Co w miejsce brakuj─ůcej instrukcji kancelaryjnej?

W urz─Ödach jednostek samorz─ůdu terytorialnego i wojewod├│w od 1 stycznia 2011 r. mia┼éy obowi─ůzywa─ç nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne, ale z powodu po┼Ťlizgu jednak nie obowi─ůzuj─ů. Dla przypomnienia, chodzi o planowane rozporz─ůdzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej w sprawie organizacji i zakresu dzia┼éania archiw├│w zak┼éadowych ÔÇö dla organ├│w gminy i zwi─ůzk├│w mi─Ödzygminnych, organ├│w powiatu, organ├│w samorz─ůdu wojew├│dztwa i organ├│w zespolonej administracji rz─ůdowej w wojew├│dztwie, a tak┼╝e urz─Öd├│w obs┼éuguj─ůcych te organy (urz─Öd├│w miast i gmin, starostw powiatowych, urz─Öd├│w marsza┼ékowskich, urz─Öd├│w wojew├│dzkich i niekt├│rych innych urz─Öd├│w). Jego projekt mo┼╝na w ca┼éo┼Ťci pobra─ç ze strony BIP MSWiA.

Nieoficjalnie wiadomo, ┼╝e op├│┼║nienie (jak zazwyczaj bywa w tego typu sprawach) wcale nie by┼éo planowane, prace nad nowymi przepisami zacz─Öto bowiem jeszcze w czerwcu 2010 r., a korespondencja trwa┼éa ju┼╝ wcze┼Ťniej. Liczne uwagi nie tylko ze strony archiw├│w pa┼ästwowych spowodowa┼éy, ┼╝e prace nad projektem nowego rozporz─ůdzenia przeci─ůgn─Ö┼éy si─Ö do grudnia 2010 r. Niestety,┬á nie uda┼éo si─Ö ich zako┼äczy─ç a┼╝ do dzi┼Ť (jest stycze┼ä 2011 r.).

Subiektywne usprawiedliwienie urz─Ödnik├│w ÔÇ×na g├│rzeÔÇŁ odpowiedzialnych za projekt, kt├│rych sk─ůdin─ůd w pe┼éni rozumiem, nie pozbawia jednak mnie ÔÇ×na doleÔÇŁ subiektywnego poczucia, ┼╝e komu┼Ť zabrak┼éo wyczucia wa┼╝no┼Ťci akuratnie tego projektu spo┼Ťr├│d dziesi─ůtek innych w trakcie ministerialnych prac legislacyjnych. Zastanawiam si─Ö, czy zabrak┼éo os├│b czy czasu, bo kompetencji nie chc─Ö kwestionowa─ç. Mleko ju┼╝ si─Ö rozla┼éo, praworz─ůdno┼Ť─ç ju┼╝ straci┼éa w oczach dziesi─ůtek tysi─Öcy urz─Ödnik├│w. Nie mamy ani wiedzy, ani wp┼éywu na to, kiedy w ko┼äcu rozporz─ůdzenie si─Ö uka┼╝e. S┼éysza┼éem o kilku tygodniach (co da┼éoby prze┼éom stycznia i lutego), ale archiwa ┼╝yczliwie sugeruj─ů, by szykowa─ç si─Ö jednak na kilka miesi─Öcy a┼╝ do marca, tak jak kilka lat temu potraktowano gminy.

Mimo wszystko uwa┼╝am, ┼╝e nie ma sensu szuka─ç winnych, zrzuca─ç ani obci─ů┼╝a─ç nikogo odpowiedzialno┼Ťci─ů za op├│┼║nienie. Proces tworzenia tego rozporz─ůdzenia zaanga┼╝owa┼é wiele r├│┼╝nych podmiot├│w, a i wp┼éywa na jeszcze wi─Öcej podmiot├│w, kt├│rych nie da si─Ö wszystkich razem pogodzi─ç (ko┼édra jest tylko jedna, przeci─ůgaj─ůc j─ů w inn─ů stron─Ö ┼é├│┼╝ka trzeba pami─Öta─ç, kto zostanie odkryty bez ko┼édry). Wi─Ökszo┼Ť─ç z nas, maj─ůc nik┼ée wyobra┼╝enie o tym, co ÔÇ×tamÔÇŁ si─Ö dzia┼éo i dzieje, ┼╝yczy┼éaby sobie, ┼╝eby prace przebieg┼éy sprawniej lub ┼╝eby zacz─Öto je wcze┼Ťniej. Ale tak nie by┼éo, ┼╝adne krytyczne uwagi tego nie zmieni─ů, obudzili┼Ťmy si─Ö bez rozporz─ůdzenia, bez niego ┼Ťwiat te┼╝ kr─Öci si─Ö dalej…

Teraz pozostaje jednak jeszcze jedno najwa┼╝niejsze pytanie, na kt├│re ka┼╝dy kierownik urz─Ödu (zw┼éaszcza w├│jt, starosta i marsza┼éek wojew├│dztwa) lub inna osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne (sekretarz, dyrektor generalny, kierownik kom├│rki ds. organizacyjno-prawnych) powinni sobie i swoim pracownikom odpowiedzie─ç: jakie zasady nale┼╝y stosowa─ç do czasu wej┼Ťcia w ┼╝ycie nowych przepis├│w?

S─ů dwie podstawowe odpowiedzi na to pytanie, mo┼╝na te┼╝ do┼éo┼╝y─ç co najmniej dwie kolejne. Ka┼╝d─ů mo┼╝na jako┼Ť uzasadni─ç.

  1. Na razie stosujemy dotychczasowe stare przepisy: sprawy klasyfikujemy do teczek typu ABC-0716/5/11 o dotychczasowej numeracji wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, wszystkie czynno┼Ťci urz─Ödnicze wykonujemy ÔÇ×po staremuÔÇŁ. Co prawda ju┼╝ nie obowi─ůzuj─ů, ale jeszcze niedawno obowi─ůzywa┼éy. Generalnie wszyscy je znali, przyzwyczaili si─Ö do nich, cho─ç by┼éy niedoskona┼ée. P├│ki nie b─Ödzie przymusu, stosujemy przepisy dotychczasowe, tak jakby by┼éy podtrzymane w mocy i przej┼Ťciowo nadal obowi─ůzuj─ůce (cho─ç tak jednak nie jest ÔÇö brakuje przej┼Ťciowego przepisu ustawowego, kt├│ry zachowa┼éby w mocy stare rozporz─ůdzenia do czasu wydania nowych). Je┼Ťli w ko┼äcu nowe przepisy wejd─ů w ┼╝ycie, to w razie potrzeby w niezb─Ödnym zakresie przekszta┼éci si─Ö tegoroczn─ů dokumentacj─Ö (w sprzyjaj─ůcych warunkach by─ç mo┼╝e nieliczn─ů) na nowe zasady, opisuj─ůc na nowo teczki i pisma z nowymi numerami zgodnymi z nowymi klasami i has┼éami JRWA.
  2. Jak najszybciej zaczynamy stosowa─ç projekt nowych przepis├│w: zak┼éadamy nowe teczki typu ABC.5999.5.2011 wed┼éug nowej klasyfikacji JRWA, pozosta┼ée czynno┼Ťci te┼╝ wykonujemy ÔÇ×po nowemuÔÇŁ. Co prawda projekt nigdy nie obowi─ůzywa┼é, ani nadal nie jeszcze obowi─ůzuje, i nie wiadomo kiedy wejdzie w ┼╝ycie (kwestia dni, tygodni czy miesi─Öcy), a w dodatku ca┼éy czas mo┼╝e si─Ö zmieni─ç ÔÇö jednak┼╝e kiedy┼Ť wejdzie w ko┼äcu w ┼╝ycie, wtedy wszystkie lub wiele z jego przepis├│w b─Ödzie ju┼╝ wykonanych. Nie b─Ödzie trzeba przekszta┼éca─ç dokumentacji, no chyba ┼╝e projekt ulegnie zmianom, ale by─ç mo┼╝e b─Öd─ů nieliczne lub zjadliwe.
  3. Mo┼╝na te┼╝ odpowiedzie─ç inaczej. Stosujemy w┼éasne przepisy kancelaryjno-archiwalne. Niekt├│re urz─Ödy kiedy┼Ť mia┼éy lub nadal maj─ů (formalnie nigdy nie uchylone) odr─Öbne, w┼éasne, wewn─Ötrzne zarz─ůdzenie w sprawie czynno┼Ťci kancelaryjnych; czy to pochodzi ono z zamierzch┼éych czas├│w sprzed uchylonego rozporz─ůdzenia (skoro nikt nie uchyli┼é zarz─ůdzenia, to wbrew ┬ž 32 ZTP mo┼╝na pr├│bowa─ç argumentowa─ç, ┼╝e dalej obowi─ůzuje); czy to na zasadzie doprecyzowania przepis├│w ministerialnych do warunk├│w lokalnych (pomi┼ämy zakaz powtarzania przepis├│w wy┼╝szej rangi z ┬ž 118 ZTP, skoro pragmatyczna zasz┼éo┼Ť─ç powszechnie ignoruje t─Ö zasad─Ö w przepisach wewn─Ötrznych) ÔÇö grunt, ┼╝e nie ma pustki, dalej obowi─ůzuj─ů jakie┼Ť przepisy, cho─ç wewn─Ötrzne. Inne urz─Ödy b─Öd─ů pewnie pr├│bowa─ç w drodze specjalnego zarz─ůdzenia lub zmiany regulaminu organizacyjnego uregulowa─ç t─Ö pustk─Ö, dopiero (lub w┼éa┼Ťnie) teraz wprowadzaj─ůc takie wewn─Ötrzne przepisy, albo odsy┼éaj─ůc w nich do dopiero co uchylonych (cho─ç przepis podustawowy nie mo┼╝e podtrzyma─ç tego, co uchyli┼éa ustawa).
  4. Nie decydujemy si─Ö odg├│rnie na ┼╝adne rozwi─ůzanie, skoro stare i nowe przepisy nie obowi─ůzuj─ů, a w┼éasnych przepis├│w nie mamy lub uwa┼╝amy, ┼╝e nie mo┼╝emy mie─ç (brak ustawowej podstawy prawnej). Wobec braku decyzji kierownictwa, poszczeg├│lne kom├│rki organizacyjne urz─Ödu/jednostki same sobie wybieraj─ů, kt├│re pojedyncze przepisy stosowa─ç (by─ç mo┼╝e nawet mieszaj─ůc stare z nowymi). By─ç mo┼╝e w mi─Ödzyczasie pracownicy zapoznaj─ů si─Ö z projektem nowych przepis├│w, tak aby m├│c je zastosowa─ç, kiedy faktycznie wejd─ů w ┼╝ycie.

Ka┼╝de z rozwi─ůza┼ä (1├Ě4) jest z┼ée i niezgodne z prawem. Pierwsze ju┼╝ nie obowi─ůzuje, drugie jeszcze nie obowi─ůzuje, trzeciemu brakuje podstaw prawnych (wy┼é─ůczno┼Ť─ç materii ustawowej delegowana na rozporz─ůdzenie w art. 6 ust. 2b ustawy archiwalnej powoduje uchylenie wszystkich innych przepis├│w dotychczas reguluj─ůcych t─Ö materi─Ö, jak i niemo┼╝no┼Ť─ç wprowadzenia p├│┼║niejszych przepis├│w w innym trybie ni┼╝ wskaza┼éa ustawa, tj. poprzez rozporz─ůdzenie premiera), czwarte jest nieracjonalne (godzi w prawid┼éowe funkcjonowanie urz─Ödu) i chyba najgorsze z mo┼╝liwych.

Pracowa─ç trzeba jednak dalej, nikt przecie┼╝ nie zamknie tylko z tego powodu urz─Ödu. Skoro nie mo┼╝e by─ç pata (argumentum supra leges) to do sprawy trzeba podej┼Ť─ç racjonalnie. MSWiA na poczytnej ju┼╝ podstronie FAQ 8844 od niedawna na niebiesko zwraca uwag─Ö, ┼╝e przedostatni ┬ž 9 projektu rozporz─ůdzenia przewiduje, ┼╝e cho─ç rozporz─ůdzenie wejdzie w ┼╝ycie z dniem og┼éoszenia, to przepisy rozporz─ůdzenia b─Öd─ů mie─ç zastosowanie do dokumentacji powstaj─ůcej i nap┼éywaj─ůcej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

Co ciekawe, odpowiedzi─ů na pytanie:

ÔÇ×Je┼Ťli rozporz─ůdzenie nie wejdzie w ┼╝ycie jeszcze w tym roku to jaki wykaz akt zastosowa─ç od 3 stycznia 2011 zak┼éadaj─ůc now─ů spraw─Ö: stary dotychczas stosowany, ale uchylony ustaw─ů czy nowy niemaj─ůcy ┼╝adnej podstawy prawnej?ÔÇŁ

…jest jedynie wskazanie powy┼╝szego przepisu bez jakiegokolwiek dalszego komentarza (bo co tu komentowa─ç…). Ministerstwo Spraw i Administracji z trudem przyzna si─Ö (pr─Ödzej polemicznie nie zgodzi si─Ö), ┼╝e kiedy by nie wesz┼éo rozporz─ůdzenie w ┼╝ycie, to premier nada mu tak naprawd─Ö wsteczn─ů moc obowi─ůzuj─ůc─ů odwo┼éuj─ůc─ů si─Ö do art. 5 ustawy o og┼éaszaniu akt├│w normatywnych, a wi─Öc ┼╝e pomimo ca┼éego tego zamieszania z brakiem nowej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt ÔÇö zasady demokratycznego pa┼ästwa prawnego nie stoj─ů temu na przeszkodzie.

Porada MSWiA z argumentem ÔÇ×bo jak nie…ÔÇŁ wprawia w os┼éupienie. Nie trzeba tworzy─ç przepis├│w prawa, wystarczy zagrozi─ç, ┼╝e si─Ö je wstecznie wprowadzi, wtedy i tak b─Ödziecie musieli sobie poprawi─ç.

Cho─ç moim zdaniem wci─ů┼╝ wi─Öcej racji przemawia za starym rozporz─ůdzeniem, kt├│re cho─ç nie obowi─ůzuje, to przynajmniej ju┼╝ kiedy┼Ť obowi─ůzywa┼éo (w przeciwie┼ästwie do nowego ÔÇö to nigdy jeszcze nie obowi─ůzywa┼éo), to jednak z uwagi na prawdopodobn─ů wsteczn─ů moc obowi─ůzuj─ůc─ů przysz┼éego rozporz─ůdzenia, stanowisko Ministerstwa oraz┬á niekt├│rych archiw├│w pa┼ästwowych, pragmatyczny wyb├│r kierownictwa urz─Ödu powinien si─Ö ograniczy─ç do wyboru i wskazania urz─Ödnikom projektu nowych przepis├│w kancelaryjno-archiwalnych jako tych, kt├│re nale┼╝y ju┼╝ niezw┼éocznie stosowa─ç do wszystkich spraw wszcz─Ötych od 1 stycznia 2011 r.

Ju┼╝ tu warto przypomnie─ç o zasadach kontynuowania spraw na prze┼éomie roku i re┼╝im├│w prawnych, ┼╝e sprawy wszcz─Öte na podstawie pism wp┼éywaj─ůcych do urz─Ödu w 2010 r., chocia┼╝by nie zd─ů┼╝y┼éy by─ç zarejestrowane w 2010 r. a sprawa toczy si─Ö dalej dopiero w 2011 r., mimo wszystko powinno si─Ö rejestrowa─ç w dotychczasowych teczkach z 2010 r. wed┼éug starych przepis├│w ze starym niezmienionym znakiem sprawy. Przy czym wed┼éug nowego rozporz─ůdzenia istnieje mo┼╝liwo┼Ť─ç przerejestrowania ich do nowych teczek, ale najpierw musz─ů by─ç w starych, ┼╝eby je przenie┼Ť─ç do nowych.

Zalet─ů tego rozwi─ůzania jest to, ┼╝e nie b─Ödzie trzeba wstecznie przerejestrowywa─ç i przeklasyfikowywa─ç teczek, spraw i pism. Znakomita wi─Ökszo┼Ť─ç powinna by─ç ju┼╝ za┼éo┼╝ona i prowadzona ÔÇ×po nowemuÔÇŁ, a jak wejdzie nowe rozporz─ůdzenie, to niemal wszystko b─Ödzie z nim ju┼╝ zgodne (no dobra, wiem, wiem, do czasu kontroli…).

Zastrzec przy tym nale┼╝y, ┼╝e wci─ů┼╝ jest to projekt, kt├│ry ulega (a je┼Ťli nie ulega, to przynajmniej powinien ulega─ç, a w ostateczno┼Ťci przecie┼╝ mo┼╝e ulec) zmianom i jego ostateczna wersja przekazana do og┼éoszenia mo┼╝e si─Ö nieznacznie (a w ka┼╝dym razie w nieznanym kszta┼écie) r├│┼╝ni─ç od dzisiaj dost─Öpnego projektu. Projekt i dzienniki ustaw trzeba wi─Öc ┼Ťledzi─ç na bie┼╝─ůco, tak aby po wszystkim nie pomin─ů─ç jakiej┼Ť istotnej zmiany, kt├│rej pocz─ůtkowo nie by┼éo, a pojawi┼éa si─Ö nie wiadomo kiedy, sk─ůd i po co.

Jak tylko og┼éoszone b─Ödzie nowe rozporz─ůdzenie, kierownik├│w urz─Öd├│w i jednostek (a w jednym przypadku sekretarzy) czeka wydanie kilku akt├│w kierownictwa wewn─Ötrznego. O nich innym razem.

Aktualizacja z 20.01.2011

Og┼éoszono rozporz─ůdzenie (czytaj wi─Öcej).

3 Komentarzy

  1. KRYSTYNA

    Ta sytuacja jest trudna – instrukcja o kt├│rej si─Ö m├│wi to podstawa rejestrowania pism i za┼éatwiania spraw, tworzenia zasob├│w archiwalnych, jak na moje 37 lat pracy w administracji czego┼Ť takiego nie by┼éo. I co by zrobi┼é b─Ödzie ┼║le a kto za to b─Ödzie odpowiada, czy zatem kontrole b─Öd─ů pob┼éa┼╝liwe !!!

  2. Marcin

    A ja stosuj─Ö stary wykaz akt, a przyj─Öcie akt z kom├│rek do archiwum zak┼éadowego datowa─ç b─Öd─Ö na 31 grudnia 2010 r. I problem mo┼╝na obej┼Ť─ç.

    Jak dokumentacj─Ö z 2011 chce Pan przekaza─ç (antydatowa─ç) z dat─ů 2010? Odsy┼éam do ┬ž 7 obowi─ůzuj─ůcego ju┼╝ rozporz─ůdzenia.
  3. Marcin

    No ok – przyj─ů┼éem dokumentacj─Ö wedle starych zasad np. 12 stycznia, gdy rozporz─ůdzenie nie obowi─ůzywa┼éo. Co teraz zrobi─ç?

    Chodzi o to, ┼╝e dokumentacja z 2009 i 2010 mo┼╝e i jednocze┼Ťnie ma mie─ç klasy (numery teczek) wed┼éug starych przepis├│w.
    Dopiero dokumentacja z 2011 powinna mieć nowe numery, ale tę przekażemy do archiwum zakładowego dopiero za 2 lata.

Dodaj komentarz

Tw├│j adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola s─ů oznaczone *