiejscowić je w czasie; por. art. 5 ust. 2 RODO (poniżej)
  • wg art. 5 ust. 1 lit. f RODO integralność i poufność to przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem [poufność? – dopisek MR] oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych [integralność? – dopisek MR]
  • wg art. 5 ust. 2 RODO rozliczalność to stan, w którym administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie

UPO (UPP lub UPD):

  • wg art. 3 pkt 20 ustawy o informatyzacji urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) to dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych
  • urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) to automatyczne potwierdzenie wysyłki (jakby stempel pocztowy), ale jeszcze nie: doręczenia, otrzymywane po wysłaniu czegoś do urzędu;
  • urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD) to wymagająca elektronicznego podpisania zwrotka, otrzymywana przed wyświetleniem [tak jakby otwarciem koperty] czegoś odbieranego=otrzymanego z urzędu [zwrotne potwierdzenie odbioru ZPO – dopisek MR]
  • czyli UPP i UPD są rodzajami UPO
  • UPP gdy dajesz, UPD gdy bierzesz
  • więcej → np. PUESC

PRZEPISY:

  • eIDAS = rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73)
  • ustawa o podpisie elektronicznym (nieobowiązująca) = ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z późn. zm.), uchylona przez ustawę z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162, z późn. zm.) i zastąpiona przez eIDAS
  • PL-ID = ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2020 r. poz. 332, z późn. zm.)
  • informatyzacja = ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, z późn. zm.)
  • eUsługi = ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344)
  • rozporządzenie kancelaryjne = rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.)
  • ustawa archiwalna = ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
  • prawo pocztowe = ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. — Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z późn. zm.)
  • ppsa = ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.)
  • kc, kk = Kodeks cywilny, Kodeks karny

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *