Opóźniona instrukcja kancelaryjna (ostatnio sugerowałem, które przepisy stosować do czasu wejścia w życie nowej) 7 stycznia 2010 r. opuściła Rządowe Centrum Legislacji i została przekazana do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów celem podpisania przez premiera Tuska. Z projektem całego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w wersji przekazanej do KPRM można zapoznać się na podstronie BIP MSWiA. Tak jak dotychczas, dopóki nie zostanie podpisane, teoretycznie może się jeszcze zmienić.
Jednocześnie na stronie z pytaniami i odpowiedziami opublikowano jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) dla gmin, powiatów, województw i administracji wojewodów w formie arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel XLS (link) oraz OpenDocument ODS (link).
Rozporządzenie wymaga jeszcze formalnego wniosku Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wniosku Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Być może równolegle przesłano je do KPRM. Podpisanie i ogłoszenie zajmie jeszcze co najmniej kilka dni, ale myślę, że jest szansa na ukazanie się go w przyszłym tygodniu do 14 stycznia 2011 r. O czym rzecz jasna niezwłocznie poinformuję na blogu.
Więcej artykułów na temat przepisów kancelaryjno-archiwalnych pod wspólnym tematem „instrukcja kancelaryjna” (proszę zwracać uwagę na datę artykułu, bo wszystko zmienia się dynamicznie).
Aktualizacja z 14.01.2011
Dla szukających instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt: rozporządzenie wciąż nie zostało podpisane ani ogłoszone. Ostatnia publiczna wersja projektu nadal pochodzi z 7 stycznia 2011 r. (niezmieniony link na początku niniejszego artykułu). Rozporządzenie nie będzie miało zastosowania do jednostek organizacyjnych JST. Tam kierownicy współdziałając z Archiwum Państwowym powinni wprowadzić własne regulacje, o czym więcej w osobnym artykule.
Aktualizacja z 20.01.2011
Ogłoszono rozporządzenie (czytaj więcej).
Czekamy na informacje
Mam pytanie. Czy to rozporządzenie obejmuje Wojewódzki Urząd Pracy? WUP jest jednostką organizacyjną urzędu Marszałkowskiego. Mój Radca mówi, że obejmuje natomiast AP twierdzi, że nie. Proszę o pomoc.
A co z Powiatowymi Urzędami Pracy?
proszę kogoś o pomoc jak prawidło założyć teczki:( z 10 dotychczas stosowanych mam tylko 4 jak je pogrupować? według uznania? hasła teraz są bardziej ogólne i rzeczywiście można w jednej teczce ująć kilka dotychczas oddzielnych spraw ale co na zasadzie wyodrębnienia jakiegoś dawnej podteczki? jak prawidłowo ma być pomocy
Sprawy niezakończone nie przekazujemy do AZ. W przypadku prowadzenia np. teczek o działalności stowarzyszeń – do czasu istnienia stowarzyszenia teczki pozostają w komórce organ. może to być 10 czy 100 lat. Stowarzyszeń jest np. 150 czyli 150 spraw -podteczek, wtedy znak sprawy na podteczkach zapisuję OR.511.1.2011-/opis zew.teczki/ ,ale gdy występują sprawy w podteczce to pismo nosi znak sprawy taki OR.511.1.1.2011,a w przypadku ,sprawy dot.wszystkich stowarzyszeń, zakładam kolejną sprawę ,czyli podteczkę i nadaję znak OR.511.151.1.2011 czy OR.511.151.2011, a w 2012r. ,gdyby wystąpiła podobna sytuacja ,to oznaczamy sprawę OR.511.151.1.2012 czy OR.511.1.2012.
Pozdrawiam.
Można tu zastosować przepisy dotyczące głównie akt osobowych, tj. § 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej (W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw, na przykład akta osobowe). Wówczas pisma rejestruje się według zasad ogólnych — jest jeden wspólny spis spraw dla wszystkich stowarzyszeń, zakładany od nowa na każdy rok. Pisma dotyczące różnych stowarzyszeń są przemieszane (nie ma podteczek). W uwagach dopisuje się tylko „odłożono do teczki zbiorczej” lub inną podobną informację, a pismo faktycznie odkłada się do teczki stowarzyszenia. Kiedy będzie oddawana do archiwum zakładowego (w praktyce 2 lata od końca roku, w którym stowarzyszenie zlikwidowano) to oddawana jest jedynie z klasą jednolitego rzeczowego wykazu akt (odpowiednio 511 lub 512, poprzedzone symbolem komórki, lecz już bez następującej po nich liczby z jakiegoś spisu spraw). Takim odrębnym przepisem, który pozwalałby (niestety nie literalnie, lecz dopiero na gruncie wykładni funkcjonalnej) na zakładanie teczek zbiorczych byłby art. 8 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855, z późn. zm.). To było pierwsze rozwiązanie.
Drugie rozwiązanie opisała Osoba zadająca pytanie. W każdym kolejnym roku tworzyć spisy spraw zawierające tę samą numerację, każdy kolejny numer ze spisu spraw to wydzielona grupa spraw na inne stowarzyszenie (dawna „podteczka”, § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej). Przy czym sprawy do wszystkich stowarzyszeń lub ogólne rejestrować pod inną wydzieloną grupą spraw. Wówczas najlepiej, jeśli pod 1 będą te inne sprawy, tak aby w kolejnym roku numer podteczki tych wspólnych/innych pism nie ulegał zmianom, nawet jeśli dojdzie jakieś nowe stowarzyszenie. Pozostaje tylko problem, jak w razie kontroli usprawiedliwić nieobecność pism w jakiejś podteczce. Myślę, że kontroler (z archiwum państwowego, NIK, wojewody) powinien podejść w takim przypadku pragmatycznie — owszem, wydzielono grupę spraw, ale okazało się, że do końca roku kalendarzowego ich nie było, więc podteczka jest pusta.
Również pozdrawiam.
pod jakim numerem powinny być zaklasyfikowane podjęte uchwały wysyłane do wojewody?
Mam pytanko dotyczące teczki „Nadzór nad stowarzyszeniami i postępowianie rejestrowe”, gdzie jak przychodzi pismo z Sądu o rejestrację lub zmianę danych stowarzyszenia Starostwo będą organem nadzorującym dane stoawrzyszenie opiniuje wniosek. Zakładam sprawę, odpisuję do Sądu czasem przychodzi postanowienie Sądu a czasem nie, i kończę sprawę. Pytanie moje jest takie czy oryginał wniosku z Sądu i cała ta sprawa trafia do teczki danego stowarzyszenia czy też w teczce „Nadzór nad stowarzyszeniami i postępowianie rejestrowe” i na koniec roku składam ją do archiwum? Proszę o odpowiedź.
Jesteśmy WORD .Czy powinniśmy wprowadzić nową instrukcję kancelaryjną,archiwalną i jednolity wykaz akt?
Nadmieniam,że nie posiadamy archiwum zakładowego, tylko składnicę akt,prowadzimy system dziennikowy a instrukcja archiwalna i jednolity wykaz akt dotychczas funkcjonujący został zatwierdzony przez archiwum państwowe.
Witam
Czy ktoś z Państwa ma zatwierdzony Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt przez Archiwum Państwowe. Bardzo proszę o przesłanie na e-mail, jeśli oczywiście jest taka możliwość.
milanna1@op.pl
Dziękuję
Pozdrawiam