Brak instrukcji kancelaryjnej

Fragment Dziennika Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej Nr 259, ostatniego w 2010 r.Jest 18:46, na moich oczach minut臋 temu Rz膮dowe Centrum Legislacji zamie艣ci艂o ostatni w tym roku Dziennik Ustaw Nr 259 (zwyczajowo dodaj膮c w nag艂贸wku gwiazdk臋 wskazuj膮c膮 w艂a艣nie, 偶e jest to ostatni numer). W nim r贸wnie偶 nie ma rozporz膮dzenia Prezesa Rady Ministr贸w w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykaz贸w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzia艂ania archiw贸w zak艂adowych, o kt贸rym niedawno. Mo偶na jedynie przeczyta膰 jego projekt. Oznacza to, 偶e od 1 stycznia 2011 r. nie b臋d膮 obowi膮zywa艂y 偶adne przepisy, kt贸re wskazywa艂yby jak legalnie maj膮 prowadzi膰 dokumentacj臋 urz臋dnicy JST i wojewod贸w. Spraw臋 dostrzegli r贸wnie偶 Piotr Waglowski i Rafa艂 Osajda.

Wiem, wiem, 偶e 艣wiat si臋 nie zawali… Ale takie op贸藕nienie dyskredytuje zaufanie samych urz臋dnik贸w do pa艅stwa i (nie)stanowionego przeze艅 prawa. Nikt odszkodowania za zaniechanie legislacyjne domaga膰 si臋 nie b臋dzie, ale pa艅stwo prawne ju偶 straci艂o przez to wiele wi臋cej.

Pracowa膰 trzeba wi臋c dalej, z uwagi na brak obowi膮zuj膮cych przepis贸w, najlepiej pracowa膰 tak jak dotychczas, stosuj膮c nieobowi膮zuj膮ce przepisy (patrz jednak poni偶sza aktualizacja!!), a wi臋c nieobowi膮zuj膮c膮 ju偶 star膮 instrukcj臋 kancelaryjn膮, nieobowi膮zuj膮ce ju偶 zak艂adowe instrukcje archiwalne oraz dotychczasowy jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA).

Gorszym rozwi膮zaniem, moim zdaniem, by艂oby stosowanie projektu nieobowi膮zuj膮cego rozporz膮dzenia, bowiem jak ka偶dy projekt, mo偶e ulec jeszcze zmianom, zw艂aszcza w RCL. By膰 mo偶e zmiany b臋d膮 tylko kosmetyczne, ale nikt nie mo偶e wykluczy膰, 偶e konsekwencj膮 dotychczasowego op贸藕nienia b臋dzie zmiana koncepcji i napisanie pewnych istotnych cz臋艣ci od nowa, z jeszcze wi臋kszym po艣lizgiem. Oczywi艣cie r贸wnie dobrze mo偶e si臋 okaza膰, 偶e projekt stanie si臋 niebawem rozporz膮dzeniem bez jakichkolwiek zmian (oby tak w艂a艣nie by艂o).

Moim skromnym zdaniem, takie rozstrzygni臋cie, czy stosowa膰 stare przepisy czy projekt nowych przepis贸w, na wszelki wypadek, powinno by膰 zatwierdzone przez sekretarza JST, dyrektora generalnego lub kierownika urz臋du. A co wa偶niejsze, przekazane wszystkim urz臋dnikom, aby byli 艣wiadomi tymczasowo艣ci rozwi膮zania.

Oczywi艣cie, powstaje pytanie, kiedy urz臋dnicy doczekaj膮 si臋 nowego rozporz膮dzenia.

Je艣li zostanie ono og艂oszone i wejdzie w 偶ycie bardzo szybko po 3 stycznia 2011 r., powstanie pytanie, czy sprawy urz臋dowe, kt贸rym z konieczno艣ci lub wyboru nadano obieg i zarejestrowane jednak 鈥瀙o staremu鈥, nale偶y przemianowa膰 鈥瀙o nowemu鈥 (zw艂aszcza wed艂ug nowej klasyfikacji akt), oraz jak nale偶y zak艂ada膰 kolejne sprawy. Wydaje mi si臋, 偶e je艣li b臋dzie to kwestia nie d艂u偶ej ni偶 tygodnia, to mo偶na rozwa偶a膰 przekwalifikowanie, najlepiej w porozumieniu z w艂a艣ciwym miejscowo dyrektorem archiwum pa艅stwowego (co prawdopodobnie nie ma porz膮dnego oparcia w obowi膮zuj膮cych przepisach prawa, ale przynajmniej b臋dzie bardziej zgodne z 鈥瀌uchem鈥 ustawy). Dzi臋ki temu mimo po艣lizgu przepisy nowego rozporz膮dzenia faktycznie mia艂yby zastosowanie dla ca艂ego 2011 r. Po prostu tych kilka/kilkana艣cie pierwszych spraw otrzyma艂oby nowe znaki spraw, zgodne z p贸藕niejszymi. Takiego problemu jednak nie b臋dzie, je艣li od razu zastosuje si臋 projekt czego艣, co jeszcze nie obowi膮zuje…

Je艣li rozporz膮dzenie zostanie natomiast og艂oszone i wejdzie w 偶ycie p贸藕niej, ale mimo wszystko w trakcie 2011 r., co niestety oceniam na bardziej prawdopodobne, w贸wczas raczej nie b臋dzie innego wyboru: do ko艅ca 2011 r. ca艂y czas powinno si臋 stosowa膰 stary jednolity rzeczowy wykaz akt (cho膰 obowi膮zywa膰 b臋dzie nowy, to kontynuowano stosowanie starego, i tak nale偶a艂oby doko艅czy膰 ca艂y rok), a instrukcj臋 kancelaryjn膮 i archiwaln膮 od pewnego momentu b臋dzie si臋 stosowa膰 now膮, cho膰 w pewnych szczeg贸lnych sytuacjach mo偶e si臋 okaza膰, 偶e jest to niemo偶liwe z uwagi na ju偶 rozpocz臋te ewidencjonowanie spraw po staremu (np. opis za艂o偶onych teczek, separatory znak贸w spraw). Nie wyobra偶am sobie, 偶eby stosowa膰 nieobowi膮zuj膮cy projekt przez kilka miesi臋cy; wi臋ksze racje stoj膮 w贸wczas po stronie przepis贸w, kt贸re utraci艂y moc, ale przynajmniej kiedykolwiek j膮 mia艂y…

Summa summarum znaczenie mog膮 jeszcze nabra膰 ewentualne przysz艂e pisma urz臋dowe z Ministerstwa Spraw Wewn臋trznych i Administracji, Kancelarii Prezesa Rady Ministr贸w oraz w艂a艣ciwych miejscowo archiw贸w pa艅stwowych.

W tych pismach, chcia艂oby si臋 nazwa膰 staro艣wiecko ok贸lnikach, z w艂a艣ciw膮 sobie powag膮, podkre艣laj膮c nieoficjalny charakter stanowi膮cy wy艂膮cznie niewi膮偶膮c膮 opini臋, niemal偶e prywatn膮 鈥 centralni sekretarze stanu lub dyrektorzy archiw贸w pa艅stwowych wyja艣ni膮, jak ich zdaniem nale偶y post臋powa膰 z lokaln膮 dokumentacj膮 urz臋dow膮 wobec po艣lizgu legislacyjnego premiera Tuska. Po kilku miesi膮cach mo偶e si臋 okaza膰 zar贸wno to, 偶e przekwalifikowanie jest obligatoryjne, jak i to, 偶e jest kategorycznie zabronione, jak i to wreszcie, 偶e zostaniemy zrugani, i偶 w og贸le stosowali艣my nieobowi膮zuj膮ce rozporz膮dzenia, albo 偶e stosowali艣my nieobowi膮zuj膮cy projekt (…wcale bym si臋 nie zdziwi艂!).

Nie ma co psioczy膰, Nowy Rok si臋 zbli偶a, oby warunki pracy w urz臋dach by艂y lepsze, ni偶 w roku mijaj膮cym… Czego i Czytelnikom 偶ycz臋.

Aktualizacja z 03.01.2011 godz. 10:00

鈥濵oje鈥 archiwum pa艅stwowe zaj臋艂o stanowisko, 偶e jednak nale偶y pos艂ugiwa膰 si臋 nowym rozporz膮dzeniem. Cho膰 nigdy nie obowi膮zywa艂o, to kiedy艣 zacznie, a pewnie zmieni si臋 niewiele, ale przynajmniej nie b臋dzie trzeba nic przekwalifikowywa膰. Tak wi臋c w moim urz臋dzie stosujemy projekt, a nie stare przepisy. Wszyscy maj膮 艣wiadomo艣膰, 偶e kt贸rego rozwi膮zania by艣my nie wybrali, to b臋dzie 藕le, ale przecie偶 nie z naszej winy.

Aktualizacja z 20.01.2011

Og艂oszono rozporz膮dzenie (czytaj wi臋cej).

9 Komentarzy

  1. Anna

    Chcia艂oby si臋 napisa膰 „obciach”.
    My艣l臋, 偶e 3.01.2011 wyst膮pi臋 do w艂a艣ciwego dyrektora AP o stosowne rozstrzygni臋cie : stosowa膰 nieobowi膮zuj膮ce ju偶 stare przepisy, czy nieobowi膮zuj膮ce jeszcze nowe.
    Czy odpowie? – zobaczymy.

    Pozdrawiam

  2. Anna

    ha! W sylwestra te偶 widzia艂am wersj臋 z 28.12.2010 r., dzisiaj na stronie ministerstwa jest wersja z… 27.12.2010 r.

    pozdrawiam

  3. Anna

    „MOJE” Archiwum Pa艅stwowe te偶 takie stanowisko zaj臋艂o.
    W skrajnym przypadku, gdyby co艣, si臋 przerejestruje.

    pozdrawiam

  4. Rafi

    Jedne wielkie zamieszanie !!! trzeba raczej tak jak autor tekstu wskazuje korzysta膰 z jednolitego aktu rzeczowego b臋d膮cego za艂膮cznikiem do starej instrukcji kancelaryjnej! kiedy natomiast przestawi膰 si臋 na nowe przepisy i jak to si臋 b臋dzie odbywa艂o …..

  5. Mariusz

    to chyba data publikacji by艂a 28.12.2010, na projekcie jest 27.12.2010

  6. Pingback: I co z instrukcj膮 kancelaryjn膮? » INFORMATYZACJA ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

  7. M

    Micha艂 Cyrankiewicz, 鈥濶ie wiadomo, jak zorganizowa膰 obieg dokument贸w w urz臋dzie. Instrukcje kancelaryjne dla samorz膮d贸w przesta艂y obowi膮zywa膰鈥 (w:) Rzeczpospolita z 3 stycznia 2011 r. nr 306 (8817), str. C7

  8. Marcin

    A co si臋 dzieje w takim razie z Rozporz膮dzeniem Ministra Kultury z dnia 16 wrze艣nia 2002 r. w sprawie post臋powania z dokumentacj膮, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materia艂贸w archiwalnych do archiw贸w pa艅stwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375)?

    Czy te偶 jest anulowany. Prosz臋 o odpowiedz.

    Odpowied藕 05.01.2011 19:20:
    Wygl膮da na to, 偶e w chwili pisania niniejszej odpowiedzi jednak ww. rozporz膮dzenie nadal obowi膮zuje. W zakresie podstawowych czynno艣ci kancelaryjnych (opisywanie i porz膮dek w teczkach) oraz archiwalnych (przekazywanie do i z archiwum zak艂adowego) obowi膮zuje we wszystkich jednostkach wymienionych w art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednak偶e w jednostkach obj臋tych artyku艂em 6 ust. 2b tej ustawy NIE OBOWI膭ZUJE WYKAZ AKT okre艣lony rozporz膮dzeniem z 16 wrze艣nia 2002 r. (poz. 1375), gdy偶 jest wzorem akt typowych do tworzenia w艂asnych kompletnych wykaz贸w akt przez jednostki, kt贸re musz膮 same go opracowywa膰. Dla JST i wojewod贸w przewidziano natomiast odg贸rne rozporz膮dzenie. Ju偶 przeredagowa艂em odpowiedni fragment bloga.
  9. Anna

    Przychylam si臋 do stanowiska – stosowa膰 stare przepisy, wbrew zaleceniom NDAP. Mnie w tym wypadku interesuje „czynnik ludzki” czyli urz臋dnicy, kt贸rzy maj膮 stosowa膰 nowe przepisy. Trzeba uwzgl臋dni膰 czas na wprowadzenia tak istotnych zmian, poinformowanie, wyja艣nienie pewnych niejasno艣ci i w膮tpliwo艣ci. Pocz膮tek roku to gor膮cy okres i niestety nie da si臋 w ci膮gu jednego dnia przestawi膰 urz臋du na nowy spos贸b my艣lenia.

Dodaj komentarz

Tw贸j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s膮 oznaczone *